Planview Blog

Ihr Weg zu geschäftlicher Agilität

Work-Management für Teams

Haben Sie 5 Minuten Zeit? Die wahren Kosten von Context Switching

Veröffentlicht von Planview Blog

Die gefürchtete Frage "Haben Sie fünf Minuten Zeit?" scheint oberflächlich betrachtet relativ harmlos zu sein; wer hat nicht fünf Minuten Zeit? Jeder möchte helfen - deshalb sind Sie auch immer bereit, Ihre Arbeit zu unterbrechen, um die brennenden Fragen Ihrer Kollegen zu hören. Dann haben Sie Mühe, den Kontext des Problems zu verstehen und sich auf den unvermeidlichen Wissenstransfer einzulassen, der erforderlich ist, um den Gedankengang des Kunden nachzuvollziehen.

Irgendwie sind aus den fünf Minuten 20 Minuten geworden. Sie haben Ihre Antwort hinterlegt und sie gehen zufrieden mit dem Ergebnis. Sie kehren endlich an Ihren Computer zurück und wollen dort weitermachen, wo Sie aufgehört haben - aber Sie kommen nicht weiter: "Wo war ich noch mal?"

Der Kontextschalter, der sich immer wieder umschalten lässt

Während Sie versuchen, sich an das zu erinnern, was Sie zuletzt getan haben, schleicht sich das "Fünf-Minuten-Gespräch" wieder in Ihren Kopf: "Habe ich ihnen einen guten Rat gegeben? Habe ich ihre Frage vollständig beantwortet?" Sie wissen, dass die unbedachte Antwort, die Sie gerade gegeben haben, mit Ihrem Namen sozialisiert wird. Wäre das die Antwort, die Sie gegeben hätten, wenn Sie mehr Zeit zum Nachdenken gehabt hätten?

Vielleicht haben Sie das Bedürfnis, eine klärende Nachfass-E-Mail zu senden - was dieser "Fünf-Minuten"-Frage weitere 10 Minuten hinzufügt. Sie brauchen weitere 15 Minuten, um die Arbeit wieder aufzunehmen, die Sie ursprünglich vorhatten, 45 Minuten hinter dem Zeitplan.

So hilft Kanban

Kanban-Tafeln ermöglichen eine effektivere Kommunikation als dieser "schnelle" Austausch. Anstatt einfach nur mitzuteilen, wo die Arbeit liegt, können Sie besprechen, wie Sie Aufgaben vorantreiben und erfolgreich abschließen können. Die Visualisierung der Arbeit macht die Kommunikation sowohl für den Ausführenden als auch für den Beobachter gesünder. Die Kommunikation geht auch schneller, wenn beide Seiten einen gemeinsamen Ort haben, an dem sie sich die Arbeit ansehen können.

Visualisieren Sie Ihre Arbeit auf einer Kanban-Tafel, um schnell den Status zu vermitteln, Engpässe im Prozess hervorzuheben, blockierte Aufgaben zu identifizieren und Kommentare im Kontext der Aufgabe auf den Karten anzuzeigen.

Nehmen Sie sich Zeit für die Problemlösung

Kanban ist ein sehr effektives Werkzeug, um den aktuellen Status zu kommunizieren - aber es ist nicht dazu gedacht, die Kommunikation von Angesicht zu Angesicht zu ersetzen, insbesondere wenn es um komplexe Problemlösungen geht. Manche Probleme lassen sich mit einem kurzen Treffen zwischen ein oder zwei Personen lösen, während andere von einer Diskussion im Team profitieren würden.

Wir müssen uns Zeit für informelle Gespräche ohne wirkliche Tagesordnung nehmen, bei denen es lediglich darum geht, Probleme im Team zu besprechen, die gelöst werden müssen. Persönliche Teamsitzungen bieten ein Forum, um komplexe Probleme zu lösen, mit einem gemeinsamen Verständnis für den Kontext und die anstehenden Fragen. In der Lean-Welt werden diese Sitzungen als Lean-Kaffees bezeichnet.  Regelmäßige Lean-Kaffees sind eine gute Möglichkeit, mit Ihrem Team kontinuierliche Verbesserung zu praktizieren.

Sie können eine Kanban-Tafel verwenden, um dringende Themen zwischen den Sitzungen festzuhalten. Erlauben Sie jedem in Ihrem Team, Karten (die zu besprechende Themen darstellen) zu dieser Tafel hinzuzufügen, und halten Sie ein regelmäßiges Treffen ab, um sie durchzugehen. Nutzen Sie die Tafel, um Ihre Diskussionen zu fokussieren, indem Sie jede Karte in die vertrauten Bahnen von "Zu tun", "Tun" und "Erledigt" einordnen.

Ich plane gerne Besprechungen mit anderen Teammitgliedern am selben Tag. Auf diese Weise können wir uns darauf einstellen, dass sich unser Kontext schnell ändern wird. Indem wir Gespräche hintereinander führen, können wir die Zeit für den "Wissenstransfer" verkürzen, wenn andere den gleichen Zeitplan für die Treffen haben.

Final Thoughts

Ihr Gehirn arbeitet nach der LIFO-Methode (Last In First Out). Daher kann das Umschalten zwischen verschiedenen Kontexten Ihrer Produktivität äußerst abträglich sein - vor allem, wenn Sie an der ältesten Sache auf Ihrer Aufgabenliste gemessen werden. Verfolgen Sie die tägliche Arbeit Ihres Teams auf einer Kanban-Tafel, damit Sie keine Statusaktualisierungen mehr vornehmen müssen und sich bei einer Unterbrechung leichter wieder in die Arbeit stürzen können. Verwenden Sie eine Kanban-Tafel, um Probleme im Team zu erfassen, die diskutiert werden müssen, und halten Sie regelmäßige Teamsitzungen ab, um gemeinsam an der Lösung komplexer Probleme zu arbeiten.

Wenn Sie jemanden im Büro sehen, der es eilig hat und den Blick gesenkt hält, sehen Sie auf seiner Kanban-Tafel nach, um den aktuellen Stand seiner Aufgaben zu erfahren, anstatt ihn für ein "kurzes" Gespräch anzuhalten. Wir alle wollen das Gefühl haben, wichtig zu sein, gebraucht zu werden und hilfreich zu sein - daher werden die meisten Menschen Ihnen nur selten nicht helfen, wenn Sie sie mit einer Frage aufhalten. Aber diese guten Absichten können kostspielig sein und mit der Zeit zu mehr Frustration in Ihrem gesamten Team führen.

Wenn man in einer Umgebung arbeitet, in der die Aufgabenvisualisierung nicht verwendet wird, und dann in einer Umgebung arbeitet, die davon lebt, wäre es sehr schwierig, wieder zur alten Methode zurückzukehren. Es ist so viel besser, den Arbeitsablauf zu sehen und zu beobachten, wie alltägliche Probleme visuell gelöst werden... und das alles ohne unnötige, kostspielige Kontextwechsel.

Verwandte Beiträge

Geschrieben von Planview Blog