Heutzutage wird von Organisationen konsequent erwartet, „mit weniger mehr zu erreichen“.
Den meisten Organisationen fehlt es jedoch an grundlegenden Ressourcenkapazitäten. Pläne werden häufig genehmigt, bevor die Ressourcenkapazität überprüft wurde, was dazu führt, dass Ziele nicht erreicht werden und Mitarbeitende aufgrund von Überlastung unter Burnout leiden. Organisationen benötigen eine effektive Strategie zur Kapazitätsplanung.
In diesem Blogbeitrag präsentieren wir einige Best Practices aus unserem jüngsten Webinar Getting Capacity Planning Right mit David Blumhorst und AJ Shavell von Planview. Die beiden zeigen anhand von Praxisbeispielen aus ihrer Arbeit mit unserer Kundschaft, wie man die Kapazitätsplanung richtig angeht.
Verständnis für das Ressourcenmanagement
Die Kapazitätsplanung kann unterschiedliche Formen annehmen, je nachdem, ob sie intern oder extern erfolgt. Das Ziel des internen Ressourcenmanagements (PPM) ist es, das Geschäft innerhalb des Unternehmens zu verbessern. Dazu müssen Sie oft Einschränkungen berücksichtigen, Ideen und Aufgaben nach Prioritäten ordnen und abschätzen, wie viel Arbeit Sie übernehmen können.
Externes Ressourcenmanagement (PSA) beinhaltet die Arbeit für externe Kundschaft gegen eine Gebühr und den Ausgleich von Angebot und Nachfrage, während Sie sich durch den Chanceneingang arbeiten, ähnlich wie beim Sales Funnel. Ein Verständnis für internes und externes Kapazitätsmanagement gibt den Ton für die Gesamtstrategie an.
Ressourcenmanagement ist die Grundlage für den Erfolg einer Organisation. Es ist schwierig, eine Organisation aufzubauen, die langfristig erfolgreich ist, wenn nicht die richtigen Voraussetzungen gegeben sind.
Befolgen Sie bei der Kapazitätsplanung die 80/20-Regel: Erstellen Sie 80 % des Kapazitätsplans, nicht die 20 %, die noch nicht bekannt sind.
Die gängigen Herausforderungen bei der Kapazitätsplanung
Die Kapazitätsplanung ist von entscheidender Bedeutung, aber sie bringt einige Herausforderungen mit sich. Traditionelle Modelle basieren auf einem typischen Projektmanagementmodell, bei dem die Kapazität von den Stunden abhängt. In diesen Modellen erfolgt die Planung nach Monaten oder Quartalen, nicht nach Tagen. Ein Agile-Modell hingegen ist kontinuierlicher, wobei die Beschränkungen auf das Team und nicht auf die Rolle bezogen sind.
Eine häufige Herausforderung bei der internen und externen Kapazitätsplanung sind Ressourcenengpässe. Gemeinsam genutzte oder konkurrierende Ressourcen stellen eine zusätzliche Schwierigkeit dar. Interne Teams müssen zudem das richtige Maß an Arbeit finden, um den Mehrwert zu steigern, ohne dass es zu Burnout bei den Mitarbeitenden kommt, und externe Teams müssen ein Gleichgewicht zwischen Umsatz und Zufriedenheit der Kundschaft finden.
Mit einem Agile-Ansatz für die Kapazitätsplanung, bei dem aufeinander abgestimmte, feste Teams eingesetzt werden, können viele dieser Herausforderungen überwunden werden. Effizientes Arbeiten durch Priorisierung und Aufarbeitung des Backlogs innerhalb jedes Teams ermöglicht es, Projekte fortzusetzen, ohne dass das gesamte Team für jedes Projekt umstrukturiert werden muss.
Best Practices für die Kapazitätsplanung
Das wichtigste Prinzip der Kapazitätsplanung ist, dass es sich um einen Top-Down-Prozess handelt, nicht um einen Bottom-Up-Prozess. Projekte und Kapazitäten können sich schnell ändern, und bei einem Bottom-up-Prozess ist es schwierig, Anpassungen vorzunehmen. Die Verwendung eines Top-Down-Verfahrens ermöglicht einfachere Änderungen.
Die Kapazitätsplanung ist ein mittelfristiger Prozess, d. h. die Teams planen meist drei bis sechs Monate voraus. Teams können nicht jedes Detail festlegen, weil sie die Details nicht kennen – und das müssen sie auch nicht. Befolgen Sie bei der Kapazitätsplanung die 80/20-Regel: Erstellen Sie 80 % des Kapazitätsplans, nicht die 20 %, die noch nicht bekannt sind.
Die Kapazitätsplanung erfordert ständige Anpassungen. Viele Unternehmen halten jährliche Planungsmeetings ab, um das gesamte Jahr auf einmal zu betrachten. Dies ist jedoch in der schnelllebigen Geschäftswelt von heute nicht mehr angemessen. Die erfolgreichsten Unternehmen sehen sich stattdessen mindestens monatlich ihren internen Kapazitätsplan an und passen ihn an die aktuelle Arbeit und den Bedarf an. Einige Teams, wie z. B. Teams für die Kapazitätsplanung für Services, müssen den Plan wöchentlich überprüfen und anpassen und die Pipeline im Auge behalten.
Die Kapazitätsplanung erfolgt am besten in einem vierstufigen Prozess:
- Verschaffen Sie sich einen Überblick über den gesamten Bedarf, indem Sie sich den Auftragseingang und die Vertriebspipelines ansehen.
- Analysieren Sie Ihre aktuelle Kapazität und behalten Sie dabei die laufenden Projekte und den Bedarf im Auge.
- Betrachten Sie all Ihre Optionen mithilfe von Szenarioplanung.
- Nehmen Sie immer wieder Anpassungen vor.
Letztlich ist die Kapazitätsplanung ein fortlaufender Prozess, der ständige Anpassungen erfordert. Um erfolgreich zu sein, müssen die Teams regelmäßig Zeit aufwenden, um den Kapazitätsplan zu überprüfen und anzupassen.
Nächste Schritte
Die richtige Kapazitätsplanung ermöglicht es Organisationen, ihre Ressourcen zu maximieren und ihren Umsatz zu steigern. Eine effektive Strategie zur Kapazitätsplanung hilft Teams – sowohl internen als auch externen – mit weniger mehr zu erreichen und erfolgreich zu sein.
Kapazitätsplanung ist ein kontinuierlicher Prozess. Wenn sie richtig ausgeführt wird, können sich die Teams auf Veränderungen bei Projekten und Nachfrage einstellen, sodass sie ihre Umsätze maximieren und sowohl die Mitarbeitenden als auch die Kundschaft bestmöglich zufriedenstellen können.
Sehen Sie sich das On-Demand-Webinar an, um mehr über die Vorteile der Kapazitätsplanung zu erfahren und darüber, wie das richtige Modell zu einer besseren Entscheidungsfindung bei der Einstellung von Ressourcen oder der Verschiebung/Genehmigung von Projekten beiträgt.
