Ganz gleich, ob Sie als Koch ein Rezept verwenden, um ein neues Gericht zuzubereiten, als Kind eine Anleitung verwenden, um ein neues Lego-Set zu bauen, oder als Entwickler ein Code-Beispiel verwenden, um eine neue Sprache zu lernen - Anleitungen können Ihnen den Verstand retten und Ihnen helfen, schneller zu lernen. Das Gleiche gilt für die Erstellung einer neuen Kanban-Tafel oder für die Änderung einer bestehenden Tafel.
Zu sehen, wie andere Teams ihre Boards strukturieren, kann äußerst hilfreich sein. Aus diesem Grund haben wir Board-Vorlagen in unsere Anwendung aufgenommen und bieten kuratierte Board-Galerien wie 10 Kanban-Board-Beispiele für IT-Operationen & Entwicklung. Allzu oft sehen wir jedoch, wie Teams in die "Vorlagenfalle" tappen. Das passiert, wenn Sie versuchen, Ihr Team in eine Vorlage zu pressen, anstatt eine Kanban-Tafel zu erstellen, die Ihren tatsächlichen Arbeitsablauf widerspiegelt.
Aus Tausenden von Interaktionen mit Kunden haben wir gelernt, dass die erfolgreichsten Teams ihre Boards erstellen, um ihren eigenen Prozess abzubilden. Anschließend passen sie ihre Boards kontinuierlich an, um ihren einzigartigen Prozess genau widerzuspiegeln, während er sich weiterentwickelt.
Vermeiden Sie die Vorlagenfalle
Unabhängig davon, ob Sie ein neues Kanban-Board erstellen oder Änderungen an einem bestehenden Board vornehmen möchten, werden Sie sich oft an den Board-Vorlagen orientieren. Es ist verlockend, solche Vorlagen als "Best Practices" zu betrachten - schnelle Lösungen, die Sie automatisch zum Erfolg führen. Aber "beste Praktiken" ist eine Floskel, die suggeriert, es gäbe nichts mehr zu lernen.
Bei diesen Beispielen denkt man leicht: "Das hat bei diesen Organisationen funktioniert, warum also nicht auch bei unserer?" Aber wenn Ihr Unternehmen kein Abklatsch derer ist, die auf eine bestimmte Art und Weise erfolgreich waren, werden Sie wahrscheinlich auch kein ähnliches Ergebnis erleben. Es ist besser, wenn Sie Listen, Beispiele, Vorlagen und dergleichen als "bewährte Verfahren" betrachten, die Sie prüfen, aus denen Sie Teile entnehmen und nach Bedarf anwenden können.
Wann Sie eine Kanban-Vorlage "so wie sie ist" verwenden sollten
Die Verwendung einer Kanban-Tafelvorlage kann in den folgenden Szenarien sinnvoll sein:
- Für neue Teams, die noch keine Arbeitsabläufe kennen: In diesem Fall können Vorlagen eine gute Möglichkeit sein, von den Erfahrungen anderer zu lernen und ein paar Schritte auf dem Lernpfad zu gehen.
- Um Zeit zu sparen, wenn Sie Ihren Arbeitsablauf in einem neuen Board oder Tool erstellen: Nehmen Sie in diesem Fall die Vorlage, die Ihrem Prozess am ähnlichsten ist, und ändern Sie sie so, dass sie Ihren bestehenden Prozess nachahmt.
- Um Ideen für die Modifizierung Ihres Boards zu entwickeln: Siehe Schritt 3 unten.
Wenn Sie jedoch nicht zu einer der drei oben genannten Kategorien gehören, werden Sie wahrscheinlich davon profitieren, die Vorlage zu überspringen und mit der Abbildung Ihres eigenen Prozesses zu beginnen. In den folgenden fünf Schritten erfahren Sie, wie Sie Ihr Board für den Erfolg anpassen können.
