Mein Name ist Ariel Klontz, und ich habe in den letzten Monaten bei Planview AgilePlace als Praktikantin an der Seite von Andy Hoover im Team für Kundendokumentation gearbeitet.
Als ich hier anfing, war ich nervös, wie viel Arbeit ich auf Teilzeitbasis wirklich bewältigen könnte. Aber die Arbeit bei Planview AgilePlace hat mir die Augen für eine ganz neue Art des Arbeitsmanagements geöffnet. Die Arbeit an einem virtuellen Kanban-Board hat mir gezeigt, wie leistungsfähig unser Tool ist - es hält unser gesamtes Team auf dem gleichen Stand, auch wenn die Seiten ständig umgeblättert werden. Ich muss nicht darauf warten, dass man mir sagt, was ich tun soll. Ich kann mit einem Blick auf unsere Tafel sehen, welche Arbeit ich erledigen muss, und ich habe die Werkzeuge, um damit voranzukommen.
Heute erzähle ich Ihnen, wie Planview AgilePlace unser Team dabei unterstützt, unsere Wissensdatenbank systematisch auf der Grundlage von Produktaktualisierungen und Kundenfeedback zu aktualisieren, damit unsere Kunden immer die neuesten Informationen über unser Produkt erhalten. Ich erkläre Ihnen auch, wie Sie mit einer virtuellen Kanban-Tafel jedem - selbst Teilzeit-Praktikanten - die Möglichkeit geben, einen echten Mehrwert zu schaffen.
Auf derselben Seite bleiben, wenn sich die Seiten weiter drehen
Meine Arbeit bei Planview AgilePlace bestand hauptsächlich darin, die Wissensdatenbank zu aktualisieren. Die Wissensdatenbank ist unsere Online-Ressource, die Benutzern hilft, das Beste aus der Planview AgilePlace Software herauszuholen. Die kontinuierliche Verbesserung des Planview AgilePlace-Produkts erfordert eine kontinuierliche Verbesserung der von uns bereitgestellten Informationen. Daher ist es sehr wichtig, die Knowledge Base zu aktualisieren, wenn das Produkt aktualisiert wird.
Es gibt mehr als 70 Artikel in der Wissensdatenbank - und es werden immer mehr. Ohne einen systematischen, gemeinsamen Ansatz wäre es fast unmöglich, die Menge der notwendigen Aktualisierungen zu bewältigen. Mit Planview AgilePlace ist unser Team in der Lage, Artikelaktualisierungen, Kundeneingaben und alle anderen Arbeiten an einem Ort zu verwalten! Trotz meines hektischen Terminkalenders kann ich mich mit Planview AgilePlace sofort wieder in den Arbeitsablauf stürzen, sobald ich zur Arbeit komme, und so ein produktiver Teil des Teams sein.
Unseren Workflow spiegeln, unseren Prozess verbessern
Wenn mehrere Personen an einem Artikel oder Dokument arbeiten, kann man leicht den Überblick verlieren, wer an was arbeitet - vor allem, wenn ein Teil des Teams remote oder in Teilzeit arbeitet. Ich glaube nicht, dass wir ohne Planview AgilePlace in der Lage wären, unsere Updates zu organisieren. Mit Planview AgilePlace können wir nachverfolgen, wer einem bestimmten Artikel zugewiesen ist, wer einen Artikel zuletzt bearbeitet oder überprüft hat und in welchem Stadium der Bearbeitung sich ein Artikel befindet.
Wir haben unser Board mehrmals geändert, als wir mehr über unseren Prozess gelernt haben. Aber jetzt haben wir ein Board-Layout, das unseren Arbeitsablauf wirklich nachahmt und die Arbeit in Gang hält. Unser Board ist so aufgebaut, dass die Karten mehrere Phasen der Überprüfung durchlaufen. Manchmal durchlaufen sie bestimmte Phasen mehr als einmal, damit der Artikel/die Dokumentation, an dem/der wir arbeiten, so gut wie möglich wird.
Auf unserem Board haben wir eine Kopfzeile "Inhalt" mit Unterspuren, die die Phasen des Schreibprozesses in unserem Team nachahmen. Sobald eine Karte, die einen Artikel repräsentiert, alle Bearbeitungsstufen durchlaufen hat, stellen wir sie auf die Spur "bereit zur Veröffentlichung". Dann veröffentlichen wir den fertigen Artikel in der Wissensdatenbank und setzen die Karte auf "erledigt".
Über eine Zapier-Integration können wir auch die Eingaben unserer Kunden nachverfolgen. So können wir Zendesk-Supporttickets auf unserem Board anzeigen lassen, wenn es wichtige Eingaben von Kunden gibt, die wir nach Ansicht des Kundensupports bearbeiten müssen. Das Kundensupport-Team kann in Zendesk ein Kästchen ankreuzen, das anzeigt, welche Eingaben des Kunden an das Kundendokumentationsteam gesendet werden müssen. Auf diese Weise können wir neue Artikel entwerfen oder aktuelle Artikel auf der Grundlage direkter Kundenanregungen aktualisieren, und das alles auf einem Planview AgilePlace-Board!
Wie Kanban mir hilft, Mehrwert zu schaffen
Oft wird die Arbeit während meiner Abwesenheit abgeschlossen, aber durch die Verwendung von zugewiesenen Benutzern und den anderen Visualisierungsfunktionen in Planview AgilePlace kann ich problemlos in den Arbeitsablauf zurückkehren. Ich muss nicht darauf warten, dass mir gesagt wird, was ich tun soll, denn meine Aufgaben stehen direkt auf der Tafel, so dass ich sie sehen kann.
Planview AgilePlace macht es einfach, den Fortschritt der Artikel zwischen den Mitgliedern unseres Teams zu kommunizieren. Mit den verschiedenen Kartenfunktionen, wie Anhängen und Kommentaren, können wir Änderungen, Fragen und Vorschläge leicht nachverfolgen. So können wir schnell durch die Artikel arbeiten, ohne den Überblick über den Kartenverlauf zu verlieren.
Kanban und Planview AgilePlace
Als Praktikantin bei Planview AgilePlace habe ich gesehen, wie die Anwendung von Kanban mit unserem Produkt unendlich viele Möglichkeiten bietet, Arbeitsabläufe für Ihr Team zu verfolgen und zu verwalten, egal welchen Beruf Sie ausüben. Mein Team war in der Lage, Produktinhalte systematisch auf der Grundlage von Software-Updates und Kundeneingaben zu aktualisieren, indem es ein Board erstellt hat, das unseren Arbeitsablauf genau widerspiegelt. Darüber hinaus hat unser Tool es mir ermöglicht, als Teilzeitkraft einen sinnvollen Beitrag zu leisten, und mir eine neue Art zu arbeiten gezeigt.
Planview AgilePlace macht jeden Arbeitsprozess viel einfacher. Es gibt so viele Möglichkeiten, das Layout Ihrer Kanban-Tafel so zu gestalten, dass es den persönlichen Arbeitsablauf und den des Teams nachahmt. Das Wichtigste für unser Team ist es, den Überblick darüber zu behalten, wo wir uns in unserem Arbeitsablauf befinden und wer für die verschiedenen Schritte im Prozess verantwortlich ist, und die Visualisierung von Planview AgilePlace macht dies ganz einfach.
Starten Sie mit Kanban
Sind Sie bereit, Ihre eigene Reise mit Planview AgilePlace zu beginnen? Laden Sie die Kanban Roadmap herunter, um mehr darüber zu erfahren, wie Sie mit der Visualisierung Ihrer Arbeit im Team beginnen können.
