Wouldn’t It Be Great If…
In der Welt des IT-Betriebs befinden wir uns in einem ständigen Tauziehen zwischen der Implementierung neuer Technologien, der Aufrechterhaltung des Betriebs und der Lösung ungeplanter Probleme. Mitten in unserer Arbeit entwickeln wir ständig Ideen, wie wir unsere Prozesse automatisieren, standardisieren und verbessern können (d.h. "Wäre es nicht toll, wenn...."). Wir wissen, wenn wir weniger Zeit damit verbringen würden, alles über Wasser zu halten, könnten wir mehr Zeit damit verbringen, mit neuen Technologien einen Mehrwert zu schaffen. Wir wissen, wie wichtig es ist, schlanke Verbesserungen (Kaizen) zu praktizieren - aber was tun Sie, wenn Dringendes wichtiger ist als Wichtiges?
Have you ever heard the phrase, “We are too busy mopping the floor to turn off the faucet”? If we don’t take the time to improve our environment, we’ll constantly face the same tedious challenges — and those challenges will keep growing, creating a mountain of technical debt. If we don’t practice Lean improvement, we’ll never be able to reach the level of sustainability or predictability that would make our lives a whole lot easier.
Luckily, because we visualize our work in Planview AgilePlace, we have a place to document our ideas for Lean improvement — which helps us actually do them. Visualizing these ideas alongside our project, maintenance, and break-fix work helps us keep them top of mind, and allows us to find ways to prioritize important improvement work. Keep reading to learn how we balance our Lean improvement efforts with our regular workflow.
Lean Improvement in Practice: A Step-by-Step Guide for IT Ops
Im Gegensatz zur geplanten Projektarbeit, bei der sich externe Stakeholder darauf verlassen, dass Sie Ergebnisse liefern, können Lean-Verbesserungsmaßnahmen leicht auf der Strecke bleiben.
Lean improvement efforts often fall victim to the “out of sight, out of mind” fallacy. If we don’t visualize our ideas for improvement, we’re likely to forget about them (until, of course, we face the same struggle).
Kanban can be a really helpful Lean improvement tool. If we want Lean improvement ideas to be as important as daily work, we need to treat them like we would our daily work: By putting them on a card and placing them in our backlog to be prioritized.
It’s not enough to simply create cards, though. If we want to practice Lean improvement, we need to build a Lean improvement process into our regular workflow. Here are some Lean improvement methods we use so that we make sure we properly manage urgent — and important — work.
Create a Kaizen Lane
Beginnen Sie damit, eine Spur auf Ihrem Board für Ideen anzulegen. Vergewissern Sie sich, dass es sich bei dieser Spur nicht um Ihre Standardabwurfspur handelt, denn das könnte sich auf Ihren Analysebericht für Verkehrsfluss und Geschwindigkeit auswirken. Erstellen Sie einen Kartentyp Kaizen/Verbesserung.
Record the “Why?” Behind the Idea
Second make sure the idea has a why statement around it. It’s easy to create a card that says “Make patch management more automated” but that doesn’t explain why you want to improve patch management. Putting the “why” in the description helps communicate the value of this idea. Without a “why” statement, it’s likely that your improvement ideas will get trumped by more urgent work — we have to effectively communicate the urgency of our improvement work.
For this example, the “why” could be: “Patch Management is a manual process that is prone to errors and takes x hours per month.” “Why” statements help to prioritize ideas, and ensure that anyone reading the card can understand the need you are trying to solve.
Discuss in Standups
Next, dedicate time to discuss Lean improvement (or Kaizen) cards during your standups. If someone on your team has slack time, see if they can pull an improvement card. Discuss how you could break improvement work into smaller increments of value, so the team can begin to experience the value of that work as quickly as possible.
Build In a Staleness Test
Denken Sie daran, dass sich eine gewisse Abgestumpftheit einstellen kann. Überlegen Sie sich also vor der Umsetzung jeder Idee, warum sie so ist, wie sie ist. Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Team die Diskussion über Kaizen-Karten vernachlässigt. Kurzfristig mögen sie weniger wichtig erscheinen, aber langfristig kann das Vermeiden dieser Verbesserungsmöglichkeiten zu erheblichen technischen/organisatorischen Schulden führen.
Bauen Sie in Ihren Lean-Verbesserungsprozess einen Veralterungstest ein: Legen Sie ein Datum fest, wie lange eine Karte in Ihrer Verbesserungs-/Kaizen-Spur liegen darf. Wenn das Datum kommt und die Karte sich nicht bewegt hat, löschen Sie sie. Legen Sie es nicht in eine Rückstandstafel, sondern löschen Sie es. Wenn es wirklich wichtig ist, wird es zurückkommen.
What to Do When Urgent Trumps Important
The push and pull of IT Ops work can be grueling, and it’s easy to feel discouraged when urgent work seems to always get in the way of the improvement work — which could help eliminate the urgent issues. This is why it is critical for IT Ops teams to learn how to plan, prioritize, and manage improvement work. Start by visualizing improvement work alongside other work. Hide nothing. Communicate the value of your improvement ideas to your team, and make sure those ideas are heard in standups. If an idea becomes stale, delete it to make room for the most pressing improvements. This will help you create a healthier, more stable environment that will ultimately enable you to add more value to your company.
Leseempfehlungen
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