5 Schritte zum Anpassen Ihrer Kanban-Tafel
Ihr Arbeitsablauf wird sich je nach Geschäftsanforderungen ändern. Und da Ihre Kanban-Tafel ein Spiegelbild Ihres Arbeitsablaufs ist, möchten Sie, dass sie sich auch verändert. Es gibt kein perfektes Kanban-Board-Design. Das Wichtigste ist, dass Sie sich darüber im Klaren sind, dass Ihr Board ein laufendes Projekt ist, das Sie ständig aktualisieren werden, wenn Sie Probleme erkennen und lösen. Hier sind einige empfohlene Schritte, um genau das zu tun:
1. Bilden Sie Ihren aktuellen Prozess ab
Es lohnt sich, die Zeit zu investieren, um sich das Webinar anzusehen, das unser CEO Chris Hefley letztes Jahr über die Kartierung Ihres Kanban-Prozesses gehalten hat. In diesem Webinar werden Sie nicht nur Ihren Arbeitsablauf verstehen, sondern auch verschiedene eingehende Nachfragequellen identifizieren, Warteschlangen besprechen, die Zuständigkeit für die Arbeit in Ihrem Prozess bestimmen und vieles mehr. Oft gelingt es Teams nicht, versteckte Arbeit zu erkennen, weil sie nicht ohne weiteres ersichtlich oder als solche gekennzeichnet ist. Das Webinar kann Ihnen helfen, diese Lücke zu schließen. Wenn Sie keine Zeit für das gesamte Webinar haben, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um sich das slide deck anzusehen.
Ein wichtiger Punkt aus dem Webinar, den ich wiederholen möchte, ist: "Widerstehen Sie dem Drang, den Prozess neu zu gestalten oder zu verbessern [wenn Sie mit einem neuen Tool wie Planview AgilePlace beginnen]. Beginnen Sie einfach mit dem, was Sie jetzt tun." Ebenso schlägt die Kanban-Methode vor, dass Sie sich nach der Visualisierung Ihres aktuellen Prozesses dazu verpflichten, einen kontinuierlichen Strom kleiner, evolutionärer Verbesserungen in Gang zu setzen. Und warum?
- Es ist für die Menschen einfacher, eine Reihe kleinerer Änderungen zu bewältigen als eine große Änderung auf einmal. Viele große Veränderungen werden abgebrochen, bevor sie erfolgreich sein können.
- Sie können den Erfolg oder Misserfolg einer Veränderung nicht einfach messen, wenn Sie keine Informationen haben, mit denen Sie sie vergleichen können. Wenn Sie sofort mit Änderungen beginnen, haben Sie keine Möglichkeit, deren Erfolg oder Misserfolg zu messen.
- Die Schulung von Mitarbeitern, wie sie Probleme erkennen und beheben können, ist eine wichtige Fähigkeit, die Ihr Unternehmen langfristig über Wasser halten kann.
- Nachdem Sie Ihren bestehenden Prozess visualisiert haben, sind Sie bereit, ihn zu beobachten und Daten zu sammeln.
2. Bestimmen Sie ein Problem, das Sie angehen möchten
Ihre Kanban-Tafel kann mehr visualisieren als nur die Karten auf der Tafel und wie die Arbeit durch Ihr System fließt. Wenn Sie Ihre Kanban-Tafel zu einem echten Abbild Ihres Prozesses machen und beginnen, die in Arbeit befindliche Arbeit (WIP) zu begrenzen, werden Sie schnell feststellen, wenn die Arbeit nicht so gut durch das System läuft, wie Sie es sich wünschen. Wenn sich zum Beispiel die Arbeit in einem Schritt (oder einer Spur) staut, wissen Sie, dass Sie sich genauer ansehen müssen, was einen Engpass verursacht.
Wenn Sie beginnen, problematische Muster auf Ihrem Brett zu erkennen, entscheiden Sie, welche davon am besten zu verbessern wären.
- Wählen Sie für Ihren ersten Versuch ein Problem, das relativ leicht positiv zu beeinflussen ist. Ein schneller Erfolg in der Anfangsphase ist ein guter Weg, um das Vertrauen der Menschen in Ihre Fähigkeit zu stärken, den Wandel erfolgreich zu gestalten.
- Wählen Sie einfach ein Problem aus. Wenn Sie zu viele Änderungen auf einmal vornehmen, ist es schwierig, herauszufinden, was welches Ergebnis wirklich verursacht hat. Sie müssen wissen, was Sie wiederholen oder vermeiden sollten, um in Zukunft erfolgreich zu sein.
Sobald Sie das Problem bestimmt haben, das Sie angehen wollen, betrachten Sie Ihren aktuellen Zustand im Vergleich zu Ihrem gewünschten Zustand und identifizieren die Lücke, die geschlossen werden muss.
