Einige der besten Projektmanager scheinen ein unheimliches Gespür dafür zu haben, was von wem erledigt werden muss. Wenn Sie in einer Besprechung mit diesen Typen sitzen, erinnern sie sich sofort daran, welche Aktivitäten die anderen im Raum durchführen, welche Fragen beantwortet werden müssen und welche nächsten Schritte erforderlich sind. Egal, ob sie mit Einzelpersonen oder Teams zu tun haben, sie wissen immer, was in der jeweiligen Umgebung getan werden muss.
Während Projektplanung für die meisten PMs zur zweiten Natur geworden ist, lassen viele ein entscheidendes Element bei der Betrachtung jeder Aufgabe außer Acht: ihren Kontext. Der Kontext ist gelegentlich gleichbedeutend mit der Person, die mit einer bestimmten Aufgabe betraut ist, aber häufiger ist es die Umgebung, in der eine Aufgabe erledigt werden muss. Indem Sie Aufgaben und Projektelemente auf diese Weise organisieren, können Sie schnell über Ihre aktuelle Umgebung nachdenken und die für diese Umgebung relevanten Aufgaben sammeln.
Wenn Sie eine Besprechung mit einem bestimmten Team abhalten, können Sie schnell Aufgaben für diesen Kontext abrufen und mit einem Moment der Voraussicht zu der Besprechung mit einer Vorstellung davon kommen, was in diesem speziellen Kontext erreicht werden muss, wodurch die Besprechung und ihre Ergebnisse erheblich verbessert werden. Wenn Sie einen ungestörten Moment mit Ihrem PC haben, können Sie Aufgaben, die sich um diesen Kontext drehen, schnell abrufen und so Ihre Bemühungen bündeln und eine zerstreute Zeitverschwendung verhindern.
Die kontextbezogene Aufgabenverwaltung ist auch auf individueller Ebene sehr effektiv. Eine der Schlüsselfähigkeiten, die hocheffiziente Personen auszeichnet, ist ihre Fähigkeit, schnell zwischen Aufgaben zu wechseln, d.h. eine Aufgabe abzuschließen und sofort mit einer anderen zu beginnen. Weniger effektive Mitarbeiter verbringen einen großen Teil dieser Übergangszeit damit, sich zu organisieren und ihre Gedanken zu sammeln, während sie sich mit allem beschäftigen, von klingelnden Telefonen bis hin zu E-Mail-Popup-Benachrichtigungen. In fünf Minuten kann die Person, deren Aufgaben kontextbezogen organisiert sind, schnell ein relevantes Ziel erreichen, während die weniger effektive Person kaum weiß, was sie als nächstes tun soll.
Zu viel Planung und Kategorisierung kann Ihre Projekt- oder Aufgabenplanung zwar übermäßig schwerfällig und komplex machen, aber eine kurze Betrachtung des Kontexts einer neuen Aufgabe kann Ihre Effektivität bei der Ausführung dieser Aufgabe erheblich steigern. Wie bei einer Produktionsstätte, die ihre Produktion sorgfältig plant, um beim Wechsel zwischen verschiedenen Produkten maximale Effizienz zu erreichen, wird sich diese Planung auf lange Sicht sicher auszahlen.
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