Kontinuierliche Verbesserung mit Lean Metrics

Unternehmen, die nach dem Lean-Ansatz arbeiten, sollten dasselbe Hauptziel vor Augen haben - kontinuierliche Verbesserung. Unternehmen können Lean nutzen, um Abläufe zu optimieren, den Kundennutzen zu erhöhen, Verschwendung zu reduzieren und alles andere zu verbessern, was im Unternehmen zur Förderung von Innovation und Wertschöpfung beitragen kann.

Aber woher wissen Sie, ob Ihre Initiativen erfolgreich sind?

Schlanke Metriken sind eine der besten Möglichkeiten, die Leistung Ihrer Teams zu messen. Sie geben Ihnen einen ehrlichen Überblick über die Fähigkeit Ihres Unternehmens, sich kontinuierlich zu verbessern - und zeigen das Gute, das Schlechte und das Hässliche. In diesem Beitrag sehen wir uns einige Lean-Kennzahlen an, mit denen Sie Ihren Arbeitsfluss messen und verbessern können. Auf diese Weise können Sie das Beste aus Ihrer Lean-Strategie herausholen und Ihr Unternehmen dabei unterstützen, weiterhin innovativ zu sein und sich zu verbessern.

KONZENTRATION AUF DIE RICHTIGEN METRIKEN

Einer der größten Fehler, den Unternehmen bei der Einführung eines datengesteuerten Ansatzes begehen, ist die Konzentration auf zu viele Key Performance Indicators (KPIs). Metriken sind nicht alle gleich. Einige werden Ihnen dabei helfen, mehr darüber zu erfahren, was mit Ihrem Lean-Ansatz funktioniert und was nicht, während andere entweder Ihre Zeit vergeuden oder, schlimmer noch, Sie verwirren und falsch informieren.

Es gibt zwei Arten von Metriken, die Sie meiden sollten: Proxy-Variablen und Vanity-Metriken.

PROXY-VARIABLEN

Proxy-Variablen ist ein Begriff, den der Berater für Produktentwicklung, Don Reinersten, definiert hat, um eine bestimmte Gruppe von Kennzahlen zu beschreiben, die keine Verbesserungen ermöglichen. Diese Metriken treten an die Stelle grundlegender Variablen, die oft schwer zu messen sind. Proxy-Variablen können die Bewertung von Schlüsselelementen Ihrer Lean-Initiativen erleichtern, aber sie können auch trügerisch sein, da sie nur einen begrenzten Überblick über Ihre Gesamtleistung bieten. Das wiederum hindert Sie daran, das eigentliche wirtschaftliche Ziel - die Lebenszyklusgewinne - zu verstehen.

VANITÄTSMETRIKEN

Eitelkeitsmetriken hingegen sind Metriken, die Sie gut aussehen lassen, aber keinen echten Mehrwert bieten. Es sind hohle Metriken, die Ihnen nicht helfen können, eine fundierte Entscheidung über die Produktivität Ihres Unternehmens zu treffen. Mit anderen Worten, das sind Kennzahlen, die zwar große Zahlen sind, aber für das Wachstum nicht relevant sind.

WELCHE METRIKEN SOLLTEN SIE ALSO VERFOLGEN?

Die Dinge, die Sie verbessern möchten. Natürlich variieren diese Metriken je nach Unternehmen und dessen aktuellen Zielen und Vorgaben. Wenn Sie jedoch nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, versuchen Sie, einen häufigen Schmerzpunkt in Ihrem Unternehmen zu identifizieren und zu prüfen, wie Sie diesen schnell und effektiv beheben können. Und ein guter Ort, um dies zu tun, ist ein Blick auf die Flussmetriken.

WAS SIND FLUSSMETRIKEN?

Der Lean-Ansatz konzentriert sich auf die kontinuierliche Verbesserung, und ein Teil dieser Verbesserung ist die Minimierung von Verschwendung. Für viele Lean-Organisationen besteht diese Verschwendung in Form von Zeit und Geld. Daher sind die Teams oft damit beauftragt, die Produktionszeit zu verkürzen, um die Kosten zu senken:

• Verbringen Sie weniger Zeit mit einer einzigen Aufgabe
• Schnelleres Feedback erhalten

Feedback ist ein wichtiger Bestandteil von Lean, denn so erfahren die Teams, was an einem Produkt gut oder schlecht ist. Sie können dieses Feedback dann nutzen, um ihre Prozesse zu verbessern, damit sie nicht dieselben Fehler machen und so in Zukunft mehr Zeit und Geld sparen.

