Virtuelle Teams setzen sich aus Mitarbeitern verschiedener Abteilungen, Organisationen, Regionen und Zeitzonen zusammen - und sie sind auf dem Vormarsch, was eine effektive Projektzusammenarbeit erschwert. Laut unserer jüngsten Umfrage arbeiten 38% der Teilnehmer mit Teammitgliedern aus verschiedenen Funktionen und Abteilungen zusammen; 70% arbeiten mit Personen innerhalb und außerhalb ihres Unternehmens zusammen; und 28% arbeiten mit geografisch verstreuten Kollegen zusammen. Tatsächlich ergab eine 2014 Umfrage unter Wirtschaftsführern auf dem Global Leadership Summit in London, dass 34 % der Wirtschaftsführer glauben, dass mehr als die Hälfte ihrer Belegschaft schon bald 2020 aus der Ferne arbeiten wird.
Dies wird zur neuen Normalität und für die Mitarbeiter bedeutet die Zugehörigkeit zu einem virtuellen Team eine größere Flexibilität bei der Verwaltung ihrer Arbeit sowie die Möglichkeit, mit Kollegen auf der ganzen Welt zusammenzuarbeiten. Für Unternehmen bietet die Möglichkeit, geografische Grenzen zu überwinden, die Chance, die besten Talente einzustellen, unabhängig davon, wo sich die Mitarbeiter befinden. Die Komplexität virtueller Teams bringt jedoch eine Reihe von Herausforderungen mit sich, wenn es darum geht, sicherzustellen, dass jeder Zugang zu den Informationen hat, die er für die Arbeit benötigt, Dokumente gemeinsam zu nutzen, die Teammitglieder motiviert und engagiert zu halten und ihnen Einblick in laufende Aktivitäten und Fortschritte zu geben.
Was können Sie tun, damit Ihr virtuelles Team effektiv zusammenarbeitet?
Wie das berühmte Sprichwort sagt, ist jedes virtuelle Team "wie eine Schachtel Pralinen" und jedes hat seine eigene, einzigartige Zusammensetzung und Herausforderungen. Ein gemeinsames Merkmal, das ich bei Unternehmen gesehen habe, die mit dem Modell der virtuellen Teams erfolgreich sind, ist die Nutzung von Technologien, die es den Teams ermöglichen, die Dinge nach dem Motto "Folge der Sonne" zu bewegen. Mit einem Cloud-basierten virtuellen Büro können Teams über Zeitzonen und geografische Grenzen hinweg zusammenarbeiten, kommunizieren und auf dem Laufenden bleiben, ohne auf Input, Statusaktualisierungen und Genehmigungen warten zu müssen.
Die Teammitglieder können sich anmelden, sich einen Überblick über das Projekt verschaffen, auf Informationen zugreifen und Aktualisierungen zu Leistungen, Fristen und Verantwortlichkeiten erhalten - alles an einem Ort, egal wo sie sich befinden. Teams können ihre Pläne mit Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards erstellen und dann Dateien austauschen, Kommentare posten, Aufgaben verwalten und den Fortschritt an einem zentralen Ort verfolgen. Mit allen Informationen über Aufgaben, Aufträge und Status unter einem Dach kann dieses virtuelle Büro auch sofortige Einblicke in die Arbeitsbelastung der Teammitglieder geben und so sicherstellen, dass das Management stets über den aktuellen Stand der Dinge informiert ist.
