Aujourd'hui, on demande constamment aux organisations de "faire plus avec moins".
Mais la plupart des organisations manquent de capacités de ressources de base, et les plans sont souvent approuvés avant que la capacité des ressources ne soit évaluée, ce qui se traduit par des objectifs manqués et l'épuisement des employés en raison de la surutilisation des ressources. Les organisations ont besoin d'une stratégie efficace de planification des capacités.
Dans ce blog, nous mettons en avant certaines des meilleures pratiques de notre récent webinaire, Getting Capacity Planning Right, avec David Blumhorst et AJ Shavell de Planview, qui présentent des exemples concrets de collaboration avec des clients qui ont réussi à planifier leur capacité.
Comprendre la gestion des ressources
La planification des capacités peut prendre différentes formes selon qu'elle se déroule en interne ou en externe. L'objectif de la gestion des ressources internes (PPM) est d'améliorer les activités au sein de l'entreprise, ce qui implique souvent de travailler avec des contraintes, de hiérarchiser les idées et les tâches et d'évaluer le nombre de tâches que vous pouvez prendre en charge.
La gestion des ressources externes (PSA) consiste à travailler pour des clients externes contre rémunération et à équilibrer l'offre et la demande au fur et à mesure que vous saisissez des opportunités, à l'instar de l'entonnoir des ventes. La compréhension de la gestion des capacités internes et externes donne le ton à la stratégie globale.
La gestion des ressources est essentielle à la réussite d'une organisation. Il est difficile de construire une organisation qui connaisse un succès à long terme si les bons éléments ne sont pas en place.
Lors de la planification de la capacité, suivez la règle 80/20 : résolvez 80% du plan de capacité, et non les 20% qui ne sont pas encore connus.
Les défis courants de la planification des capacités
La planification des capacités est cruciale, mais elle n'est pas sans poser de problèmes. Les modèles traditionnels suivent un modèle de gestion de projet typique dont la capacité dépend du nombre d'heures. Dans ces modèles, la planification se fait par mois ou par trimestre, et non par jour. D'autre part, l'approche agile est plus continue, avec des contraintes basées sur l'équipe, et non sur le rôle.
La planification des capacités internes et externes se heurte souvent à des problèmes de goulots d'étranglement au niveau des ressources. Les organisations dont les ressources sont partagées ou concurrentes exercent une pression supplémentaire sur la planification des capacités. Les équipes internes doivent également trouver le bon niveau de travail pour créer de la valeur sans épuiser les employés, et les équipes externes doivent trouver un équilibre entre les revenus et la satisfaction des clients.
Une approche agile de la planification des capacités, qui fait appel à des équipes équilibrées et fixes, permet de surmonter bon nombre de ces difficultés. Travailler efficacement en établissant des priorités et en rattrapant les retards au sein de chaque équipe permet de poursuivre les projets sans avoir à restructurer l'ensemble de l'équipe pour chaque projet.
Meilleures pratiques en matière de planification des capacités
Le principe clé de la planification des capacités est qu'il s'agit d'un processus descendant, et non ascendant. Étant donné que les projets et les capacités peuvent changer très rapidement, il est difficile de procéder à des ajustements dans le cadre d'un processus ascendant. L'utilisation d'un processus descendant permet des ajustements plus faciles.
La planification des capacités est un problème à moyen terme, ce qui signifie que les équipes se projettent souvent dans trois à six mois. Les équipes ne peuvent pas résoudre tous les détails parce qu'elles ne les connaissent pas - et elles n'ont pas besoin de les connaître. Lors de la planification de la capacité, suivez la règle 80/20 : résolvez 80% du plan de capacité, et non les 20% qui ne sont pas encore connus.
La planification des capacités nécessite des ajustements continus. Alors que de nombreuses entreprises organisent des réunions de planification annuelle pour examiner l'ensemble de l'année en une seule fois, les affaires évoluent aujourd'hui trop rapidement pour être aussi lentes. Au contraire, les entreprises les plus performantes examinent leur plan de capacité interne au moins une fois par mois et l'adaptent à la charge de travail et à la demande du moment. Certaines équipes, comme celles chargées de la planification de la capacité des services, doivent procéder à des révisions et à des ajustements hebdomadaires et garder un œil sur le pipeline.
La meilleure pratique en matière de planification des capacités consiste à suivre un processus en quatre étapes :
- Comprenez votre demande globale, notamment en examinant les flux d'entrée et de sortie.
- Analysez votre capacité actuelle, en gardant un œil sur les projets en cours et la demande.
- Envisagez vos options grâce à la planification de scénarios.
- S'adapter et évoluer en permanence.
En fin de compte, la planification des capacités est un processus continu qui nécessite des ajustements permanents. Pour réussir, les équipes doivent régulièrement consacrer du temps à l'examen et à l'ajustement du plan de capacité.
Étapes suivantes
Une bonne planification des capacités permet aux organisations de maximiser leurs ressources et d'augmenter leurs revenus. Une stratégie efficace de planification des capacités aide les équipes - internes et externes - à faire plus avec moins et à prospérer.
La planification des capacités est un processus continu. Lorsqu'elle est bien menée, elle permet aux équipes de s'adapter à l'évolution des projets et de la demande afin de maximiser les revenus et de servir au mieux les employés et les clients.
Regardez le webinaire à lademande pour en savoir plus sur les avantages de la planification des capacités et sur la manière dont le bon modèle permet de faciliter le processus de prise de décision pour engager des ressources ou reporter/approuver des projets.
