Es gibt oft Momente, in denen die Eskalation eines Problems an einen übergeordneten Stakeholder die richtige Entscheidung ist, aber Projektmanager zögern oft, dies zu tun, weil sie befürchten, dass dies ein schlechtes Licht auf ihre Fähigkeit werfen könnte, mit Situationen umzugehen. Diese Einstellung ist sowohl für den Projektmanager als auch für das Projekt nicht hilfreich, da das Erkennen, wann etwas eskaliert werden sollte, ein wichtiges Instrument für das Problemmanagement sein kann. Hier sehen wir uns einige Szenarien an, in denen eine Eskalation notwendig ist:
- Unkommunikative Teams
Silo-Teams können eine gute Idee sein, um die Kommunikation zu verbessern und die Erledigung der jeweiligen Aufgaben zu beschleunigen. Probleme entstehen jedoch, wenn diese Teams mit Projektmitgliedern außerhalb ihres Silos kommunizieren müssen. Wenn beispielsweise ein Lernspiel entwickelt wird, aber die Designer, Programmierer und Pädagogen an verschiedenen Orten untergebracht sind und nicht in der Lage sind, die Erwartungen und Möglichkeiten effektiv zu kommunizieren, hat der Projektmanager ein Problem.
- Lücken bei den Ressourcen
Der Erfolg oder Misserfolg eines Projekts hängt oft von den Ressourcen ab, die ihm zur Verfügung stehen. Dies kann in Form von Personal, Geld, Technologie oder externem Fachwissen geschehen. Oftmals übt ein Kunde erheblichen Druck auf ein Projekt aus, weil er die Bedürfnisse des Projekts nicht kennt oder weil er Kosten oder Zeit sparen möchte. Die Verantwortung dafür, diese Ressourcenlücken zu erkennen und dem Kunden mitzuteilen, liegt beim Projektmanager, der den Projektumfang unter festlegt.
Wenn ein Kunde nicht die notwendigen Anstrengungen unternimmt, um diese Ressourcenlücken zu schließen, erhöht sich natürlich die Wahrscheinlichkeit, dass das Projekt trotz der besten Bemühungen des Teams scheitert. Wenn Sie sehen, dass ein Projekt auf eine mögliche Katastrophe zusteuert, weil keine Ressourcen zur Verfügung gestellt werden, dann müssen Sie die Aufmerksamkeit derjenigen, die in der Befehlskette weiter oben stehen, darauf lenken.
- Unsicherheit der Verantwortung
Bei jedem Projektmanagement, aber besonders, wenn man in ein bereits laufendes Projekt einsteigt, ist es oft schwierig, Gewissheit darüber zu erlangen, wo die Verantwortlichkeiten und die endgültige Freigabe liegen. Dies kann zu ernsthaften Problemen führen, wenn es zu einer Vermischung mit der Projektpolitik oder mit Teammitgliedern kommt, die sich der Verantwortung entziehen wollen. Die Antwort wäre normalerweise, einfach zu fragen, wer die zuständigen Entscheidungsträger sind. Wenn die Dinge jedoch immer noch unklar sind oder es zu Meinungsverschiedenheiten kommt, muss möglicherweise der Eskalationsprozess eingeleitet werden.
Indem er die Angelegenheit im Rahmen des Problemmanagementprozesses an einen Vorgesetzten weiterleitet, kann ein Projektmanager Klarheit darüber schaffen, wer das letzte Wort bei verschiedenen Projektelementen hat, wodurch Verzögerungen vermieden werden und die Kommunikation klarer wird.
- Übervorteilung der Interessengruppen
Von Zeit zu Zeit stößt jeder Projektmanager auf einen Kunden oder einen hochrangigen Interessenvertreter, der sich gerne ein wenig zu sehr in die Projektergebnisse einmischt. Obwohl es im Allgemeinen hilfreich ist, Input und Feedback von diesen Quellen zu erhalten, kann es zu einem Problem werden, wenn sie Änderungen außerhalb des Projektumfangs vorschlagen oder fordern. Abgesehen von der Ausdünnung der Ressourcen kann dies auch die Moral des Teams beeinträchtigen und unnötige Reibungen verursachen.
Wenn dies der Fall ist und es Ihnen schwer fällt, höflich, aber bestimmt darum zu bitten, dass die Dinge im Rahmen des vereinbarten Projektumfangs bleiben, kann es notwendig sein, den Eskalationsprozess einzuleiten und die Angelegenheit einem Vorgesetzten vorzulegen.
Kein Projektmanager möchte jemals in den Eskalationsprozess involviert werden, aber in bestimmten Szenarien, wie den hier beschriebenen, ist dies eine Notwendigkeit. Effektives Problemmanagement bedeutet, dass Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Instrumente nutzen. Scheuen Sie sich also nicht, die Dinge in der Kette nach oben zu bringen, wenn Sie das Gefühl haben, dass ein Projekt gefährdet ist.
