Comment obtenez-vous la vérité ?
Je parle tous les jours à des personnes qui se débattent avec la capacité des ressources et la planification de la demande. C'est un défi de voir sur quoi les gens travaillent et si les gens sont disponibles pour prendre en charge d'autres projets. Souvent, ils se concentrent sur le travail quotidien, comme un projet individuel ou des tâches au sein d'un projet. D'autres se concentrent uniquement sur la vue d'ensemble - quelle proportion de mon équipe travaille à des travaux stratégiques par rapport à des travaux de maintenance ? La réalité est que ces deux pièces du puzzle sont nécessaires pour compléter le tableau. L'astuce consiste à les connecter réellement.
Mais ce n'est pas vraiment toute la vérité :
Bien que vous obteniez les vues macro et micro, il vous manque la couche intermédiaire. C'est la couche qui relie les deux et vous permet d'être proactif et réactif selon les besoins. C'est là que votre planification de scénario entre en jeu. Le fait de pouvoir voir quel sera l'impact sur les ressources et les projets au fur et à mesure de l'arrivée de nouveaux travaux signifie moins de devinettes et de place pour l'erreur. Et vous risquez moins de vous retrouver dans une situation délicate après avoir engagé une ressource, pour découvrir après coup qu'elle avait déjà un emploi du temps chargé.
Il fait également des merveilles pour les moments où vous êtes déjà dans une situation délicate et où vous devez être réactif. Vous n'avez peut-être pas réalisé que votre équipe s'est engagée dans une trop grande quantité de travail. L'utilisation de la planification de scénarios avec un moteur d'hypothèses vous aidera à voir si le fait de retirer du travail de leur assiette sera utile. Je vous recommanderais de concentrer vos déplacements de projets potentiels sur ceux qui n'ont pas encore commencé plutôt que sur ceux qui sont déjà en cours afin d'éviter toute perturbation inutile.
Assez parlé de ce qu'il faut faire. Voici comment procéder :
Vous commencez maintenant à voir toute la vérité sur les ressources et comment être à la fois proactif et réactif pour pouvoir les gérer efficacement. Et avec cela, les possibilités sont nombreuses. La première chose à faire est de s'assurer que le travail quotidien est réellement aligné sur le travail stratégique. Lorsque nous exécutons des tâches, des projets et d'autres petits éléments, la clé est de faire correspondre tout le travail à un ou plusieurs objectifs stratégiques. Lorsque vous effectuez votre planification stratégique, qu'elle soit annuelle ou trimestrielle, vérifiez que l'alignement est toujours là. Vous cherchez à vous assurer que l'endroit où vous prévoyez de passer du temps est vraiment celui où vous voulez aller ; essentiellement, avec quels projets allez-vous conduire ces buts et objectifs stratégiques ?
Au fur et à mesure que l'année avance, une bonne pratique consiste à revenir souvent à ce plan. Non seulement vous aurez une excellente raison de vérifier cet alignement stratégique, mais vous voudrez également vous assurer que tout semble toujours bon au niveau micro. La seule constante sur laquelle nous pouvons compter est le changement. Même si le plan d'ensemble semble génial et a été approuvé par la direction, le reste d'entre nous vit dans le monde réel. C'est un monde où aucun projet ne se déroule complètement comme prévu, où les dates de fin sont des estimations et, surtout, où nos collaborateurs vont et viennent. C'est cette couche intermédiaire qui vous fournira plus d'informations et vous permettra de faire le bon changement lorsque votre projet évoluera.
Garder tout cela ensemble :
Vous avez votre couche supérieure, la planification stratégique avec le leadership. Vous avez votre couche inférieure, le projet et les tâches que votre équipe gère. Et maintenant vous avez la couche intermédiaire essentielle, qui vous permet de voir des scénarios perspicaces pour planifier la meilleure voie à suivre. Rendre compte de l'endroit où les gens passent leur temps et réfléchir pour savoir si c'est là que vous voulez que les gens passent leur temps. Cette couche intermédiaire est essentielle - elle permet de faire face aux changements qui se présentent malgré les meilleurs efforts de planification. En fin de compte, c'est la colle qui maintient tout ensemble dans un heureux sandwich de gestion des ressources.
