I vissa projekt, särskilt de som är inriktade på mjukvaruutveckling, är det bättre - eller i många fall nödvändigt - att använda en iterativ metod där små leveranser färdigställs i snabb följd, vilket i slutändan leder till en färdig produkt. Den dåliga nyheten är att vattenfallsmetodik (som vi kommer att titta på om en stund) snarare kan hindra än hjälpa dessa typer av projekt. Men den goda nyheten är att Scrum-metodik kan spela en avgörande roll för att möjliggöra både projektframgång och nöjda kunder. I den här artikeln utforskar vi scrum-metodik i projektledning genom att titta på grundläggande element som Scrum-roller, ceremonier, kärnpraktiker, kärnverktyg, fördelar och nackdelar.
Vad är vattenfallsmetodik?
Innan vi utforskar Scrum-metodiken i projektledning är det bra att titta på följande vattenfallsom är den mest traditionella och populära metoden. I vattenfall utarbetas projektplaner - som innehåller olika delar som tidsplaner, budgetar, riskhantering, kvalitetshantering med mera - innan projektet startar. Syftet är att minimera sannolikheten för förändringar under projektets genomförande.
Naturligtvis kräver de flesta projekt - oavsett vilken metod som används - en viss grad av anpassning på vägen. Det kan till exempel hända att en viktig resurs som tilldelades projektet i planeringsstadiet inte finns tillgänglig när den behövs, och då måste tidsplanen förlängas och budgeten ökas. Med vattenfallsmetoden är målet att hålla sig så nära den ursprungliga planen som möjligt. Därför är en gedigen projektplanering oerhört viktig och utgör ofta skillnaden mellan ett framgångsrikt projekt och ett problemfyllt projekt.
Vilken Scrum-metodik?
På den andra sidan av spektrumet finns Scrum-metodiken inom projektledning, som har sina rötter i Agile. Till skillnad från vattenfall använder Scrum iterativa och inkrementella processer - så kallade sprintar - för att leverera kundvärde under hela projektutvecklingen. Resultaten och erfarenheterna från varje sprint påverkar efterföljande sprintar, tills projektet är klart. Istället för att följa en detaljerad plan som skapades före projektets genomförande förlitar sig Scrum-teamen på kundens visioner och förväntningar (så kallade "user stories" - vi kommer att titta på dessa senare i den här artikeln). Scrum lämpar sig bäst för projekt som kräver flexibilitet (dvs. planen utvecklas under genomförandet), men som samtidigt är tillräckligt definierade för att uppnå kundernas mål.
Det är viktigt att notera att även om Scrum är ett populärt och effektivt sätt att genomföra Agile-principerDet är inte alls det enda sättet. Det finns många Agile-baserade metoder, t.ex. Crystal, Feature Driven Development, Extreme Programming (XP), DSDM Atern och flera andra. Dessa tillvägagångssätt har viktiga skillnader, men de är alla grenar av Agile-trädet i och med att de har ett iterativt tillvägagångssätt för att leverera en Projekt under hela dess livscykel.
Vad är Scrum i enkla termer?
Det enklaste och lättaste sättet att förstå vad Scrum-metodik i projektledning är - och vad det inte är - är att fokusera på det mest uppenbara och definierande kännetecknet för metoden: sprintar.Sprintar är en upprepningsbar, fast tidsram under vilken Scrum-teamet arbetar för att skapa en färdig produkt (för just den sprinten) till högsta möjliga värde. Sprintar kan pågå i allt från några dagar till några veckor.
Under varje sprint är det Scrum-teamet - och inte PMO, ledningen eller någon annan extern intressent - som bestämmer vem som gör vad, i vilken ordning och i vilken takt. Denna självorganiserande och självförvaltande aspekt är viktig, eftersom inget kan få ett Scrum-projekt att spåra ur snabbare än om arbetsbelastningen flyttas eller omprioriteras under en sprint. Tänk dig att det är som när en 100-yard dash-idrottare, efter att ha startat från startblocket, upptäcker att loppet har ändrats vid 20-yard-märket, och sedan igen vid 50-yard-märket och 75-yard-märket. Resultatet skulle bli kaos!
Scrum-metodik: Team
Det finns tre typer av roller i ett Scrum-team: Scrum Master, Product Owner och Delivery Team.
