Die Leiter der verschiedenen Teams zusammenzubringen, um sich über den Projektfortschritt und den Stand der Dinge in den einzelnen Teams zu informieren, ist ein wichtiges und relativ unkompliziertes Element des Projektmanagements, das oft dadurch erleichtert wird, dass alle sprechen die gleiche "Management"-Sprache der KPIs, Meilensteinen und Ergebnissen.
Das Wissen, wie man sinnvolle Meetings mit Nicht-Managern abhält, kann jedoch ein anderes Spiel sein. Es kann einige Probleme geben, die sich für diejenigen ergeben, die relativ wenig Erfahrung mit Meeting-Formaten haben:
- Zu lange Erklärungen, anstatt sich auf die wichtigsten Punkte zu konzentrieren
- Die Agenda aus den Augen verlieren und sich ablenken lassen
- Lautere Mitglieder, die meinen, sie müssten jedes Thema kommentieren
- Ruhigere Mitglieder, die denken, dass es ausreicht, einfach nur anwesend zu sein
- Teilnehmer, die sich nicht auf die Tagesordnungspunkte vorbereiten, zu denen ein Beitrag von ihnen erwartet wird
Bei so vielen potenziellen Fallstricken ist es kein Wunder, dass PMs sich oft an Mentoren oder andere Fachleute wenden, um Tipps für die Organisation von Meetings zu erhalten. Wenn Sie Ihre eigenen Besprechungen verbessern möchten, sollten Sie diese Strategien befolgen, um die verbrachte Zeit effektiver zu gestalten.
Wie Sie sinnvolle Meetings veranstalten
- Unterstreichen Sie die Bedeutung der Tagesordnung
The Tagesordnung, die Sie vor der Besprechung verschicken ist mehr als nur ein Referenzdokument, es gibt den Ton für das gesamte bevorstehende Treffen an. Wenn Sie das Gefühl haben, dass es ignoriert wird, scheuen Sie sich nicht, Aktionspunkte aufzulisten, zu denen die Mitglieder einen Beitrag leisten sollen. Gestalten Sie die Tagesordnung so, dass sie leicht zu lesen ist, indem Sie die wichtigsten Punkte in Aufzählungen und Fettdruck darstellen. Wenn Sie es richtig machen, erhalten Sie einen funktionalen Fahrplan für effektive Meetings.
- Investieren Sie Zeit in die Auswahl der Teilnehmer
Es scheint zwar einfacher zu sein, das ganze Team gleichzeitig einzuladen, aber einer der besten Tipps für die Organisation von Besprechungen besteht darin, die Teilnehmerliste auf die Personen zu beschränken, die wirklich anwesend sein müssen. Dadurch wird die Besprechung nicht nur leichter zu handhaben sein und sich auf die wesentlichen Informationen konzentrieren, sondern es kann auch eine große Menge an Produktivität für das Projekt im Allgemeinen eingespart werden.
- Achten Sie auf diejenigen, die nicht teilnehmen
Ähnlich verhält es sich mit den Personen, die an der Besprechung teilnehmen, sich aber nicht beteiligen, da sie ein Produktivitätsdefizit verursachen, d.h. Zeit vergeuden. Natürlich fällt es nicht jedem leicht, sich zu äußern, und das muss man verstehen und nachempfinden können. Aber wenn Sie diejenigen, die sich nicht beteiligen, bemerken, können Sie mit ihnen in einem privateren Rahmen daran arbeiten oder versuchen, sie sanft zu überreden, indem Sie sie nach ihrer Meinung zu einem relevanten Thema fragen.
- Ändern Sie das Format der Besprechung, falls erforderlich
Wenn Sie feststellen, dass Ihre Besprechungen nicht so verlaufen, wie Sie es sich wünschen, oder nicht effektiv sind, sollten Sie die Art und Weise, wie sie stattfinden, ändern. Es gibt viele Optionen, wie z.B. Agile Methodik anwenden, ständige Sitzungen oder "Zielfest-Treffen"und das Aufbrechen alter Gewohnheiten kann die Atmosphäre einer abgestandenen Meetingkultur aufrütteln.
- Halten Sie sich grundsätzlich an Fristen
Es kann sehr einfach sein, die Besprechungszeiten für Themen, die wichtig erscheinen, zu überziehen, aber das ist eine schlechte Angewohnheit, die sowohl die Produktivität als auch den Respekt für den Besprechungsprozess untergräbt. Wenn Themen nicht in der vorgesehenen Zeit behandelt werden, untersuchen Sie, woran das liegt. Denken Sie über das Treffen nach und überlegen Sie, was man tun könnte, um es besser zu machen, z.B. weniger Punkte auf die Tagesordnung zu setzen oder die Teilnehmer zu bitten, ihre Beiträge prägnanter zu gestalten.
