![Agile Marketing-Techniken anwenden [Interview]: Sprint-Planung, Retrospektive, SCRUM](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2016/04/agile-marketing-techniques-scrum-retrospectives-sprint-planning-750x340-750x340.jpg)
Ganz gleich, ob Sie ein neues Produkt auf den Markt bringen oder eine neue Website einrichten wollen, es bleibt kaum Zeit, E-Mails zu durchsuchen oder Besprechungen anzusetzen, um sich über den Status von Projekten und Leistungen zu informieren. Die Nachfrage nach besserer Technologie ist nicht länger ein "nice-to-have", sondern ein "must-have" in der zunehmend vernetzten Welt von heute. Viele Marketing-Organisationen setzen auf agile Marketing-Methoden wie Sprint-Planung, Retrospektive und SCRUM, zusammen mit der richtigen Technologie-Lösung.
In diesem Beitrag interviewe ich den Marketingdirektor eines führenden Softwareunternehmens, der uns erzählt, wie seine Marketingorganisation von einem Ticketsystem, das wenig Einblick in die Arbeit und die Ressourcen bot, auf einen agilen Marketingansatz umgestiegen ist. Wir besprechen einige der Herausforderungen, mit denen das Team konfrontiert war, und die Schritte, die unternommen wurden, um die gesamte Projektabwicklung und Kommunikation zu verbessern. Fangen wir an.
Wo stand Ihre Marketingorganisation vor der Einführung agiler Methoden?
"Das Marketing hatte zwei Hauptteams: Demand Generation und Web and Creative Services. Wir verwendeten ein herkömmliches Ticketsystem, um Arbeitsanfragen vom Demand Generation Team, dem Corporate Marketing und anderen abteilungsübergreifenden Teams, einschließlich Vertrieb und Produktmanagement, entgegenzunehmen. Diese Tickets enthielten die Standarddetails wie Fälligkeitsdaten und andere Felder, die uns beim Sortieren der Liste helfen. Normalerweise haben wir 120-150 Ticketanfragen - alle in einer langen Liste. Es war schwierig, Prioritäten zu erkennen und zu setzen, geschweige denn die volle Arbeitslast eines einzelnen Teammitglieds zu verstehen. Tickets gingen verloren, wenn sie von einem Beauftragten zu einem anderen Beauftragten oder von einem Status zu einem anderen Status wechselten. Für den ursprünglichen Antragsteller war es oft schwierig, alles zu verfolgen, was er angefordert hatte. Niemand konnte den vollen Umfang der angeforderten Arbeit sehen. Das einfache Abarbeiten von Fälligkeitsterminen für 100 Karten erweckte den Anschein, dass alles überstürzt werden sollte."
"Die Tickets gingen alle bei einem zentralen Manager ein, der die Details festlegte und dann den Teammitgliedern Aufgaben zuwies. Die gesamte Kommunikation fand per E-Mail statt. Ein weiteres Problem bestand darin, dass es im gesamten Team verschiedene Stile für die Projektdokumentation und -planung gab und die Prozesse wenig einheitlich waren. Wir wussten, dass sich etwas ändern musste."
Welche Methoden wollten Sie einsetzen, um die Prozesse zu verbessern?
"Wir haben uns überlegt, wie wir eine Reihe von Vorlagen und Standards für die Dokumentation von Projekten und Kampagnen erstellen können. Wir dachten, wenn wir einen einheitlichen Prozess hätten, würden wir effizienter werden. Wir haben SharePoint-Formulare und gemeinsame Netzlaufwerke für Dokumente erstellt. Wir haben versucht, MS Project- und SharePoint-Kalender zu verwenden, um die Sichtbarkeit zu verbessern. Mit der eher traditionellen Wasserfallmethode erstellten wir umfangreiche Projektpläne, um dann auf Tabellen und Tickets zurückzugreifen. Checklisten und weiße Tafeln wurden zum Anschauungsmaterial dafür, welche Artikel für ein Projekt benötigt wurden."
