Hat sich Ihre Organisation in Bezug auf die Art und Weise, wie die Arbeit erledigt wird, weiterentwickelt? PMOs erkennen schnell, dass es in der heutigen, sich verändernden Arbeitswelt nicht wirklich darauf ankommt, welche Methoden zur Erledigung der Arbeit verwendet werden. Stattdessen geht es darum, einen hybriden Ansatz für Portfolios zu verfolgen und Teams zu befähigen, die Methoden und Prozesse zu verwenden, die zu einer schnelleren Umsetzung der Strategie beitragen.
Wie schnell passt sich Ihre Organisation an und reagiert auf Veränderungen, und wie schnell setzt Ihr Team die Top-Down-Strategien um? Zieht Ihr Unternehmen alle Arbeitsmethoden in Betracht, um die Strategie zu verfolgen, mit der tatsächlich das erreicht wird, was Ihre Kunden wünschen? Wir helfen Ihnen dabei, neue Arbeitsmethoden zu entdecken, damit Sie sicher sein können, dass Ihre Organisation inmitten dieser sich verändernden Arbeitswelt das richtige Gleichgewicht in Bezug auf ihre Umsetzungsansätze findet, um marktführende Produkte, Services und Kundenerlebnisse zu schaffen.
Lassen Sie uns zunächst einige der verschiedenen neuen Ansätze zur Arbeitsumsetzung betrachten und verstehen.
Verständnis und Auswahl der Methoden, die am besten zu Ihrem Team und der anstehenden Arbeit passen
- Traditionelle oder Wasserfall-Methoden: Organisationen, die diesen Ansatz verfolgen, unterteilen die Arbeit in der Regel in Phasen oder bilden Teams nach Projekten. Der Erfolg wird normalerweise daran gemessen, ob die Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden. Der Fortschritt der Arbeit wird durch festgelegte Meilensteine und Vorabanforderungen bestimmt.
- Iteratives Work-Management: Einige Organisationen integrieren neue, iterative Methoden in traditionelle Projekte, um ein kontinuierliches Feedback über die geleistete Arbeit zu ermöglichen. Bei dieser Methode wird ein hybrider Ansatz verfolgt, der kürzere Arbeitsperioden (Sprints) und Agilität beinhaltet, um während des gesamten Verlaufs besser auf Veränderungen reagieren zu können.
- Kollaboratives Arbeiten: Es werden funktionsübergreifende Teams gebildet, die unabhängig von Aspekten wie Standort und Sprache gemeinsam Aufgaben und unstrukturierte Arbeit erledigen. Tools wie Kanban-Boards helfen den Teammitgliedern dabei, die Arbeit zu planen und ermöglichen einen guten Überblick über den Arbeitsstatus.
- Lean-Agile-Umsetzung: Der Einsatz von Lean- und Agile-Methoden ermöglicht Teams häufigere Tests und Bereitstellungen sowie das Einrichten einer kontinuierlichen Feedbackschleife, die die Time-to-Value beschleunigt.
Wenn sich Organisationen an neue Arbeitsmethoden anpassen, werden sich auch neue Ansätze für die Planung, Finanzierung und Analyse entwickeln. Dadurch lässt sich das richtige Maß an Governance finden und zu einem verbesserten Lean-Ansatz für das Portfoliomanagement übergehen. Das bedeutet, dass die herkömmliche Planung, Budgetierung und Ressourcenverwaltung möglicherweise nicht mit dem neuen, rasanten Trial-and-Error-Prozess zur Entwicklung neuer Produkte und Services – nicht nur zur Projektumsetzung – vereinbar ist. Jahrespläne und projektbasierte Finanzierung werden durch inkrementelle oder iterative Finanzierungsmethoden ersetzt, um Prioritätswechseln, neuen Produktideen und sich verändernden Kundenanforderungen gerecht zu werden. Traditionelle Projektmanagementmethoden sind zwar in manchen Fällen praktisch, aber sie gelten nicht mehr als Best Practices, wenn Flexibilität erforderlich ist, um sich an veränderte Anforderungen anzupassen oder wenn sich die Arbeitsprioritäten aufgrund neuer Kundenanforderungen verändern.
Hybride Ansätze für Arbeitsmethoden – Kundenbeispiele aus der Praxis
Wenn Unternehmen sich für einen Weg entscheiden, werden sie schnell feststellen, dass es nicht eine Arbeitsmethode gibt, die für jedes Projekt, Team oder jede Organisation gilt. Ein hybrider Ansatz ist besser geeignet, um den Anforderungen des Unternehmens gerecht zu werden und gleichzeitig die Ziele zu erreichen – insbesondere wenn sich Ihre Organisation gerade auf dem Weg zur Transformation befindet. Ein Unternehmen kann viele Arbeitsmethoden in Teams und Projekten einsetzen. Wichtig ist nur, dass es die richtige Methode für die jeweilige Arbeit ist.
