Grunden för projektledning är anpassning. Förmågan att anpassa sig kräver ett raffinerat och skickligt sätt att hantera situationen. Att leda ett projekt på ett effektivt sätt innebär att anpassa sig till projektets begränsningar och att genomföra processen. Förmågan att klara av utmaningar är verkligen det som definierar en framgångsrik projektledare.
Vad är projektbegränsningar?
Projekt är helt och hållet resursberoende, och när någon komponent i ett projekt saknas betraktas det som en "begränsning". För att slutföra ett projekt i tid, inom budget och enligt behov måste begränsningar i projektledningen åtgärdas innan de blir ett problem.
För att kunna känna igen eventuella begränsningar i ledningen bör projektledaren alltid ha följande resurser tillgängliga. Om någon av dessa saknas är det fråga om begränsningar:
- Time
- Money
- Arbetskraft
- Materials
- Utrustning
- Tools
- Expertis
- Kompetens
- Åtagande
- Alla relaterade krav
Det värsta en projektledare kan göra är att ignorera begränsningar - att förlora någon av dessa resurser kan leda till att projektet misslyckas totalt. För att hantera dessa begränsningar måste en PM ha rätt kompetens och utbildning för att veta vad han ska göra.
De rätta verktygen
För att klara av projektets begränsningar är det viktigt att tidigt skaffa sig en verktygslåda, precis som för alla andra uppgifter. Att förstå de bästa tipsen och knepen för att undvika katastrofer hjälper en projektledare att vara förberedd för alla situationer. Nedan följer några av de mest beprövade och sanna metoderna för att PM ska kunna vinna kampen mot projektbegränsningar:
Definiera frågan
En PM kan inte ta några ytterligare steg förrän han/hon verkligen förstår vilken resursbrist som orsakar begränsningen. Det finns många olika faktorer som kan orsaka en begränsning, men här är de tre vanligaste:
- Tid: När ett projekt har en påtvingad tidsfrist, t.ex. en planerad händelse, kan detta betraktas som en tidsbegränsning. Uppgifterna kan flyttas inom ett projekt, men förfallodagen är viktig och måste hållas för att projektet ska anses vara framgångsrikt.
- Budget: En begränsning av pengar hindrar teamet från att skaffa ytterligare resurser som behövs för att slutföra projektet. Budgeten kan också begränsa projektets omfattning.
- Kvalitet: Detta är en begränsning som skapas av specifikationerna för produkten/tjänsten. Om kvalitet ses som en begränsning har vanligtvis en av de två andra begränsningarna (tid eller budget) redan blivit ett problem.
När alla begränsningar i ett projekt har identifierats kan projektledaren tillämpa de bästa metoderna för att lösa dem. Vissa begränsningar kanske inte kan lösas helt och hållet, men om de identifieras först kan rätt verktyg användas för att uppnå bästa möjliga resultat.
Struktur för arbetsfördelning
En arbetsfördelningsstruktur (WBS) är en del av de bästa metoderna för projektledning och är ungefär som en projektplan för projektledaren. WBS organiserar och listar projektets uppgifter i detalj, liksom tidsplaner och gruppmedlemmar. Hur exakt WBS är och hur projektledaren hanterar aktiviteterna inom WBS är avgörande för projektets framgång.
Aktiviteter som dyker upp i ett projekt och som inte finns med i WBS kan betraktas som "out of scope" och en projektbegränsning. Därför är det bäst att skapa en unik WBS för varje projekt i stället för att använda en mall. Detta gör det lättare att känna igen projektspecifika begränsningar.
Mätning av prestanda
Under hela projektets livscykel bör projektledaren kontinuerligt söka efter begränsningar genom att mäta resursernas prestanda. Det bästa sättet att mäta effektiviteten är att upprätta en så kallad nyckelindikator (KPI). KPI:er kan omfatta mätning av något av följande inom ett projekt:
- Tidsplan
- Slutförande av projektet
- Utveckling av eftersläpning
- Kostnader för arbetskraft
- Resource allocation
Listan över KPI:er bör i slutändan definieras utifrån projektets behov och kan också ändras under hela livscykeln. När prestationsmått har fastställts och den faktiska effektiviteten har dokumenterats kan projektledaren vidta åtgärder för att rätta till problemet.
Genomföra kontroller
Att införa kontroller är det sista steget i arbetet med att hantera begränsningar i projektförvaltningen. Att fastställa standarder och bästa praxis som är projektspecifika är det bästa sättet att hålla teammedlemmarna engagerade och med på tåget. Detta kan omfatta allt från att fastställa tidsfrister till att utveckla budgetar och omfördela resurser. Hur en projektledare beslutar sig för att hantera dåliga resultat kommer att bidra till projektets framgång.
Projektledning är en bransch som består av många delar, men nyckelordet är "ledning". En professionell PM bör ha förmågan att inte bara förutse problem innan de uppstår, utan också ha förmågan att ta itu med dem direkt och fastställa standarder för att se till att de inte upprepas. Det är detta som i slutändan skapar ett framgångsrikt projektresultat och en mycket skicklig projektledare.