Warum haben Sie sich für einen agilen Marketingansatz entschieden? Welche Merkmale haben Sie daran interessiert?
"Agiles Marketing ermöglichte es uns, Projekte in kleinere Zeitabschnitte aufzuteilen, so dass wir planen konnten, was auf uns zukommt, und entsprechend Prioritäten setzen konnten. Es gab uns auch die Möglichkeit, Projekte in Phasen durchzuführen. Das bedeutete, dass wir Dinge herausbringen, sehen konnten, wie sie funktionieren, und sehr schnell Änderungen oder Bearbeitungen vornehmen konnten. Durch die Verwendung von Kanban-Boards erhielten wir einen Überblick darüber, was im nächsten zweiwöchigen Sprint benötigt wurde. Dann könnten wir uns auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren. Und schließlich gab uns die Möglichkeit, den Fortschritt in den Statusspalten für das gesamte Team zu sehen, die nötige abteilungsweite Transparenz, um unsere Arbeit effizienter zu erledigen."
Wie haben Sie mit dem Übergangs-/Veränderungsmanagement von agilem Marketing begonnen?
"Aus der Sicht des Change Managements war es hilfreich, dass unser Marketing VP und unser EVP of Products diese Veränderungsbemühungen unterstützten und dabei halfen, die Bedeutung der Einführung dieser neuen Initiative im gesamten Marketing zu vermitteln. Wir haben auch verschiedene Elemente von Agile recherchiert und einen Experten für agile Entwicklung hinzugezogen, um über die grundlegenden agilen Methoden zu sprechen und darüber, wie sie in einer Marketingorganisation implementiert werden können. Wir haben die Optionen diskutiert und eine teamübergreifende Entscheidung getroffen. Wir haben agile Methoden mit zweiwöchigen Sprints eingeführt und alle zwei Wochen Besprechungen zur Überprüfung, Retrospektive und Planung abgehalten. Wir haben auch tägliche SCRUM-Meetings angesetzt, die dazu beigetragen haben, die Prioritäten zu ordnen und die Kommunikation zu verbessern."
Wie haben Sie den Prozess auf dem Weg dorthin angepasst?
"Die Retrospektive war unser zentraler Punkt für Prozessänderungen. Wir würden das vorherige Feedback durchgehen, um festzustellen, ob wir alle Probleme angesprochen haben. Nachdem wir den letzten Sprint Revue passieren ließen, gaben wir allen die Gelegenheit, sich dazu zu äußern, was gut oder nicht so gut gelaufen ist. Wie können wir uns verbessern? Welche Prozesse müssen geändert werden? Mit einer leidenschaftlichen Gruppe hatten wir einige starke Meinungen und lebhafte Diskussionen, die letztendlich dazu führten, dass unser Team als Ganzes besser funktionierte. Je mehr Zeit verging und je mehr Sprints endeten, desto kürzer wurden die Rückblicke. Es gab weniger Probleme und alle sagten 'das funktioniert wirklich gut', weil es so war.
Wie hat sich agiles Marketing entwickelt und was sind die Vorteile?
"Wir begannen mit einem eher 'formalen' agilen Prozess und entwickelten unseren eigenen Stil. Das Team macht Vorschläge und gibt Anregungen für Änderungen. Wir haben jetzt einen besseren Überblick über die gesamte Arbeitsbelastung des Teams. Wir können problemlos Prioritäten setzen und anpassen, um Veränderungen gerecht zu werden. Unser Arbeitspensum hat sich zwar erhöht, aber der Stresspegel und die Brandbekämpfung sind deutlich gesunken. Besser kann es gar nicht werden."
Was sind Ihre Tipps für ein Marketingteam, das gerade erst mit Agile Marketing anfängt?
