"Haben Sie das Memo nicht bekommen?"

Der Satz "Haben Sie das Memo nicht bekommen?" wurde durch den Kultklassiker Office Space von Mike Judge populär und wird am häufigsten zu denjenigen gesagt, die nicht mehr auf dem Laufenden sind. Der Film selbst veranschaulicht hervorragend, wie statische und unpersönliche Kommunikation zu Unzufriedenheit, Misstrauen und Frustration führt und schließlich Ihr Büro in Flammen aufgehen lassen kann. Natürlich sollte nicht jede Teamkommunikation so gestaltet sein, dass sie ständig ein warmes Gefühl vermittelt, aber indem Sie die Teamkommunikation und damit die Zusammenarbeit im Team verbessern, können Sie vermeiden, dass ein kulturelles Vakuum entsteht, das zu verärgerten Mitarbeitern, strengen internen Hierarchien und vielen anderen Problemen in Ihrem Büro führt.

Wie bessere Kommunikation Ihr Büro retten kann

Dank der Teams von Wissenschaftlern, die rund um die Uhr arbeiten, und der Wunder der modernen Technologie ist das traditionelle Memo zu einem Relikt der Vergangenheit geworden, das denjenigen vorbehalten ist, die einer rigiden Kommunikationspolitik unterliegen, wie z. B. Politiker und Anwälte. Man kann sagen, dass das Memo in den heutigen Kommunikationsmethoden wie der E-Mail noch einigermaßen überlebt hat. Wir beziehen uns jedoch auf einen Kommunikationsstil, aus dem das Memo hervorgegangen ist: trocken, unpersönlich, statisch, leicht zu ignorieren und zur Verwirrung beitragend.

Bei LeanKit geht es darum, Teams zu helfen, einfachere Wege zu finden, um mehr zu erreichen und kontinuierlich zu verbessern wie sie zusammenarbeiten. Effektive Kommunikation ist eine der ersten Etappen auf dem Weg zu einer verbesserten Produktion.

Hier sind drei einfache Ideen, die dazu beitragen werden, die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern zu verbessern, eine Unternehmenskultur zu fördern, die auf Zusammenarbeit basiert, und Verwirrung & Frustration zu verringern.

1. Team Stand-Ups - Stand-Ups werden in einer Vielzahl von Branchen und Unternehmen schnell zur Standardpraxis. Die Teambesprechung kann auf verschiedene Weise verpackt werden, von Daily Scrums bis zu Morning Roll Calls. Das Konzept, das von Software-Entwicklungsteams entwickelt wurde, ist einfach: Jeder kann von einem Stand-up-Meeting profitieren, bei dem jeder zu Wort kommt: Ein kurzes 15-minütiges Treffen, bei dem die Teammitglieder im Voraus besprechen, was sie getan haben, was sie gerade tun und welche Hindernisse es gibt. Anders als bei Statusbesprechungen wird bei einem Stand-up dem gesamten Team mitgeteilt, was gerade passiert, wie die Arbeit jedes Einzelnen zusammenhängt und wie sie sich gegenseitig helfen können.
2. Chat/Instant Messaging - Das ist vielleicht eine Selbstverständlichkeit, aber manche Unternehmen schrecken bei dem Gedanken zurück, ihren Teams Zugang zu Online-Chat-Tools zu geben. Auch wenn sie zu einem gewissen Off-Task-Verhalten führen können, überwiegen die Vorteile bei weitem die Risiken. Die Verwendung einer Online-Chat-Anwendung macht die Kommunikation flüssiger und beflügelt die Zusammenarbeit. Der Chat ermöglicht Echtzeit-Diskussionen in einer virtuellen Umgebung, bei denen Themen angesprochen werden können, die von unmittelbarer Bedeutung sind oder einfach nur schnell erledigt werden müssen. Es bietet auch eine visuelle Hilfe für die Teammitglieder, um zu sehen, wer für eine Verbindung verfügbar ist. Wenn Sie alle Beteiligten dazu bringen können, sich auf eine Chat-Plattform zu einigen, die als zentrales Instrument für Instant Messaging fungiert, werden Sie überrascht sein, wie gut Ihr Team zusammenarbeitet und spontan kommuniziert.

   Hier ist eine hilfreiche Liste für den Anfang.

3. Visuelle Online-Projektmanagement-Tools - Gibt es eine bessere Möglichkeit, alle Mitglieder Ihres Teams für eine effektive Kommunikation zusammenzubringen, als die gesamte Arbeit an einem Ort zu bündeln? Visualisierung war schon immer ein Anreiz für die Kommunikation, und sie funktioniert noch besser in einer Teamumgebung. Indem Sie Ihre Arbeit als Ganzes darstellen, ermöglichen Online-Projektmanagement-Tools den Teammitgliedern zu sehen, wie ihre Aufgaben in ein größeres Schema passen. Wenn ein Werk konsolidiert ist, werden sich die Menschen natürlich um dieses Werk scharen und darüber diskutieren wollen. Stellen Sie sich vor, es wäre der gute alte Wasserspender, aber anstatt über das gestrige "Game of Thrones" zu diskutieren, sprechen Sie über die Arbeit, die für Ihr neues Produktmarketingmaterial zu erledigen ist. Wenn sich die Arbeit verzögert oder nicht vorankommt, besteht der erste Schritt im Problemlösungsprozess darin, alle Beteiligten mit den richtigen Informationen an einen Tisch zu bringen. Ein visuelles Online-Verwaltungstool erfüllt diese Aufgabe und noch mehr. Sobald Sie eine visuelle Managementlösung mit Ihrem Team-Standup und einem Instant Messaging-Tool verbinden, wird Ihre Teamkommunikation auf allen Zylindern laufen.

Wir haben das 'Zeitalter des Memos' auf dem Sitz von supergeladenen Datenbytes und stromlinienförmigen digitalen Geräten durchschritten. Unsere Arbeitskultur hat sich in einer Weise verändert, die Produktionsmethoden untrennbar mit sinnvoller Kommunikation verbunden hat. Sofortige und persönliche Kommunikation ist in. Das Statische und das, dem es an Tiefe fehlt, ist out.

Die Möglichkeit, mit einem Teammitglied zu chatten, erfüllt unser Bedürfnis nach sofortiger Befriedigung und ermöglicht einfache Aktualisierungen, ohne dass wir in eine Besprechung gehen müssen. Tägliche Interaktionen von Angesicht zu Angesicht schaffen Klarheit bei Detailproblemen und bringen Menschen zusammen. Visuelle Management-Tools schaffen einen Team-Hub, um den sich die gesamte Kommunikation dreht, und legen die direkte Verantwortlichkeit für Arbeitsaufgaben fest, was zu produktiven Gesprächen führt.

Chats, tägliche Besprechungen und visuelle Online-Verwaltungslösungen sind nicht nur Tools, mit denen Sie die Kommunikation in Ihrem Team verbessern können, sondern tragen auch zu einer gesunden Unternehmenskultur bei, die alle zufrieden stellt und vielleicht sogar verhindert, dass das Büro abbrennt.

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