Nachdem wir das nun geklärt haben, lassen Sie uns einen Blick auf die Flussmetriken werfen. Wie der Name schon sagt, sind Flussmetriken KPIs, die mit dem Fluss Ihrer Arbeit zu tun haben. Beliebte Flussmetriken sind:

• Unfertige Erzeugnisse
• Blocker
• Queues
• Durchlauf- und Zykluszeit
• Durchsatz
• Cumulative flow diagrams

Dies sind die Metriken, auf die Sie achten sollten, wenn Sie die Zeit, die Prozesse zum Durchlaufen des Workflows benötigen, reduzieren wollen -und nicht die Geschwindigkeit. Zu viele Manager vernachlässigen diese Metriken und konzentrieren sich stattdessen ausschließlich auf die Geschwindigkeit. Wenn man der Geschwindigkeit den Vorrang gibt, ohne die Flussmetriken zu berücksichtigen, entsteht in der Regel ein unhaltbares Arbeitsumfeld, in dem von den Mitarbeitern erwartet wird, dass sie länger arbeiten, weniger Pausen machen und an allen Ecken und Enden sparen, um die Aufgaben schnell zu erledigen. Und das ist das Gegenteil von kontinuierlicher Verbesserung. Lassen Sie uns jede der oben erwähnten Flussmetriken ein wenig genauer betrachten.

UNFERTIGE ERZEUGNISSE (WIP)

Unfertige Arbeiten sind alles, was Sie oder Ihr Team begonnen und noch nicht abgeschlossen haben. Es könnte etwas sein, an dem gerade gearbeitet wird, das darauf wartet, getestet zu werden, oder sogar feststeckt. Wenn Sie es nicht in den Abschnitt "Erledigt" auf Ihrer Kanban-Tafel geschafft haben, ist es ein WIP.

Nach dem Lean-Konzept ist ein übermäßiger WIP eine schlechte Sache. Sie lenken ab und sind berüchtigt dafür, dass sie Teams an der Erledigung ihrer Aufgaben hindern. Aus diesem Grund möchten Sie Ihren WIP so gering wie möglich halten, und eine Möglichkeit, dies zu erreichen, sind WIP-Limits. Mit WIP-Limits können Sie die Anzahl der Karten auf einer Kanban-Tafel begrenzen, die ein Team gleichzeitig bearbeiten kann. Eine Aufgabe muss als erledigt markiert werden, bevor ein Mitarbeiter eine neue Aufgabe beginnen kann. Dies ist wichtig, um sicherzustellen, dass Prozesse tatsächlich durchgeführt werden und nicht in der Test- oder Validierungswarteschlange verweilen, während Teams einen neuen Prozess starten.

Blocker

Blocker sind Flaggen, die Teams und Management darauf hinweisen, dass Sie in einem Prozess nicht vorankommen. Dies ist in der Regel auf eine externe Abhängigkeit oder einen Fehler zurückzuführen, der das Vorankommen der Aufgabe verhindert. Als Flussmetrik zeigen Ihnen Blocker an, wie viele Aufgaben blockiert werden und wie lange es dauert, bis diese Aufgaben freigegeben und abgeschlossen werden. Mit diesen Informationen können Sie dann nach Möglichkeiten suchen, zukünftige Störungen zu vermeiden, so dass die Arbeit die Prozesse mit größerer Effizienz durchläuft.

Warteschlangen

Anhand dieser Kennzahl können Sie sehen, wie lange die Arbeit in ihrer aktuellen Position ruht, bevor sie in die nächste Produktionsphase übergeht. Mithilfe von Warteschlangen können Sie erkennen, welche Phasen des Arbeitsablaufs sich negativ auf Ihre Durchlaufzeit auswirken. Von dort aus können Sie Probleme untersuchen, die Ihren Fortschritt behindern, und Verbesserungen vorschlagen, um die Arbeit effizient zu gestalten.

Vorlauf- und Durchlaufzeit

Vorlauf- und Zykluszeit sind zwei separate Kennzahlen, die Ihnen helfen zu verstehen, wie lange die Arbeit in Ihrem Kanban-System dauert.

