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Kanban: Redefining the Importance of Process Policies

Veröffentlicht Von Liz Llewellyn-Maxwell

Die Festlegung expliziter Prozessrichtlinien ist die besondere Sauce für die erfolgreiche Implementierung von Kanban. Doch in vielerlei Hinsicht ist dies auch der am wenigsten verstandene Schritt der Kanban-Methode.

Viele Menschen denken bei dem Begriff "Richtlinien" an Mitarbeiterhandbücher und Handbücher. Und seien wir ehrlich: Diese Art von organisatorischen Dokumenten ist zwar notwendig, aber sie sind nicht gerade eine Bibel für den Arbeitsplatz, die uns hilft, unsere Arbeit effektiver zu erledigen.

Warum also sind Prozessrichtlinien bei Kanban so wichtig? Als Methode des kontinuierlichen Arbeitsflusses schreibt Kanban nicht vor, was in den verschiedenen Phasen des Prozesses zu tun ist; es überlässt dem Team die Entscheidung, wie es die Arbeit am effektivsten im Fluss hält. Und wir beziehen uns hier nicht nur auf Verfahrensrichtlinien, sondern auch auf die Art und Weise, wie Menschen mit ihrer Arbeit und miteinander umgehen.

Das Team trifft diese Entscheidungen gemeinsam und veröffentlicht sie als Prozessrichtlinien. Wenn Sie diese Richtlinien explizit machen, kann jeder verstehen, was erwartet wird, was zu weniger Verwirrung und einer größeren Prozesskonsistenz führt. Wenn sich das Team weiterentwickelt und wächst, können die Prozessrichtlinien überarbeitet und verbessert werden, um der aktuellen Situation gerecht zu werden.

In diesem Blogbeitrag erörtern wir die Vorteile von Prozessrichtlinien und warum es so wichtig ist, sie nicht nur explizit, sondern auch sichtbar zu machen.

Warum wir explizite Prozessrichtlinien brauchen

Die Regeln der Straße

Um die Vorteile der Einführung von Prozessrichtlinien am Arbeitsplatz zu verstehen - und warum diese sowohl explizit als auch sichtbar sein müssen - lassen Sie uns mit einem Beispiel beginnen, das wir alle nachvollziehen können: Straßenverkehrssysteme.

Jedes Land definiert eine Reihe von allgemeinen Praktiken und Verfahren, die für alle Verkehrsteilnehmer gelten. Diese "Verkehrsregeln" beschreiben die Grundsätze und allgemeinen Verhaltensweisen im Straßenverkehr und regeln die Interaktion zwischen Fahrzeugen und Fußgängern. Beispiele sind Fußgängerrechte, Geschwindigkeitsbegrenzungen, Vorrang oder Vorfahrt, Kreuzungen und so weiter. Diese Richtlinien sind ausdrücklich in der Straßenverkehrsordnung festgehalten und beschrieben. Jeder Fahrer muss eine Prüfung ablegen und einen Führerschein machen, um zu zeigen, dass er die Richtlinien kennt und versteht.

Wenn sich alle an die Verkehrsregeln halten, fließt der Verkehr reibungslos und wir alle können unser Ziel unbeschadet erreichen.

Denken Sie nun an die Folgen, die entstehen, wenn es keine Richtlinien für den Straßenverkehr gibt - oder wenn auch nur ein Autofahrer die Regeln missversteht, nicht kennt oder absichtlich ignoriert: Störungen, Chaos und allzu oft auch Verletzungen.

In der Fertigung

Lassen Sie uns diese Analogie auf den Arbeitsplatz anwenden. Fertigungsteams verlassen sich aus einer Reihe von Gründen stark auf klar definierte Prozessrichtlinien. Sicherheit ist eine davon. In den Werkstätten müssen genaue Bedienungsanleitungen an gut sichtbaren Stellen angebracht werden, damit sich die Arbeiter bei der Bedienung schwerer Maschinen nicht verletzen.