Scrum Master har fyra funktioner som är avgörande för projektets framgång:
- De är förespråkare som ser till att teamet har de verktyg, den budget och andra resurser som behövs för att lyckas.
- De är kommunikatörer och utbildare som samarbetar med andra team och avdelningar för att hjälpa dem att förstå hur Scrum (och Agile i allmänhet) fungerar.
- De är beskyddare som förhindrar att interna eller externa intressenter stör teamet eller agerar på ett sätt som har en negativ inverkan.
- De är coacher som arbetar i teamet för att medla i tvister. De arbetar också enskilt med enskilda gruppmedlemmar för att ge stöd, vägledning och råd.
Produktägaren har också flera olika roller - den viktigaste av dem är att han/hon är "kundens röst" och som sådan har han/hon rätt att fatta viktiga beslut om produkten. De kommunicerar också kundens vision och förväntningar till teamet och definierar och prioriterar produktbackloggen (vi kommer att titta på produktbackloggen i nästa avsnitt). Ett centralt verktyg som produktägare använder sig av är en användarberättelse. När det gäller programvaruutveckling beskriver detta dokument en programvara eller en programvarufunktion ur kundens perspektiv och innehåller en mängd olika detaljer, t.ex. vem programvaran är avsedd för, vilken typ av erfarenhet slutanvändarna ska ha osv. Leverantörsteamet förlitar sig på detta för att se till att det de skapar (genom fjädrar) överensstämmer med kundens behov och förväntningar.
Sist men inte minst är medlemmarna i leveransteamet, som tillsammans är ansvariga för att genomföra varje sprint och i slutändan skapa en färdig produkt. Det finns tre egenskaper hos Scrum-team som gör att de skiljer sig markant från konventionella team:
- Som tidigare nämnts är de självorganiserande. Det handlar inte om makt, utan om pragmatism. Scrum-team som inte är självorganiserande hamnar snabbt i konflikter, förvirring och kaos.
- De är radikalt demokratiska. Senioritet och befattningsbeteckningar spelar ingen roll i Scrum-team - det viktiga är om varje medlem i teamet är kompetent, effektiv och kan arbeta i samarbete.
- De är relativt små. Det finns ingen absolut regel för hur många medlemmar som kan ingå i ett Scrum-team (det är inte som ett idrottslag), men i allmänhet har de flesta team mellan fem och nio medlemmar. Ju större teamet är, desto svårare kan det vara att uppnå samförstånd och underlätta samarbetet.
Scrum-metodik: Backlogs
På Scrum-metodik i projektledning finns det två typer av backlogs: produkt- och sprintlistor.
- I produktbackloggen samlas detaljer - både tekniska och användarcentrerade - om allt som måste slutföras inom ett projekt. Produktägaren ansvarar för produktbakloggen.
- Sprint backlog är en omfattande lista över alla uppgifter som måste slutföras under varje sprint. Listan tas fram under planeringsmötet för sprint (som beskrivs nedan). Grupperna använder vanligtvis en nedbrytningsdiagram. när du utvecklar och analyserar sprint backlog. Detta är en grafisk representation av den återstående ansträngningen över tiden och är användbar för att förutse när allt arbete kommer att vara slutfört.
Scrum-metodik: Ceremonier
De som inte är med i Scrum-världen kanske hör talas om "Scrum-ceremonier" och undrar vad i helvete det är som pågår! Ska teammedlemmarna klä upp sig formellt och genomföra någon formell ritual eller iakttagelse? Nej, ceremonier är i huvudsak fyra typer av möten: sprintplanering, dagliga stand-ups, sprintgranskningar och retrospektiva möten.
- Sprintplanering sker innan varje sprint startar. Hela laget (dvs. Scrum Master, produktägare och medlemmarna i leveransteamet) träffas och bestämmer vad som ska ske under sprinten. De uppgifter och mål som ligger högst upp i backloggen behandlas först. I allmänhet tar planeringsmöten för sprintar en timme för varje vecka av en sprint. Detta är dock ingen absolut regel. I vissa fall där det råder oenighet eller där frågorna är komplexa är det nödvändigt att lägga betydligt mer tid på sprintplanering.
