Beim Projektportfoliomanagement geht es darum, einen umfassenderen Blick auf die Projekte Ihres Unternehmens zu werfen. Zwar gibt es natürliche Ähnlichkeiten und Überschneidungen mit dem Projektmanagement, doch die Kernziele des Projektportfoliomanagements bestehen darin, die Ausführung von Projekten im gesamten Unternehmen zu verbessern, anstatt sich auf die Durchführung eines einzelnen Projekts zu konzentrieren.
Projektportfoliomanager sammeln und analysieren Daten, die im gesamten Projektportfolio anfallen, und verwenden diese dann, um die Projekte mit den Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen. PPMs können auch viele PM-Rollen übernehmen, wie z.B. das Lieferanten- oder Risikomanagement, um sich besser auf bestimmte Aufgaben und Ergebnisse konzentrieren zu können.
Aufgrund der bedeutenden Vorteile in Bezug auf Kosteneinsparungen und Übersicht, die PPM-Büros bieten, hat das Projektportfoliomanagement in den letzten Jahren stark zugenommen. Wenn Sie es zum ersten Mal in Ihrem Unternehmen einführen möchten, erfahren Sie hier, wie Sie es tun können.
Wie man Projektportfolio-Management einführt
Holen Sie sich die Zustimmung der Geschäftsführung
Die Umsetzung jeglicher struktureller Veränderungen in einer Organisation erfordert die Unterstützung der Geschäftsleitung. Sondieren Sie vor der Einführung eines Veränderungsplans die Interessengruppen, von denen Sie glauben, dass sie für die Idee des Projektportfoliomanagements am empfänglichsten wären. Wir gehen sogar so weit, dass wir vorschlagen, dass eine zum Projektsponsor wird. Diese Unterstützung auf der Führungsebene ist von entscheidender Bedeutung, sowohl um die Vorstandsetage für sich zu gewinnen, als auch für das Fachwissen über organisatorische Veränderungen, auf das man sich stützen kann.
Erstellen Sie eine effektive Strategie und einen Umsetzungsplan
Jede erfolgreiche Implementierung erfordert einen Plan. Die Einführung eines Projektportfolio-Systems wird zwar nicht unbedingt die Art und Weise ändern, wie die Dinge an der Basis erledigt werden, aber es wird neue Funktionen und Leistungen in Bezug auf Überwachung, Berichterstattung und Freigabe einführen. Eine effektive Implementierungsstrategie wird all diese potenziellen Stolpersteine bereits vor dem Start aus dem Weg geräumt haben.
Methodik der Projektbewertung festlegen
Eines der Kernkonzepte des Projektportfoliomanagements ist die Bewertung des Wertes, den jedes Projekt für die strategische Gesamtmission der Organisation hat. Um Konsistenz, Fairness und den größtmöglichen Nutzen für das Unternehmen zu gewährleisten, muss eine Methodik zur Bewertung des Projektportfolios entwickelt werden, mit der die Kosten, der Zeitaufwand und die Ressourcen, die jedes Projekt benötigt, den erwarteten Erträgen gegenübergestellt werden können. Diese kann in bestimmten Zeiträumen angepasst werden, wenn große Diskrepanzen zwischen den Prognosen und den Ergebnissen festgestellt werden, aber sie muss konsequent angewendet werden.
Skizzieren Sie das Projektportfolio
Die erste Aufgabe eines Projektportfoliomanagers besteht darin, über das Projektportfolio zu entscheiden. Dazu gehört die Anwendung der Bewertungsmethodik, um die Durchführbarkeit der vorgeschlagenen Projekte zu bewerten und anschließend eine endgültige Liste zur Freigabe durch die Geschäftsleitung vorzulegen. Diese Liste kann je nach dem endgültigen Status des Verwalters alternative Optionen enthalten oder nicht.
Definieren Sie die neuen Rollen
Wie bereits erwähnt, werden die wichtigsten Rollenänderungen im Rahmen des Projektportfoliomanagements auf der Managementebene stattfinden. Dies kann zu Problemen mit Projektmanagern führen, die sich gegen das wehren, was als zusätzliche Hierarchieebene über ihnen wahrgenommen werden könnte und den Verzicht auf bestimmte PM-Rollen erfordert. Es sollte ein Treffen aller PMs einberufen werden, um die Bedenken zu zerstreuen und zu klären, wie die Rollen in Zukunft definiert werden.
Seien Sie offen für Iterationen und Veränderungen
Keine Änderung oder Implementierung wird genau wie geplant verlaufen, da es unmöglich ist, alles vorherzusagen. Insbesondere bei agilen Unternehmen gibt die Vorausplanung und die Festlegung von Zeiträumen für die Überprüfung der Implementierung und mögliche Wiederholungen dem Unternehmen jedoch die Flexibilität, Risiken zu vermeiden oder bestimmte Prozesse anzupassen, wenn sich herausstellt, dass sie nicht wie vorgesehen funktionieren.
Projektportfoliomanagement ist bei Unternehmen in allen Bereichen sehr beliebt geworden, was durch die Fortschritte in der PPM-Technologie stark begünstigt wurde. Software wie die Projektmanagement-Tools von Planview AdaptiveWork ermöglichen Unternehmen einen besseren Überblick und Informationen darüber, wie alle Projekte im Unternehmen ablaufen, was ein effektiveres Projektportfolio-Management ermöglicht.
