Kanban-Flow: 5 Wege zur schnelleren Werterbringung

„Versuchen Sie nicht zu sehr, die Kontrolle zu behalten. Halten Sie genug Abstand vom Flow, sodass Sie ihn beobachten, verändern und verbessern können.“ – Donald Rumsfeld

Kanban ermöglicht Teams einen kontinuierlichen Arbeitsfluss und ist darauf ausgelegt, die Fähigkeit einer Organisation zu optimieren, ihren Kunden einen Mehrwert zu erbringen. Für Teams, die Kanban noch nicht kennen, kann das Erreichen eines stetigen Kanban-Flows in Ihrem System eine gewaltige Aufgabe sein. Konzentrieren Sie sich zu Beginn auf die folgenden 5 umsetzbaren Tipps.

5 Tipps zur Verbesserung des Kanban-Flows

1. Visualisieren Sie Ihren Workflow.

Einfach ausgedrückt: Was Sie nicht sehen können, können Sie auch nicht verbessern. Die Visualisierung des Kanban-Workflows Ihres Teams hilft Ihnen nicht nur, Verbesserungsmöglichkeiten zu finden, sondern auch, Ihr Team mit anderen Teams, Stakeholdern und Führungskräften abzustimmen und die Arbeit transparent zu machen.

Mit einem gut organisierten Kanban-Workflow kann sich Ihr Team schnell auf Ihren individuellen Prozess einstellen, sehen, was zur Erledigung der Arbeit erforderlich ist, und Engpässe erkennen. Darüber hinaus erkennen Manager und Führungskräfte den Arbeitsstatus und den Fortschritt auf einen Blick. Menschen verarbeiten visuelle Informationen 6.000 Mal schneller als Text. Die Visualisierung Ihres Workflows hilft also dabei, wichtige Informationen auf einen Blick zu erfassen, sodass sich Ihre Teammitglieder auf die Arbeit konzentrieren können, die wirklich Mehrwert schafft.

2. Kontrollieren Sie Ihre laufenden Arbeiten (Work-in-Progress).

Work-in-Progress (WIP) bezieht sich auf jede Arbeit, die begonnen wurde, aber noch nicht abgeschlossen ist. Da die Werterbringung erst dann erfolgt, wenn eine Arbeit abgeschlossen ist, hängt ein guter Flow stark davon ab, dass die Arbeit den Kanban-Workflow schnell durchläuft und fertiggestellt wird. Es ist ganz natürlich, dass wir so viel Arbeit wie möglich übernehmen wollen – Kanban lehrt uns jedoch, dass wir schneller vorankommen, wenn wir uns auf weniger Dinge konzentrieren.

Stellen Sie sich eine Autobahn vor: Wenn die Straße mit Autos vollgestopft ist, kommt der Verkehr zum Stillstand. Wenn weniger los ist, können die Autos mit der zulässigen Geschwindigkeit fahren und ihr Ziel schneller erreichen. Denn zu viel WIP verstärkt die negativen Auswirkungen von Hindernissen in Ihrem Kanban-Workflow und überträgt diese auch auf Ressourcen, die sonst vielleicht nicht unmittelbar betroffen wären.

Zu viel WIP führt zudem zu vielen Kontextwechseln und somit Zeitverlusten im System. Wenn Sie den idealen WIP-Grenzwert für Ihr Team kennen und diesen einhalten, kann dies enorme positive Auswirkungen auf Ihren Kanban-Flow haben.

3. Achten Sie auf Warteschlangen.

Wenn die Arbeit zwischen zwei Schritten wartet, bildet sich eine Warteschlange. Warteschlangen wirken sich auf Ihren Flow aus, denn auch wenn sich die Arbeit nur im Wartestatus befindet und von niemandem aktiv bearbeitet wird, zählt sie dennoch als WIP. Indem Sie die Zeit, die in Warteschlangen verbracht wird, so weit wie möglich reduzieren, können Sie den Flow in Ihrem System verbessern und die Zykluszeit Ihres Teams verkürzen.

Darüber hinaus deutet eine Warteschlange stark darauf hin, dass etwas verbessert werden kann – wenn Sie merken, dass sich eine Warteschlange bildet, fragen Sie sich: „Was kann ich tun, um die Arbeit wieder ans Laufen zu bringen?“

4. Beseitigen Sie Blockaden.

In Kanban-Workflows wird alles, was das Vorankommen einer Arbeit verhindert, als Blockade bezeichnet. Eine Blockade könnte unter anderem Folgendes sein:

Der Hauptverantwortliche einer Arbeit ist im Urlaub und niemand anders kann sie übernehmen.
Eine technische Einschränkung verhindert, dass die Arbeit vorankommt.
Das Budget wurde noch nicht genehmigt.

Blockierte Arbeit unterscheidet sich von der Arbeit in Warteschlangen. Die Arbeit in der Warteschlange wartet lediglich darauf, dass sie mit dem nächsten Schritt in das System gezogen wird, während die blockierte Arbeit darauf wartet, dass eine externe Abhängigkeit oder Bedingung aufgehoben wird. Blockaden sind ein Signal für Teammitglieder, eine Aufgabe anzugehen, um das Problem zu beseitigen, da andernfalls der Arbeitsfluss aufgehalten wird.

5. Führen Sie Prozessrichtlinien ein.

Richtlinien sind ein minimaler Satz von Einschränkungen, mithilfe derer sich die Teams darüber verständigen können, wie sie die Arbeit durch ihr System bewegen wollen. Mit klaren Richtlinien für Ihren Kanban-Workflow können Sie Verwirrungen rund um den Prozess verringern und die Arbeit problemlos durch das System bewegen. Einige gängige Kanban-Workflow-Richtlinien sind beispielsweise:

Richtlinie, die beschreibt, wann es angemessen ist, eine Karte in die Bahn „Bereitstellung“ zu verschieben
Erklärungen zu den verschiedenen Symbolen, die wichtige Details auf jeder Karte darstellen
Rhythmus der Standup-Meetings des Teams

Messung des Flows in Planview AgilePlace

Es gibt mehrere Berichte in Planview AgilePlace, die Teams dabei helfen, einen idealen Kanban-Flow zu erreichen. Durchlaufzeit-, Zykluszeit- und Durchsatzberichte sowie kumulative Flussdiagramme (CFD) helfen den Teams dabei, zu erkennen, wie schnell ihre Arbeit das System durchläuft und an welchen Stellen sie sich um die Verbesserung des Flows bemühen sollten. Erfahren Sie hier, wie Sie diese Berichte verwenden können.

Das Ziel eines optimierten Kanban-Flows ist es, so schnell wie möglich einen Mehrwert für den Endkunden zu erbringen, und das geschieht nicht über Nacht. Beginnen Sie damit, diese fünf Tipps anzuwenden, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren, zu analysieren und umzusetzen. Lernen Sie, wie Sie den Fortschritt anhand von Daten messen können, und überprüfen Sie regelmäßig im Team, ob sich die von Ihnen eingeführten Änderungen positiv auf den Flow Ihres Teams auswirken.

Geschrieben von Planview Blog

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