Es ist nicht einfach, den Überblick über die Projektkosten zu behalten. Noch schwieriger ist es, sie mit Ressourcen, Zeit und Budgets in Verbindung zu bringen, während die Projekte noch laufen.
Oft warten wir bis zum Ende des Monats (oder sogar noch länger), um genaue Projektfinanzen zu sehen. Zu diesem Zeitpunkt ist es zu spät, um schnelle Entscheidungen zu treffen, wenn ein Projekt nicht auf dem richtigen Weg ist.
In dieser Ära des ständigen Wandels müssen Unternehmen ihre Finanzen fest im Griff haben. Daher reicht es nicht mehr aus, bis zum Ende des Monats, eines Meilensteins oder eines Projekts auf endgültige Antworten zu warten.
Die Finanzdaten eines Projekts müssen auf Abruf zur Verfügung stehen - in jeder Phase -, um eine schnelle und präzise Entscheidungsfindung zu ermöglichen.
Warum sind Finanzberichte für Projekte auf Abruf wichtig?
In der Vergangenheit konzentrierten sich die Projektfinanzen auf Kosten und Einnahmen. Ein solch simpler Ansatz reicht jedoch nicht mehr aus, um Projektteams in die Lage zu versetzen, sich an die sich ständig ändernden Kundenbedürfnisse anzupassen.
Heutzutage konzentrieren sich die Projektfinanzen auf die Verwaltung von Szenarien und das Treffen von Abwägungen, um kontinuierliche Planungszyklen und laufende Arbeiten zu unterstützen. Es geht nicht nur darum, welche Projekte finanziert werden - es geht darum, welche Rendite die investierte Zeit und das Budget bringen.
In einem so schnelllebigen Umfeld ist es unerlässlich, das Endergebnis jeder finanziellen Entscheidung zu verstehen. Jeder, vom Projektteam bis hin zu den leitenden Angestellten, muss die Auswirkungen jeder Entscheidung verstehen, damit sie präzise und rechtzeitig Entscheidungen treffen können, die zu den übergeordneten Zielen des Unternehmens beitragen.
Genaue Finanzdaten auf der Grundlage der tatsächlichen Projektleistung können Ihrem Unternehmen helfen:
- Reagieren Sie schnell auf veränderte Bedingungen
- Ausrichtung an den Unternehmenszielen beibehalten
- Verstehen Sie den genauen Status eines Projekts, einschließlich seines Budgets, des Arbeitsfortschritts und möglicher Probleme
- Sicherstellen, dass die gesamte Projektarbeit, einschließlich der Zuweisung von Ressourcen, mit dem Budget und den Geschäftszielen übereinstimmt
- Planen Sie proaktiv für die Zukunft
- Beantworten Sie schnell und präzise Fragen, z.B. "Welche Projekte könnten wir auf Eis legen, um dem Unternehmen zu helfen, Kosten zu sparen?" oder "Wie wirkt es sich auf die Arbeitsbelastung und die Projektergebnisse aus, wenn wir nächsten Monat die Kosten um 10% senken müssen?"
3 Schritte zu besseren Projektfinanzen
Bislang haben die meisten Unternehmen die Projektfinanzen getrennt von der Projektarbeit verwaltet und dabei häufig ein Beschaffungssystem wie SAP oder Oracle verwendet. Dieser Ansatz hat zwar eine gewisse Logik, ist aber für die Anforderungen der heutigen kontinuierlichen Arbeitsumgebung nicht förderlich. Denn wie können Sie genaue Entscheidungen über ein laufendes Projekt treffen, wenn Sie die Finanzdaten nicht mit den laufenden oder bereits abgeschlossenen Arbeiten verknüpfen können?
Die Lösung ist einfach. Wenn Sie neben der Arbeit auch die Finanzen verwalten - und für beides dasselbe System verwenden -, wird es einfach, das Endergebnis jeder Projektentscheidung zu sehen.
Es sind nur drei einfache Schritte nötig.
