Der folgende Inhalt basiert auf dem Whitepaper "Bigger Than a Breadbox: 10 Tips for Better Project Estimates, Part 1," geschrieben von Jerry Manas.
Genaue Projektschätzungen sind ein wichtiger Erfolgsfaktor für einzelne Projekte. Das ist eine Selbstverständlichkeit. Dennoch wird nur wenig über die Auswirkungen schlechter Schätzungen geschrieben. Das überrascht, denn schlechte Schätzungen sind eine der Hauptursachen für Probleme wie Projektverzögerungen, ständiger Krisenbetrieb, willkürliche Umschichtungen von Ressourcen und vieles mehr. Eigentlich ist es nur eine einfache Frage von Ursache und Wirkung: schlechte Schätzungen = Projektverzögerungen = Verschiebung des Ressourcenbedarfs = ein Dominoeffekt, der sich auf das gesamte Portfolio auswirkt. Sie werden sich bald im Chaos wiederfinden, ein Zustand, der für viele der heutigen Organisationen leider nicht ungewöhnlich ist.
Verlassen Sie den Krisenmodus und agieren Sie proaktiver.
Dies ist der einzige Weg, um dauerhaft erfolgreich zu sein - ich weiß, kein Druck, richtig? Nun, eigentlich sind Schätzungsfähigkeiten extrem erlernbar; sie sind etwas, das Sie schnell verbessern können. Meistens ist es der Prozess auf den sich Unternehmen verlassen, der fehlerhaft ist, und nicht die Schätzung einzelner Aufgaben. Alles, was Sie brauchen, sind die richtigen Werkzeuge, Überlegungen und Prozessrichtlinien, die wir im Folgenden für Sie auflisten.
Machen Sie sich bereit für den positiven Welleneffekt.
Mit 10 einfachen Tipps sind Sie auf dem besten Weg, Ihre Projektschätzungen zu verbessern. Lassen Sie uns mit den ersten drei dieser siebenteiligen Serie beginnen:
- Wenn wir dort ankommen, werden wir es wissen (Genauigkeit versus Timing)
Sie haben gerade ein Projekt begonnen. Sie haben Pläne und Zeitpläne, aber in Wirklichkeit wissen Sie nur wenig. Die riesige Liste der Unbekannten macht es schwierig, irgendetwas punktgenau vorherzusagen - trotzdem müssen Sie eine Schätzung abgeben. Aus diesem Grund werden Projektschätzungen zu verschiedenen Zeitpunkten im Lebenszyklus eines Projekts benötigt, von der anfänglichen Konzeption über die Budgetgenehmigung bis hin zur Abnahme der Baseline. Je mehr über die Projekte bekannt ist, desto größer ist natürlich die Wahrscheinlichkeit einer zuverlässigen Schätzung - mit einigen Ausnahmen, bei denen sich ändernde Anforderungen die Norm sind, wie z.B. bei agilen Projekten. Auf diese Ausnahmen gehe ich in den folgenden Tipps ein.
- Es gibt mehr als einen Weg, mit Unsicherheit umzugehen (traditionelle agile Ansätze)
"Ein häufiger Fehler ist es, zu früh im Projekt feste Zusagen zu machen, wenn noch wenig bekannt ist. Daher sind mehrere Stufen von Kostenvoranschlägen mit immer geringerer Genauigkeit erforderlich. - Jerry Manas [Blockzitat]
Der agile Ansatz verlagert das Testen früher in den Projektzyklus, indem Teil-Software oder Produkte in kurzen 2-4-Wochenschritten entwickelt werden und frühes Kunden-Feedback eingeholt wird. Dadurch entfallen die aufwändigen Anforderungen und Dokumentationen im Vorfeld, wodurch die traditionellen Schätzmethoden obsolet werden. Damit Agile funktioniert, ist jedoch ein gewisses Maß an Vertrauen erforderlich, dass das Entwicklungsteam aus intelligenten und kundenorientierten Personen besteht, die eng mit dem Kunden zusammenarbeiten, um Iterationen des fertigen Produkts zu liefern, die den vorrangigen Bedürfnissen des Marktes entsprechen. Infolgedessen werden die aufeinanderfolgenden Iterationen immer genauer, aber diese Methode ist natürlich nicht für jeden geeignet, nicht einmal für jedes Projekt. Es wäre nicht geeignet für Projekte, bei denen eine Beteiligung des Kunden nicht möglich oder erwünscht ist, oder für Projekte, bei denen es auf exakte Genauigkeit im Vorfeld ankommt. Es gibt noch andere Möglichkeiten, wie zum Beispiel die Kapitalplanung.
- Seien Sie vorsichtig, worum Sie bitten (Kostenvoranschläge und Kapitalplanung)
Ah, der klassische dreistufige Schätzungsansatz. Dies scheint bei großen, traditionellen Projekten am sinnvollsten zu sein, da die Schätzungen auf der Ebene der Größenordnung, des Budgets und der Ausgangssituation immer genauer werden. Diese Art von Projekten ist jedoch oft mit einem gewissen Maß an Kapitalplanung verbunden, was eine frühzeitige und häufige Genehmigung erfordert, wenn noch wenig über die tatsächlichen Kosten bekannt ist. Es ist am besten, so genau wie möglich zu sein, wenn Sie versuchen, eine Genehmigung für Investitionen zu erhalten. Minimieren Sie das Risiko durch:
- Bereitstellung des Umfangs, des Projektnutzens und eines detaillierten Zeitplans für das Projekt;
- Belegen Sie, dass alternative Lösungen analysiert wurden und begründen Sie die gewählte Lösung;
- Darlegung spezifischer Risiken und der potenziellen Auswirkungen auf das Kapitalbudget,
- Angabe weiterer Analysen, die zu einem späteren Zeitpunkt erforderlich sein könnten und die sich auf das Kapitalbudget auswirken können oder auch nicht; und
- Sicherstellen, dass der Genauigkeitsbereich des Budgetantrags angegeben wird.
Ganz gleich, wie Sie es betrachten, Projektschätzungen können knifflig sein. Veränderungen kommen vor, ob erwartet oder unerwartet, und Sie müssen in der Lage sein, Ressourcen, Budgets und Fristen anzupassen. Wenn Sie mit einer schlechten Schätzung beginnen, erschweren Sie den Prozess, was sich letztendlich auf das gesamte Portfolio auswirkt. Anstatt unnötige Turbulenzen zu erleiden, sollten Sie diese Tipps nutzen, um Ihren Projektschätzungsprozess zu steuern und zu vermeiden, dass Sie ganz in den Krisenmodus wechseln müssen.
Wenn Sie weitere Tipps für bessere Projektkalkulationen erfahren möchten, lesen Sie die nächsten Teile dieser Blogserie, die unten aufgeführt sind:
- Teil 2: Bei der Verbesserung von Projektschätzungen geht es vor allem um die Richtung
- Teil 3: Methoden der Projektabschätzung
- Teil 4: Es ist Zeit, mit der Planung der Ressourcen zu beginnen
- Teil 5: Wie das Risikomanagement für das Projektmanagement entscheidend ist
- Teil 6: 6 Gründe, warum Projekte verspätet sind
- Teil 7: 10 Punkt-Checkliste für bessere Projektabschätzungen
Lesen Sie auch Lean and Agile delivery, collaborative work management, und resource management , um mehr zu erfahren.
