Jeder - vom CEO bis hin zum Praktikanten - weiß, dass Zusammenarbeit für den Erfolg im Projektmanagement unerlässlich ist. In der Tat sind die meisten Lektionen, die wir gelernt haben (die eher düster sind) Leichenschauhäuser) der gescheiterten Projekte sind auf einen bekannten Schuldigen zurückzuführen: mangelnde Zusammenarbeit.
Genauso wichtig ist es jedoch, zu vermeiden, das andere Ende des Spektrums anzusteuern und die Zusammenarbeit als Allheilmittel zu betrachten, das alle Projektkrankheiten heilt - denn manchmal ist die Zusammenarbeit weder notwendig noch hilfreich. Im Gegenteil, es gibt Szenarien, in denen sie Verwirrung stiften und den Fortschritt hemmen kann.
Hier sind einige häufige Szenarien, in denen die Zusammenarbeit einfach nicht funktioniert - und auch nie funktionieren wird:
- Wenn es um ein Brainstorming geht.
Brainstorming ist eines der wichtigsten - und auch angenehmsten - Dinge in der Arbeitswelt. Aber es ist ein Fehler, diese Aktivität als wirklich kollaborativ zu bezeichnen, denn das Ziel ist nicht, die Arbeit schrittweise zum Abschluss zu bringen. Vielmehr geht es darum, Ideen, Optionen und Möglichkeiten zu entwickeln, die helfen, ein Problem zu klären und eine Lösung zu finden. Ironischerweise führt die Anwendung eines kollaborativen Rahmens auf das Brainstorming dazu, dass sich schnell eine einheitliche Meinung (sprich: Gruppendenken) herausbildet und unkonventionelle Ideen nicht auf den Tisch kommen.
Das bedeutet natürlich nicht, dass Brainstorming-Sitzungen - egal ob online oder offline - chaotische Freizeiten sein sollten. Sie müssen angemessen strukturiert und organisiert sein, Informationen müssen ordnungsgemäß erfasst werden, und die Teilnehmer müssen sich an Standards der Kommunikation und des Respekts halten. Aber es gibt keine Notwendigkeit für eine Zusammenarbeit bei dieser Aktivität. Das kommt später, wenn es an der Zeit ist, einen Konsens zu finden und den besten Weg zu finden, Ideen in Aktionen und Aktionen in Ergebnisse umzusetzen.
- Wenn die beste Person/Gruppe für eine Aufgabe verantwortlich ist.
Wenn die beste Person oder Gruppe für eine Aufgabe diese richtig vorantreibt, ist die Zusammenarbeit mit dem breiteren Team wahrscheinlich nicht hilfreich. Stattdessen wird es wahrscheinlich die Dinge verlangsamen, Frustration verursachen und die Qualität mindern.
Das soll nicht heißen, dass die Verantwortlichen für eine Aufgabe - wie Spezialisten oder Experten - auf einer Insel arbeiten sollten oder dass ihre Arbeit nicht überprüft und diskutiert werden muss. Vielmehr bedeutet es einfach, dass Projektmanager und andere Führungskräfte am Arbeitsplatz verstehen sollten, wann eine Zusammenarbeit sinnvoll ist und, was ebenso wichtig ist, wann sie nicht sinnvoll ist. Mit anderen Worten: Damit es eine nützliche Geschäftsfunktion ist und nicht nur "eine Menge GesprächeZusammenarbeit sollte eine bewusste Entscheidung sein - und nicht der Standard.
- Wenn kein geeignetes Collaborative Work Management (CWM) System eingerichtet ist.
Der Weg zur Hölle der Zusammenarbeit ist mit guten Absichten gepflastert, aber das ist nicht alles, was die Szenerie trübt. Normalerweise gibt es auch eine ad hoc eine Mischung aus unzusammenhängenden Tools wie Tabellenkalkulationen, herkömmlicher (und grundsätzlich kollaborationsfeindlicher) Projektmanagement-Software und leider: E-Mails, E-Mails und nochmals E-Mails. Zu erwarten, dass die Zusammenarbeit in diesem Umfeld und unter diesen Bedingungen funktioniert, ist mehr als optimistisch. Das ist Wunschdenken!
Wie von der Forrester Wave™: Enterprise Collaborative Work Management berichten, benötigen Unternehmen, die die Zusammenarbeit nutzen und Störungen durch E-Mails vermeiden möchten, ein System, das:
- Ermöglicht es Teams, in bestimmten Arbeitsbereichen zusammenzuarbeiten, um ein Ergebnis zu erzielen.
- Erfasst Gespräche im Kontext der Arbeit, die die Teammitglieder ausführen.
- Ermöglicht es Teammitgliedern, Projekte zu planen und zu verwalten, ohne sich an eine formale Methodik halten zu müssen.
- Personalisiert den Arbeitsbereich so, dass er die Arbeitsweise jedes einzelnen Teammitglieds optimal unterstützt.
Wenn Teammitglieder mit CWM-Tools ausgestattet sind, die das oben Genannte ermöglichen, ist die Zusammenarbeit effizient, effektiv und auf die Arbeit abgestimmt. Aber wenn sie nicht über die nötigen Werkzeuge verfügen, werden alle Anstrengungen der Welt nichts bewirken. Genau wie bei einem Brainstorming, bei dem die Aufgabeninhaber die Dinge gut im Griff haben, wird die Zusammenarbeit nicht funktionieren - und das wird sie auch nie.
Weitere Informationen
Planview AdaptiveWork hat die CWM-Kategorie ins Leben gerufen, und wir setzen uns seit mehreren Jahren für die Integration von Projektmanagement, konfigurierbarer Workflow-Automatisierung und kontextbezogener Zusammenarbeit ein. Darüber hinaus wurde Planview AdaptiveWork vor kurzem im oben genannten Forrester Wave-Bericht als "Leader" eingestuft, wobei die Analysten eine Spitzenbewertung 5.000 Punkte für: Content Collaboration, Arbeitsmanagement, Teammanagement, Berichterstattung, Globalisierung, Sicherheit, Markteinführungsstrategie und Kundenzufriedenheit.
Um mehr zu erfahren, lesen Sie die offizielle Pressemitteilung und laden Sie Ihr kostenloses Exemplar der Forrester Wave Bericht.
