Wie erhalten Sie die Wahrheit?
Ich spreche jeden Tag mit Menschen, die mit der Planung von Ressourcenkapazität und Nachfrage zu kämpfen haben. Es ist eine Herausforderung, zu sehen, woran die Leute arbeiten und ob sie für weitere Projekte zur Verfügung stehen. Oft konzentrieren sie sich auf die tägliche Arbeit, wie ein einzelnes Projekt oder Aufgaben innerhalb eines Projekts. Andere konzentrieren sich nur auf das große Ganze - wie viel von meinem Team arbeitet an strategischer Arbeit und wie viel an Wartungsarbeiten? Die Realität ist, dass beide Teile des Puzzles benötigt werden, um das Bild zu vervollständigen. Der Trick besteht darin, sie tatsächlich zu verbinden.
Warum das nicht wirklich die ganze Wahrheit ist:
Obwohl Sie die Makro- und die Mikrosicht erhalten, fehlt Ihnen die mittlere Ebene. Dies ist die Ebene, die beide miteinander verbindet und es Ihnen ermöglicht, je nach Bedarf proaktiv und reaktiv zu sein. Hier kommt Ihre Szenarienplanung ins Spiel. Wenn Sie in der Lage sind zu sehen, wie sich neue Aufgaben auf Ressourcen und Projekte auswirken, müssen Sie weniger raten und haben weniger Spielraum für Fehler. Und die Wahrscheinlichkeit ist geringer, dass Sie in eine heikle Situation geraten, nachdem Sie eine Ressource zugesagt haben, nur um im Nachhinein herauszufinden, dass diese bereits voll ausgelastet war.
Es wirkt auch dann Wunder, wenn Sie sich bereits in einer heiklen Situation befinden und reagieren müssen. Vielleicht haben Sie nicht bemerkt, dass Ihr Team zu viel Arbeit hat. Mithilfe einer Szenarioplanung mit einer WENN-Maschine können Sie herausfinden, ob die Entlastung der Mitarbeiter überhaupt etwas bringt. Ich würde Ihnen empfehlen, sich auf die Projekte zu konzentrieren, die noch nicht begonnen haben, und nicht auf die, die bereits im Gange sind, um unnötige Unterbrechungen zu vermeiden.
Genug davon, was zu tun ist. Und so geht's:
Jetzt sehen Sie die ganze Wahrheit über Ressourcen und wie Sie sowohl proaktiv als auch reaktiv vorgehen können, um sie effektiv zu verwalten. Und damit sind die Möglichkeiten vielfältig. Als Erstes müssen Sie sicherstellen, dass die tägliche Arbeit wirklich auf die strategische Arbeit abgestimmt ist. Bei der Ausführung von Aufgaben, Projekten und anderen Kleinigkeiten kommt es darauf an, alle Arbeiten einem oder mehreren strategischen Zielen zuzuordnen. Wenn Sie Ihre strategische Planung durchführen, egal ob jährlich oder vierteljährlich, überprüfen Sie, ob die Ausrichtung noch vorhanden ist. Sie möchten sicherstellen, dass Sie Ihre Zeit wirklich dort verbringen, wo Sie es wollen. Mit welchen Projekten werden Sie diese strategischen Ziele vorantreiben?
Im Laufe des Jahres sollten Sie immer wieder auf diesen Plan zurückkommen. Sie haben dann nicht nur einen guten Grund, die strategische Ausrichtung zu überprüfen, sondern Sie wollen auch sicherstellen, dass auf der Mikroebene alles noch gut aussieht. Die einzige Konstante, auf die wir uns verlassen können, ist der Wandel. Auch wenn der Plan für das große Ganze großartig klang und von der Führung genehmigt wurde, leben wir anderen in der realen Welt. Dies ist eine Welt, in der kein Projekt ganz nach Plan verläuft, Endtermine nur Schätzungen sind und vor allem unsere Mitarbeiter kommen und gehen. Es ist diese mittlere Ebene, die Ihnen mehr Informationen liefert und es Ihnen ermöglicht, die richtigen Änderungen vorzunehmen, wenn sich Ihr Projekt ändert.
Halten Sie alles zusammen:
Sie haben Ihre oberste Ebene, die strategische Planung mit der Führung. Sie haben Ihre unterste Ebene, die Projekt- und Aufgabenarbeit, die Ihr Team verwaltet. Und jetzt haben Sie die wichtige mittlere Ebene, die es Ihnen ermöglicht, aufschlussreiche Szenarien zu sehen, um den besten Weg zu planen. Berichten Sie darüber, wo die Menschen ihre Zeit verbringen und überlegen Sie, ob Sie möchten, dass die Menschen dort ihre Zeit verbringen. Diese mittlere Ebene ist von entscheidender Bedeutung - der Umgang mit den Veränderungen, die trotz bester Planung auf Sie zukommen. Letztendlich ist es der Klebstoff, der alles in einem glücklichen Ressourcenmanagement-Sandwich zusammenhält.
