Eine der häufigsten Herausforderungen, mit denen ein Projektmanager in einem Unternehmen konfrontiert wird, ist das mangelnde Engagement der Stakeholder. Früher oder später wird jeder Projektmanager mit Situationen konfrontiert, in denen sich Kunden, Sponsoren, Teammitglieder oder andere Interessengruppen von einem Projekt abzuwenden scheinen.
Manchmal liegt das Problem darin, dass andere Projekte die Aufmerksamkeit der Beteiligten ablenken, und in anderen Fällen liegt das Problem in einem Mangel an Kommunikation begründet. In jedem Fall liegt es in der Verantwortung des Projektmanagers, den Beteiligten zu helfen, sich wieder auf das Projekt zu konzentrieren und es zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.
Die unten aufgeführten Strategien helfen Ihnen dabei, eine solide Grundlage für die Einbindung von Stakeholdern zu schaffen, und können Ihnen auch dabei helfen, die Stakeholder wieder auf Linie zu bringen, wenn sie zu wandern beginnen.
Identifizieren Sie Ihre Stakeholder richtig
Es versteht sich von selbst, dass Sie nur dann hoffen können, Ihre Stakeholder bei der Stange zu halten, wenn Sie von Anfang an die richtigen Leute einbeziehen. Während sich Ihr Projekt in der Initiierungsphase befindetStellen Sie sicher, dass Sie alle Personen einbeziehen, die die Arbeit erledigen müssen, sowie die Personen, die die endgültigen Ergebnisse anleiten und abzeichnen müssen. Wenn Sie versuchen, weitere Personen einzubeziehen, die nicht unbedingt an dem Projekt beteiligt sein müssen, verschwenden Sie Zeit und Energie, um sie an Bord zu halten. Umgekehrt können Ihre verbleibenden Stakeholder Schwierigkeiten haben, Entscheidungen zu treffen oder motiviert zu bleiben, wenn Sie notwendige Personen ausschließen.
Angemessene Erwartungen setzen
Wenn Sie mit Ihrem Projekt beginnen, eine klare Beschreibung liefern des Engagements, das Sie von jedem Stakeholder erwarten. Dazu gehören nicht nur die Rollen und Zuständigkeiten der Beteiligten, sondern auch Informationen über den Zeitplan und die Häufigkeit der Treffen, die zu erwartenden Reisen und die Art und Weise, wie die Projektinformationen während der gesamten Projektlaufzeit ausgetauscht werden.
Silos aufbrechen
Genauso wie bürgerliche Führungspersönlichkeiten das Engagement der Gemeinschaft fördern, indem sie Bürger zusammenbringen, die sonst vielleicht nicht miteinander zu tun hätten, können Projektmanager das Engagement der Stakeholder fördern, indem sie Förderung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen und Teams, die es vielleicht nicht gewohnt sind, Informationen auszutauschen. Kollaboration Projektmanagement-Software kann in dieser Hinsicht enorme Vorteile bieten. Planview AdaptiveWork, zum Beispiel, bietet eine Vielzahl von Tools und Dienstleistungen damit auch die am weitesten verstreuten Projektteams miteinander in Verbindung treten und Informationen in Echtzeit austauschen können.
Kommunikation während des gesamten Projekts aufrechterhalten
Manche Projektmanager leisten gute Arbeit bei der Weitergabe von Anforderungen, Rollendefinitionen und Erwartungen in den frühen Phasen eines Projekts, werden dann aber im weiteren Verlauf des Projekts seltsam still. Machen Sie nicht den Fehler, davon auszugehen, dass Ihre Stakeholder von sich aus weitermachen werden. Halten Sie einen konsistenten Zeitplan für Statusbesprechungen ein und berücksichtigen Sie dabei die Bedürfnisse der einzelnen Gruppen von Interessenvertretern. So kann es sein, dass die Sponsoren der Geschäftsleitung nur einmal im Monat ein Update benötigen, während andere Teammitglieder vielleicht jede Woche oder sogar jeden Tag ein Treffen zum Kennenlernen benötigen.