"Es ist wichtig, dass Sie mit Ihrem Führungsteam beginnen und sich die Unterstützung der oberen Ebene für diese Art von Veränderung sichern. Das sollte der einfache Teil sein, denn die meisten Führungskräfte wünschen sich eine bessere Kommunikation, Transparenz, Effizienz und weniger Stress. Sobald Sie sie an Bord haben, sollten Sie ein Kick-off-Meeting abhalten, um die verschiedenen Elemente von Agile vorzustellen und die Grundlagen zu vermitteln. Es ist eine gute Idee, einen externen Agile-Experten hinzuzuziehen, wenn Sie einen haben. Die Unterstützung des Führungsteams durch eine externe Stimme verleiht dem Projekt Bedeutung und Glaubwürdigkeit."
"Ich schlage vor, dass wir bei dieser Auftaktveranstaltung damit beginnen, den Prozess zu besprechen und darüber zu sprechen, welche Treffen notwendig sind und warum sie abgehalten werden sollen. Beachten Sie, dass ich nicht gesagt habe, dass Sie ihnen den Prozess vorgeben sollen. Lassen Sie das Team herausfinden, wie der agile Prozess für sie funktionieren wird. Denn je mehr sich die Teammitglieder engagieren, desto besser werden die Ergebnisse für die Annahme sein. Und Sie sollten immer im Hinterkopf behalten, dass bei agilem Vorgehen nichts von Dauer ist. Tun Sie, was für das Team funktioniert und seien Sie offen für Veränderungen. Wir haben zum Beispiel einen Ansatz für Karten nur für einen Sprint ausprobiert, und als es nicht funktionierte, haben wir aufgehört. Auch für die Retrospektive sollten Sie sich schon früh im Prozess mehr Zeit nehmen. Machen Sie sich viele Notizen, teilen Sie sie, überprüfen Sie sie, bieten Sie Optionen an und passen Sie Agile an Ihr Team an - darum geht es."
Welche Technologie setzt das Team ein, um agiles Marketing Wirklichkeit werden zu lassen?
"Wir haben eine Reihe von Online-Tools ausprobiert. Einige waren gut für kleine Dinge, aber wir sind schnell über sie hinausgewachsen. Wir verwenden Planview Projectplace für die Verwaltung unserer Projekte, Statusaktualisierungen und Kanban-Boards, um unsere agile Marketingpraxis zu betreiben."
Warum hat sich das Team für eine Software zur Projektzusammenarbeit entschieden?
"Zu jeder Zeit hat das Team fast hundert Aufgaben - in mehreren Projekten in verschiedenen Märkten und Regionen, und wir arbeiten sowohl mit internen als auch mit externen Stakeholdern zusammen. ProjectPlace bietet uns eine Plattform für Zusammenarbeit, Kommunikation und Transparenz, damit wir unsere Prioritäten richtig setzen können. Die Mitglieder konnten auch die mobile App über ihr Telefon oder Tablet nutzen, um den Status eines Projekts zu überprüfen. Die Mitglieder haben mir gesagt, dass die mobile App ihnen die Gewissheit gibt, dass das Projekt voranschreitet, auch wenn sie nicht im Büro sind."
"Die Kanban-Tafeln sind bei weitem der beliebteste Teil des Projektmanagement-Tools. Die Mitglieder können alle Arbeiten sehen, an denen das Team für ein Projekt beteiligt ist, und den Status sofort einsehen. Wenn sich die Prioritäten verschieben, können wir Karten verschieben, Kommentare hinzufügen oder Termine verschieben. Wir halten täglich ein Stand-up-Meeting ab, bei dem wir den Spielplan überprüfen, bei Bedarf Karten zuweisen und die Prioritäten für den Tag festlegen. Das Wichtigste ist, dass wir alle das Board als Team betrachten - eine echte Sichtbarkeit, ein Spielveränderer."
Weitere Informationen darüber, wie ProjectPlace bei der Einführung von agilen Marketingtechniken helfen kann, finden Sie unter projectplace.com, und registrieren Sie sich für eine kostenlose Testversion, um die Lösung noch heute selbst zu testen!