Detaillierte Anweisungen sind wichtig, um sicherzustellen, dass die Arbeiter die Produkte in der richtigen Reihenfolge zusammensetzen. In einer Autofabrik zum Beispiel werden Lenkräder auf Lenksäulen und Räder auf Achsen montiert, ganz zu schweigen von den vielen Prozessen, die komplizierte Teile und Komponenten beinhalten. Während die Karosserie wartet, können Teile in die Produktion zurückkehren. Das hält die Linie an, verlangsamt die Produktivität und verzögert die Markteinführung, was das Unternehmen Zeit und Ressourcen kostet.

In diesem Beispiel ist leicht zu erkennen, wie eine unklare Prozessrichtlinie - oder eine definierte Prozessrichtlinie, die nicht sichtbar ist - die Gesamteffektivität des Automobilwerks bei der Wertschöpfung beeinträchtigen kann.

In der Wissensarbeit

Bei der Wissensarbeit wird die Idee von Prozessrichtlinien oft übersehen, da die Arbeit nicht so greifbar ist wie in der Fertigung und die Verfahren in der Regel nicht durch eine externe Kraft geregelt werden (wie bei Verkehrsregeln). Dennoch können ähnliche Effekte auftreten. Ein Team ohne explizite Prozessrichtlinien läuft Gefahr, Zusammenhalt, Schwung und Zeit zu verlieren. Das Tempo der Arbeit verlangsamt sich. Abgeschlossene Arbeiten gehen in Nacharbeit über. Und die Zeit tickt weiter, während Ressourcen verschwendet werden.

Betrachten Sie dieses Beispiel. Das Software-Entwicklungsteam von Planview AgilePlace praktiziert kontinuierliche Lieferung. Früher haben die Entwickler nach Abschluss der Arbeit an einer Funktion oder einer Fehlerbehebung diese an die QA zum Testen weitergegeben und dann mit der Arbeit an einem neuen Element begonnen. Wenn beim Testen ein Problem festgestellt wurde, wurde das Workitem zur Lösung in die Build-Warteschlange zurückgestellt. Manchmal wurde die Arbeit mehrmals hin- und hergereicht, bevor sie schließlich produktionsreif war.

Nach einem Blick auf die Metriken erkannte das Team, dass dieses Hin und Her zwischen Entwicklung und QA den Prozess verlangsamte. Das Team beschloss, dass eine Richtlinie erforderlich war, um die Gesamteffizienz zu verbessern. Es wurde eine Richtlinie eingeführt, die besagt, dass der Leiter der Qualitätssicherung einen Entwickler von seinem aktuellen Projekt "entbinden" muss, bevor er neue Arbeiten in Auftrag geben kann. Das Ergebnis ist eine viel schnellere Lösung von Problemen. Es gibt keine Wartezeiten, so dass die Arbeit schneller erledigt wird - auch wenn die Entwickler dadurch etwas Zeit verlieren.

Wie wichtig es ist, Prozessrichtlinien explizit und sichtbar zu machen

Prozessrichtlinien können das menschliche Verhalten zwar nicht kontrollieren, aber sie können uns bei unseren Entscheidungen und Handlungen helfen. Das Sichtbarmachen der "Regeln der Straße" dient als ständige Erinnerung an diese Entscheidungen und Erwartungen.

Prozessrichtlinien am Arbeitsplatz dienen einem ähnlichen Zweck wie die Verkehrsschilder, die unseren Verkehr regeln: Wenn eine Geschwindigkeitsbegrenzung eingehalten werden soll - es aber kein Schild gibt, das uns daran erinnert -, steigt die Wahrscheinlichkeit eines Verstoßes gegen die Richtlinie erheblich.

Wenn Sie mit einer neuen Aufgabe erst beginnen dürfen, wenn Sie Ihre aktuelle Aufgabe abgeschlossen haben - und es keine visuelle Erinnerung an diese Richtlinie gibt -, ist es nur allzu leicht, der Versuchung zu erliegen, zu viel Arbeit in Bearbeitung zu haben.

In Kanban sollen Prozessrichtlinien keine statischen, bedeutungslosen Dokumente sein, die irgendwo verstauben und keinen Einfluss auf die tatsächliche Arbeitsweise der Mitarbeiter haben. Sie sind eine lebendige, atmende Darstellung der Entscheidungen des Teams, wie man effektiver zusammenarbeiten kann.

