Det finns ofta tillfällen då det är rätt att eskalera ett problem till en högre intressent, men projektledare är ofta tveksamma till att göra det av rädsla för att det ska påverka deras förmåga att hantera situationer negativt. Detta är en oanvändbar attityd, både för projektledaren och för projektet, eftersom det kan vara ett viktigt verktyg för hantering av problem att veta när något bör eskaleras. Här tittar vi på några scenarier där en upptrappning är nödvändig:
- Okommunikativa team
Grupper i silo kan vara en bra idé för att öka kommunikationen och slutföra sina uppgifter snabbare. Problem uppstår dock när dessa team behöver kommunicera med projektmedlemmar utanför sin silo. Om till exempel ett utbildningsspel håller på att utvecklas, men designers, programmerare och pedagoger sitter på olika platser och inte kan kommunicera förväntningar och möjligheter på ett effektivt sätt, har projektledaren ett problem.
Om det fortfarande finns stora brister i samarbetet, efter att ha försökt lösa problemet genom att anordna regelbundna möten, utse ansvariga personer och kommunicera tydliga mål, kan det vara nödvändigt att påbörja eskaleringsprocessen och be en högre aktör om råd eller direkt hjälp med att lösa problemet.
- Brister i resurserna
Ett projekts framgång eller misslyckande kan ofta bero på de resurser som det har tillgång till. Det kan handla om personalinsatser, pengar, teknik eller extern expertis. Ofta kan en kund sätta stor press på ett projekt genom okunskap om projektets behov eller en önskan att spara kostnader eller tid. Ansvaret för att upptäcka och kommunicera dessa resursbrister till kunden ligger hos projektledaren när projektets omfattning fastställs på .
Om en kund inte gör de nödvändiga insatserna för att fylla dessa resursluckor ökar naturligtvis risken för att projektet misslyckas, trots teamets bästa ansträngningar. När du ser att ett projekt håller på att gå mot en möjlig katastrof på grund av bristande resurser måste du överväga att uppmärksamma dem som befinner sig längre upp i befälskedjan.
- Osäkerhet om ansvar
I all projektledning, men särskilt när man kommer in i ett pågående projekt, kan det ofta vara svårt att få klarhet i var ansvaret och den slutliga godkännandet ligger. Detta kan leda till allvarliga problem när det blandas med projektpolitik eller gruppmedlemmar som försöker smita från sitt ansvar. Svaret är normalt sett att helt enkelt fråga vem som är lämplig beslutsfattare, men om saker och ting fortfarande är oklara eller om åsikterna skiljer sig åt kan det bli nödvändigt att inleda en eskaleringsprocess.
Genom att ta frågan till en överordnad som en del av ärendehanteringsprocessen kan projektledaren skapa klarhet om vem som har sista ordet i olika projektdelar, vilket gör att förseningar undviks och kommunikationen blir tydligare.
- Intressenternas överskridande
Då och då stöter varje projektledare på en kund eller en ledande intressent som gillar att engagera sig lite för mycket i projektresultatet. Även om det generellt sett är bra att få input och feedback från dessa källor kan det bli ett problem när de starkt föreslår eller kräver ändringar utanför projektets omfattning. Förutom att resurserna sprids tunnare kan det också påverka teamets moral och orsaka onödig friktion.
Om detta händer och du har svårt att artigt men bestämt begära att saker och ting hålls inom den överenskomna projektomfattningen, kan det vara nödvändigt att inleda eskaleringsprocessen och föra frågan till en överordnad.
Ingen projektledare vill någonsin vara inblandad i eskaleringsprocessen, men i vissa scenarier, som de som beskrivs här, blir det en nödvändighet. En effektiv hantering av problem innebär att du använder alla verktyg som står till buds, så var inte rädd för att ta upp saker och ting i kedjan om du känner att ett projekt riskeras.