Ein globales Fertigungsunternehmens wollte seine R&D-Organisation dabei unterstützen, den Status und Fortschritt sämtlicher Entwicklungsprojekte, Innovationsinitiativen und Portfolios zu überwachen und zu koordinieren. Durch die Kombination von Collaborative Work Management (CWM) für Teams zur Umsetzung von Arbeit mit einem traditionellen PPM-Ansatz zur Steuerung des Top-Down-Portfoliomanagements hat das Unternehmen ein All-in-One-Collaboration-Tool für die Ausführung von Aufgaben, die Organisation von Teams und die funktionsübergreifende Zusammenarbeit bei der Projektumsetzung für Tausende von Benutzern und Teams auf der ganzen Welt eingeführt. Dies führte zu einer Verbesserung der Time-to-Market und einer höheren Profitabilität.
Ein weiteres Beispiel ist ein großes Bankinstitut, das eine Agile-Transformationsinitiative durchführt, bei der Teams Lean- und Agile-Methoden anwenden und Enterprise Kanban für das Workflow-Management verwenden. Diese Maßnahmen decken sich mit den Bemühungen des PMO und des Unternehmens, PPM für das Lean-Portfoliomanagement zu nutzen und gleichzeitig die Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen und Compliance-Vorgaben im Auge zu behalten. Das PMO und die Stakeholder haben nun einen Überblick über den Prozessablauf, die Blockaden und Abhängigkeiten, sodass die Teams die Arbeitsplanung, die Ausführung, die Berichterstattung und die Abstimmung mit den Value Streams und der Strategie besser koordinieren können.
Das PMO eines nationalen Versicherungsunternehmens nutzt seine PPM-Lösung, um strategische Initiativen, IT-Projekte und -Programme sowie Projekte zum Aufrechterhalten des Geschäftsbetriebs voranzutreiben. Darüber hinaus verfolgen sie einen Lean-Agile-Ansatz für Teams, die prozessorientiert arbeiten, sowie Collaborative Work Management (CWM) für funktionsübergreifende Teams in den Personal-, Marketing- und Rechtsabteilungen der Organisation. Dadurch können die Führungskräfte und das PMO Fortschritte bei der Strategie, der Erstellung von Szenarien, der Priorisierung der Arbeit und der Verbesserung der Entscheidungsfindung verzeichnen, während die Teams ihre Arbeit und die Aufgaben mit eigens dafür entwickelten Tools effektiv umsetzen können.
Vernetzung von Strategie und Umsetzung
Die PMOs von heute stehen vor der Herausforderung, sich von einer starren, streng kontrollierten Governance zu lösen und stattdessen Flexibilität und Agilität anzustreben. Dies kann eine gewaltige Herausforderung sein, wenn man bedenkt, wie viele nicht miteinander vernetzte Tools die verschiedenen Teams für ihre Arbeit verwenden. Ein cleveres PMO sollte also Lösungen einführen, die die Bedürfnisse der einzelnen Teams und der Organisation als Ganzes unterstützen. Dabei werden Daten aus verschiedenen Systemen zentralisiert und allen Stakeholdern die Berichte und Analysen zur Verfügung gestellt, die für eine bessere Entscheidungsfindung nötig sind, sodass Zeit, Ressourcen und Geld gespart werden. Der Schlüssel ist eine Lösung, mit der Teams zusammenzuarbeiten können, ohne sich an eine Arbeitsmethode anpassen zu müssen, die für sie nicht ideal ist.
Die Umstellung auf neue Arbeitsmethoden und -tools stellt zwar etablierte Arbeitsabläufe, Teams und Prozesse in Frage, aber die Arbeitswelt befindet sich im Wandel und entwickelt sich stets weiter. Das PMO von heute (und der Zukunft) sollte sicherstellen, dass es die Veränderungen der Arbeitswelt nicht ignoriert, um strategische Initiativen und Prioritäten weiterhin erfolgreich umzusetzen und anzupassen. Stellen Sie sich also auf diese Veränderungen ein, indem Sie lernen, wie Sie Technologie am besten einsetzen, um Menschen und Prozesse zu unterstützen und so Strategie, Planung und Umsetzung im gesamten Unternehmen besser zu vernetzen.
Ganz gleich, wie Ihre Teams arbeiten (Lean-Agile, kollaborativ, traditionell projektorientiert oder eine Kombination mehrerer Ansätze) – Planview kann Ihr PMO auf dem Weg zu mehr Agilität unterstützen. Organisationen wie Ihre können sich mit Planview FLEX auf den Wandel der Arbeitswelt einstellen. Mit FLEX können Sie:
- sicherstellen, dass die richtigen Leute an den richtigen Initiativen mit speziell entwickelten Tools arbeiten.
- Kapazität und Nachfrage aller Portfolios über alle Arbeits- und Umsetzungsmethoden hinweg abgleichen.
- die Teamleistung messen und Transparenz schaffen, damit Stakeholder und Führungskräfte ein klares Verständnis und aussagekräftige Erkenntnisse erhalten.
- schnell die Produkte und Services bereitstellen, die Ihre Kunden wünschen.
Erfahren Sie mehr darüber, wie Planview Ihnen helfen kann, in Zeiten einer sich verändernden Arbeitswelt die Strategie mit der Umsetzung zu vernetzen.
![Ein globaler Plan für kollaboratives Arbeitsmanagement [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2019/07/A-Global-Collaborative-Work-management-blueprint.png)