Schritt 1: Ermitteln Sie die tatsächlichen Kosten der Arbeit in Ihrem Unternehmen
Wie lassen sich die Arbeitsstunden der Mitarbeiter in Dollar umrechnen? Die Beantwortung dieser Frage erfordert zwei Komponenten:
- Stündliche Kosten
Sie müssen nicht bis auf die individuelle Ebene hinuntergehen, und natürlich sollte nicht jeder sehen können, was andere Menschen verdienen. Durch die Festlegung von durchschnittlichen rollenbasierten Sätzen können Sie die Arbeitskosten für verschiedene Arten von Projektarbeit abschätzen. Wenn Ihr Geschäft auf abrechenbaren Stunden beruht, sollten Sie auch Stundensätze festlegen, damit Sie die Gewinnspannen während der Arbeit leicht messen und verfolgen können. - Genaue Zeiterfassung
Mit dem richtigen System kann die Zeiterfassung auf individueller Ebene schnell, einfach und vor allem obligatorisch sein. Wenn Sie die für Projekte aufgewendete Zeit nicht genau erfassen, werden Sie nie wirklich wissen, wie die Mitarbeiter ihre Zeit verbringen. Infolgedessen werden Sie nie über genaue Projektfinanzen verfügen.
Schritt 2: Proaktiv die Planung und Entscheidungsfindung verbessern
Eine Vielzahl von Daten ist nur dann nützlich, wenn Sie sie in Echtzeit einsehen können. Wenn Sie das nicht tun, haben Sie einfach keine effektive Grundlage für eine solide Entscheidungsfindung.
Wenn Sie über Systeme verfügen, mit denen Sie Projektkosten und -ressourcen in Echtzeit verfolgen können, verbessern Sie Ihre Fähigkeit, schnelle und präzise Entscheidungen zu treffen, erheblich - sowohl für einzelne Projekte als auch auf einer breiteren strategischen Ebene.
Wenn Ihre Daten zum Beispiel zeigen, dass eine Projektphase oder eine Aufgabe das Budget überschreitet, können Sie sofort entscheiden, wie Sie darauf reagieren. Wenn Sie hingegen bis zum Ende des Monats warten müssen, um genaue Daten zu erhalten, kann es sein, dass das Budget bereits deutlich überschritten wurde, so dass Sie sich in einer weitaus schlechteren Position befinden.
Echtzeitdaten zur Projektarbeit und zu den Finanzen können Ihnen auch helfen, allgemeinere Trends zu erkennen. Zum Beispiel:
- Für welche Arten von Kosten geben Sie routinemäßig zu viel aus?
- Welche Arten von Projekten bieten die beste Rendite, entweder durch Einnahmen oder durch den Geschäftswert?
- Welche Teams oder Einzelpersonen sind am produktivsten, wenn es darum geht, wie sich ihre Zeit in Geld verwandelt? Und haben Sie die richtige Mischung aus Fähigkeiten und Erfahrung, um deren Engagement zu maximieren und Ihre Kosten zu minimieren?
Wenn es um die Planung der Zukunft geht, ist ein umfassender Datensatz, der zeigt, wie sich Mitarbeiter, Projekte und Portfolios entwickelt haben, von entscheidender Bedeutung - und genau das werden Sie aufbauen, wenn Sie die Projektfinanzen und die Arbeit im selben System verwalten.
So wird Ihr unternehmensweites Arbeitsmanagement System zur einzigen Quelle der Wahrheit für alle Elemente der Planung, Ausführung und Überwachung. So können Sie die Leistung von Projekten und Portfolios auf der Grundlage aktueller Arbeits- und Finanzdaten genau prognostizieren und dynamisch auf Veränderungen reagieren.
Sie können zum Beispiel:
- Messen Sie die Auswirkungen von Risiken, Problemen und Änderungsanträgen während des Genehmigungszyklus.
- Prognostizieren Sie die finanziellen Auswirkungen eines Änderungsauftrags
- Flexible Vorhersage und Neuprognose aller Projektkosten - sowohl der Arbeitskosten als auch anderer Kosten
- Identifizieren Sie Trends in der gesamten Organisation, damit die Führungskräfte erkennen können, wo sie eventuell Maßnahmen ergreifen müssen.