- Stand-up-mötet äger rum dagligen och gör det möjligt för varje medlem av teamet att checka in och rapportera om sina framsteg, med fokus på vad de gjorde föregående dag, vad de planerar att göra idag och vilka hinder eller utmaningar de upplevde eller förväntar sig. Stand-up-möten är utformade för att vara så korta som möjligt och tar sällan mer än 30 minuter i grupper med 5-9 personer (större grupper tar naturligtvis längre tid).
- På sprintgranskning visar och beskriver Scrum-teamet vad de har uppnått under en viss sprint. Under granskningen ställer produktägaren (som representerar kunden) vanligtvis frågor och ger feedback (helst praktisk och konstruktiv).
- Retrospektiva möten är möten som endast är öppna för Scrum-teamets medlemmar. I vissa fall kan produktägare bjudas in, men endast om de är involverade i det dagliga genomförandet av projektet. Syftet med retrospektiven är att teammedlemmarna ska reflektera och analysera vad som har hänt hittills - det goda, det dåliga och det fula - för att kunna göra förbättringar i kommande sprintar.
Innan vi går vidare bör det tilläggas att så kallade stand-up-möten inte innebär att deltagarna bokstavligen måste stå upp under mötet. Etiketten återspeglar snarare att mötena ska vara korta (dvs. om de vill kan deltagarna faktiskt stå kvar under mötet utan att känna sig utmattade). Det är inte heller nödvändigt att dessa möten äger rum personligen. De kan äga rum (och gör det numera ofta) virtuellt på webben med hjälp av olika videokonferensprogram.
Scrum-metodik inom projektledning: Fördelar
Scrum erbjuder flera betydande fördelar jämfört med vattenfall och andra icke-Agile-metodiker, bland annat:
- Förmåga att snabbt anpassa sig till förändringar - vilket kan innebära att undvika risker och/eller utnyttja möjligheter.
- Kapaciteten att snabbt starta projekt i stället för att ägna veckor och månader åt att utveckla en detaljerad plan.
- Större transparens och synlighet tack vare en kombination av dagliga möten, löpande kontroller och planering av sprintar.
- Mer ansvar och kontroll på lagnivå.
- Förbättrat samarbete och kunskapsutbyte. Kom ihåg att senioritet och befattningstitlar är irrelevanta i Scrum-team - det viktiga är om teammedlemmarna utför sina uppgifter på ett effektivt sätt eller inte.
- Potentiella kostnadsbesparingar, eftersom problem och frågor tas upp när de uppstår - inte senare i projektet när det kan bli dyrt och tidskrävande att lösa dem.
Scrum-metodik inom projektledning: Potentiella nackdelar
Det finns också vissa potentiella nackdelar med Scrum-metodiken, bland annat:
- Större team kan vara svåra att hantera, men mindre team kan sakna kunskap, erfarenhet och kapacitet för att utföra uppgifter på ett effektivt och snabbt sätt.
- Det finns en risk för scope creep - dvs. att projektet gör mer än vad som ursprungligen planerades. Det är här som en duktig Scrum Master är viktig!
- Det kan förekomma vissa konflikter mellan människor, eftersom gruppmedlemmar med olika erfarenhet kan ha svårt att nå samförstånd.
- Sprint efter sprint kan leda till utbrändhet och utmattning. För att hantera detta - eller ännu hellre undvika det - bör organisationer överväga att införa Kanban. Vi diskuterar detta mer i nästa avsnitt.
Om Kanban
I likhet med Scrum fokuserar Kanban på att slutföra uppgifterna i backloggen och ständigt förbättra prestationen. Detta sker dock inte genom sprintar. Den uppnås snarare genom kontinuerlig leverans och pågående iteration. Dessutom finns det inga obligatoriska roller, vilket innebär att gruppmedlemmarna behåller sina vanliga arbetstitlar och yrkesidentiteter. Några ledande programvarulösningar för uppgiftshantering stöder Scrum, Kanban och konventionella vattenfallsmetoder, så att organisationer som för närvarande använder en mer traditionell metodik gradvis kan övergå till en Scrum/Agile-ram.
The Final Word
Scrum-metodik i projektledning kan vara ett mycket effektivt sätt att driva och slutföra projekt. Men det är - och kommer alltid att vara - både en vetenskap och en konst. De förstnämnda eftersom det finns vissa grundläggande principer, begrepp, verktyg och metoder. Det sistnämnda eftersom varje projekt är annorlunda och ju mer erfarenhet gruppmedlemmarna får, desto mer självsäkra och kompetenta blir de!