3. Entwerfen Sie eine Veränderung und bilden Sie eine Hypothese
Im vorherigen Schritt haben Sie die Lücke zwischen Ihrem aktuellen und Ihrem gewünschten Zustand identifiziert. Jetzt sollten Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie diese Lücke überbrücken können. Hier sind ein paar Dinge, die Sie beachten sollten:
- Ein Problem kann mehr als eine Ursache haben, so dass eine einzige Änderung kein Allheilmittel sein kann. Bekämpfen Sie eine Ursache pro Experiment.
- Entwerfen Sie kleine Änderungen, um die Kosten niedrig zu halten, ein hohes Sicherheitsniveau zu gewährleisten und schnelles Feedback zu erhalten.
- Ermitteln Sie, wie viel näher Sie Ihrer Meinung nach durch diese Änderung Ihrem Zielzustand kommen werden.
Je größer und komplizierter das Experiment ist, desto höher sind die Kosten. Je höher die Kosten, desto mehr müssen Sie beim ersten Mal richtig liegen. Wir alle wissen, dass niemand immer perfekte Entscheidungen trifft, aber groß angelegte, reflexartige Reaktionen ohne Hypothesen können mehr Schmerz verursachen als sie beheben.
Da Sie also die Zukunft nicht vorhersagen können, sollten Sie stattdessen kleinere, kostengünstige Experimente planen. Wenn Ihre Hypothese also falsch ist, ist der Schaden gering. Mit anderen Worten: Wenn Sie schon scheitern müssen, dann schnell und billig. Wenn Sie und Ihr Team diese Denkweise annehmen und die Fähigkeit zeigen, kleine und kostengünstige kalkulierte Wetten einzugehen, wird das Vertrauen Ihrer Organisation in Ihre Fähigkeit, erfolgreiche Veränderungen zu leiten, schnell wachsen.
4. Nehmen Sie die Änderung vor, beobachten und überprüfen Sie die Daten
Der nächste Schritt besteht darin, die Änderung vorzunehmen. Seien Sie rücksichtsvoll, wenn Sie Änderungen an Ihrer Kanban-Tafel und Ihrem Arbeitsablauf vornehmen, da sich diese direkt auf die tägliche Arbeit Ihres Teams auswirken. Vermeiden Sie einen großen Overhead und stellen Sie sicher, dass Sie häufig und klar kommunizieren, damit die Mitarbeiter nicht verwirrt und frustriert sind.
Nachdem Sie die Änderung vorgenommen haben, beobachten Sie deren Auswirkungen. Viele Teams scheitern daran, dass sie die Auswirkungen der von ihnen vorgenommenen Änderungen nicht messen können. Es spielt keine Rolle, ob Ihre Maßnahme quantitativ oder qualitativ ist, aber Sie verlieren die Möglichkeit, dass sich diese Änderung auf zukünftige Entscheidungen auswirkt, wenn Sie nicht den Kreis schließen und die Auswirkungen anhand Ihrer Hypothese analysieren.
5. Wiederholen, wiederholen, wiederholen
Nehmen Sie evolutionäre, nicht inkrementelle Änderungen an der Gestaltung Ihrer Kanban-Tafel vor. Wenn Sie mit agilen Konzepten vertraut sind, sollte dies Sinn ergeben. Haben Sie ein Ziel, auf das Sie zusteuern wollen, aber planen Sie nicht jeden Schritt im Voraus. Lernen Sie stattdessen aus jedem Schritt, um den nächsten zu planen. Überprüfen Sie in bestimmten Abständen den Fortschritt auf dem größeren Pfad und sehen Sie, wie nahe Sie Ihrem angestrebten Zielzustand sind.
Zusammenfassung
Lösungen sind hilfreich, aber die Fähigkeit, Probleme zu verstehen und zu lösen, ist unerlässlich. Jemandem eine Lösung zu geben, kann einen bedeutenden, aber kurzfristigen Nutzen bringen. Jemandem beizubringen, wie er Probleme selbst lösen kann, ist jedoch von exponentiellem Wert. Indem Sie Ihrem Unternehmen helfen, die Probleme, mit denen es konfrontiert ist, zu lösen, geben Sie ihm die Fähigkeiten an die Hand, die es braucht, um einen exponentiellen Gewinn zu erzielen, der weit über die Fähigkeit hinausgeht, seine Kanban-Tafeln weiter anzupassen.