Kurz gesagt, sind die Definition Ihrer Prozessrichtlinien und deren Sichtbarmachung symbiotische Bestandteile effektiver Teams. Dieser zweigleisige Ansatz kann Ihr Team auf Kurs halten, wenn Fragen auftauchen.

Szenarien für Prozessrichtlinien

Um herauszufinden, wo Prozessrichtlinien für Ihr Team von Vorteil sein könnten, betrachten Sie diese Szenarien aus einem Softwareentwicklungsteam:

  • Sie haben eine neue Funktion fertig programmiert. Was müssen Sie tun, um es für die QA bereit zu machen und die Möglichkeit der Nacharbeit zu minimieren?
  • Sie stoßen auf ein Hindernis. Wer muss das wissen? Wie werden Sie sich um eine Lösung bemühen? Beginnen Sie während der Wartezeit eine neue Arbeit oder nicht?
  • Jemand aus dem Vertrieb kommt mit einer "kritischen" Anfrage für eine neue Funktion von einem Kunden vorbei. Welche Prioritäten setzen Sie bei neuen Projekten?
  • Ungeplante Arbeit füllt Ihren Rückstand auf. Wer darf neue Arbeiten zu Ihrem Board hinzufügen? Wie schützen Sie den Prozess Ihres Teams vor externen Interessengruppen? Wie stellen Sie sicher, dass Fehlerbehebungen usw. im Rahmen der SLA-Anforderungen priorisiert werden?
  • Sie arbeiten an einem Feature und haben eine großartige Idee, um es noch besser zu machen. Wie vermeiden Sie die Ausweitung des Umfangs und halten sich an die Definition von "erledigt"?

Um aus den Antworten auf diese und andere Fragen Prozessrichtlinien zu entwickeln, sind gemeinsame Anstrengungen des gesamten Teams erforderlich. Eine Person kann nicht alles darüber wissen, wie alle arbeiten, und wenn Sie wollen, dass das gesamte Team die Richtlinie akzeptiert, muss sie in einer offenen Diskussion vereinbart werden. Außerdem hilft es dem Team, sich selbst zu managen, so dass es sich nicht ständig bei der Geschäftsleitung erkundigen muss, was als Nächstes zu tun ist oder wie eine Situation zu handhaben ist.

Mit expliziten und sichtbaren Prozessrichtlinien können sich Mitarbeiter, die neu im Team sind oder nicht zum Team gehören, schnell mit Ihren Prozessen vertraut machen. Ihre Stakeholder können nicht nur die Ziele leicht erkennen, sondern auch, wie diese Ziele erreicht werden sollen. Für das Management bieten explizite und sichtbare Prozessrichtlinien Transparenz und eine zusätzliche Ebene der Kommunikation.

Wie Sie Ihre Prozessrichtlinien sichtbar machen

Wenn das Team neue Prozessrichtlinien definiert, ist es äußerst wichtig, einen Weg zu finden, diese zu erfassen, zu teilen und zu bewahren. Sie müssen ein fester Bestandteil der Art und Weise werden, wie die Arbeit visualisiert und verwaltet wird. Hier kommt Planview AgilePlace ins Spiel, das es Ihnen ermöglicht, Ihre Richtlinienentscheidungen direkt auf Ihrer Kanban-Tafel zu kommunizieren. Hier sind acht Techniken, um Ihre Prozessrichtlinien in Planview AgilePlace sichtbar zu machen.

Prozessrichtlinien erleichtern es Ihrem Team, die Regeln der Straße zu kennen und die Effektivität zu verbessern. Und denken Sie daran - diese Entscheidungen sind keine einmalige Angelegenheit. Sie müssen ständig überarbeitet und weiterentwickelt werden, wenn sich die Situation des Teams ändert.

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Geschrieben von Liz Llewellyn-Maxwell Sr. Content-Stratege

Liz ist Content-Strategin bei Planview. Sie arbeitete bei LeanKit, bevor das Unternehmen von Planview übernommen wurde. Mit mehr als 7 Jahren Agile-Erfahrung glaubt Liz leidenschaftlich an die transformative Kraft, die die Anwendung von Lean-Kanban-Prinzipien auf Teams und Organisationen haben kann.