- Verwenden Sie historische Daten, um die Kosten und Einnahmen eines Projekts oder eines neuen Kunden vor dem Start zu schätzen.
- Schätzen Sie Projektressourcen, Kosten, Einnahmen und Gewinne, damit Sie Ihren Kunden genaue Angebote machen können.
Schritt 3: Alle Arbeiten an den Unternehmenszielen ausrichten und optimieren
Das ultimative Ziel jeder Projektarbeit ist die Unterstützung von Geschäftszielen, sei es durch Umsatzsteigerung, Kostensenkung oder andere messbare Ergebnisse. Eine einzige Quelle der Wahrheit für Projektarbeit und Finanzen macht es unendlich einfacher, den Einsatz von Projektressourcen zu optimieren.
Dies hat offensichtliche Vorteile für das Unternehmen als Ganzes, kann aber auch für Projekt- und Portfoliomanager von großem Nutzen sein. Die Fähigkeit zu zeigen, wie Arbeit und Finanzen mit den Unternehmenszielen zusammenhängen, kann den Unterschied zwischen:
1. Behalten Sie alle Ihre Ressourcen; oder,
2. Sie verlieren sie an ein anderes Projekt oder eine andere Priorität.
Um dies zu veranschaulichen, schauen Sie sich diese Kundengeschichte an, die unserem VP of Customer Experience, Angela Bunner, kürzlich berichtet wurde.
In der Organisation dieser Person überprüfte das Management alle Abteilungen, um zu sehen, welche Projekte sie in Arbeit hatten und wie sie abschnitten. Diese Person hörte von anderen Abteilungen, dass die Inspektion zermürbend war, mit Sitzungen, die mehrere Stunden dauerten.
Als das Team jedoch kam, um die Projekte dieser Person zu überprüfen, dauerte das Treffen 20 Minuten. Sie konnte die Dashboards in Planview AdaptiveWork aufrufen, um die Diskussion zu unterstützen. Diese Dashboards spiegelten ihren Kapazitätsplan wider, was ihre Teams taten und wie ihre Arbeit mit den Zielen der Organisation übereinstimmte, wobei Ressourcen- und Finanzdaten in Echtzeit verwendet wurden.
Das Ergebnis: die Inspektoren zogen weiter, ohne die Organisation zu verkleinern, weil sie schnell und deutlich den Wert erkennen konnten, den die Abteilung für die Geschäftsergebnisse hatte.
Das ist die Stärke von On-Demand-Daten sowohl für die Projektarbeit als auch für die Finanzen - die Fähigkeit, schnelle und genaue Entscheidungen auf allen Ebenen zu treffen und sicherzustellen, dass die Ressourcen so investiert werden, dass sie die Geschäftsziele optimal unterstützen.
Auswirkungen jeder Projektentscheidung kennen
In diesem Artikel haben wir uns mit den Grundlagen befasst, wie und warum Sie die Projektfinanzen und die Arbeit mit einem einzigen System verwalten sollten. In Wirklichkeit gibt es noch viel mehr zu diesem Thema zu sagen.
Sehen Sie sich unser neuestes On-Demand-Webinar an, das von Angela Bunner, VP of Customer Experience bei Planview AdaptiveWork, präsentiert wird, um einen vollständigen Überblick zu erhalten. Das Webinar behandelt:
- Warum genaue, minutengenaue Finanzdaten, die auf der tatsächlichen Projektleistung basieren, für eine solide Entscheidungsfindung entscheidend sind
- Wie Sie Finanzdaten enger mit der laufenden Projektarbeit verknüpfen, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Kompromisse eingehen
- Wie ein besserer Zugang zu den Finanzdaten von Projekten der gesamten Organisation Vorteile bringt, von den Projektsponsoren und Portfoliomanagern bis hin zu den Teams, die für die Durchführung der einzelnen Projekte verantwortlich sind
- Die Argumente für die Verwaltung der Projektarbeit und der damit verbundenen Finanzdaten über ein einziges System und wie dieser Ansatz Ihrem Unternehmen zugute kommen kann
Jetzt ansehen: Maximize Your Impact: Know the Bottom Line of Every Project Decision