• Die Durchlaufzeit gibt an, wie lange es dauert, bis eine Aufgabe Ihren Wertstrom durchläuft - von der Erstellung der Aufgabe bis zu ihrem Abschluss.
• Die Zykluszeit gibt an, wie lange ein Artikel braucht, um von einem Punkt zum anderen zu gelangen. Die Durchlaufzeit kann zur Messung der Leistung eines Teams verwendet werden, während die Zykluszeit zur Messung der Leistung eines Abschnitts innerhalb Ihres Prozesses dient. Kombiniert man diese beiden Metriken, kann man die Gesamteffizienz Ihrer Leistung als Ganzes beurteilen.

Durchsatz

Der Durchsatz zeigt Ihnen die durchschnittliche Anzahl der verarbeiteten Aufgaben über einen bestimmten Zeitraum. Zu den üblichen Messungen gehören:

• Karten pro Tag
• Karten pro Woche
• Story-Punkte pro Sprint

Der Durchsatz ist zwar nicht die beste Kennzahl, um Vorhersagen über die künftige Leistung zu treffen, aber er ist hilfreich, um die Produktivität Ihres Teams zu messen - vor allem, wenn Sie sich ansehen, wie laufende Verbesserungen die Arbeitsweise der Teams verbessert haben.

KUMULATIVE FLUSSDIAGRAMME (CFD)

Das CFD bietet Ihnen eine visuelle Darstellung Ihres WIP, die zeigt, wie er durch die Kanban-Tafel fließt. Dies hilft Ihnen dabei, Engpässe zu erkennen und Lösungen zu finden, um das Arbeitstempo Ihres Teams zu verbessern. Sie können sogar Vorhersagen über die zukünftige Arbeit machen, indem Sie mit Hilfe des CFD die Abbrandkurven berechnen.

ANDERE WICHTIGE LEAN-KENNZAHLEN

Neben den Flussmetriken gibt es eine Handvoll weiterer KPIs, die Sie verfolgen können, um die Leistung im Rahmen von Lean zu bewerten. Werfen wir einen Blick auf einige davon.

Qualität

Qualität ist keine einzelne Metrik, sondern eine Sammlung von Metriken, mit denen Sie die kontinuierliche Verbesserung messen können. Einige der KPIs im Zusammenhang mit der Qualität sind:

• Produktionsfehler
• Regressierte Karten
• Gesperrte Karten
• Fahrspuren über dem WIP-Limit
• Veraltete Karten

Wenn Sie diese Kennzahlen kombinieren, können Sie die Verbesserung Ihres Teams über einen bestimmten Zeitraum hinweg nachvollziehen. Dies ist wichtig, um festzustellen, ob Ihre aktuellen Initiativen effektiv waren oder ob die Teams neue Wege finden müssen, um Aufgaben zu erledigen und Innovationen zu liefern.

Vorhersehbarkeit

Vorhersagbarkeitsmetriken helfen dabei, fundierte Entscheidungen über die Fertigstellung von Arbeitsaufgaben zu treffen. Es wird verwendet, um die Konsistenz in Bezug auf Geschwindigkeit und Qualität zu messen. Die Vorhersehbarkeit ist daher hilfreich, um den Lebenszyklus eines Projekts zu planen.

KOSTEN DER VERZÖGERUNG

Cost of Delay ist eine Berechnung, mit der Sie feststellen können, wie viel Geld verspätete Aufgaben Ihr Unternehmen kosten werden. Es hilft Ihnen, den Einfluss der Zeit auf Ihr Ergebnis besser zu verstehen und zu messen, indem Sie sowohl den Wert als auch die Dringlichkeit berücksichtigen. Die Kosten der Verzögerung sind eine nützliche Kennzahl, die Sie bei Treffen mit Interessengruppen verwenden können. Es zeigt die Kosten, die mit Änderungen der Prioritäten verbunden sind, was wichtig ist, um fundierte, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

KONZENTRATION AUF VERBESSERUNGSZIELE

Die in diesem Beitrag erwähnten Lean-Metriken helfen Teams bei der kontinuierlichen Verbesserung. Sie können sie nutzen, um Engpässe zu erkennen, die Effizienz zu verbessern und Rückschläge zu verhindern, bevor sie entstehen.

Wenn Sie den Lean-Ansatz gerade erst einführen, lesen Sie unseren Artikel über die Gestaltung eines grundlegenden Kanban-Systems zur Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe, um eine schlanke Produktion zu erreichen.