De grundläggande stegen i projektplanering som varje projektledare måste känna till kan delas upp som delar av de två första faserna av projektledning: Initiation och Planering. Även om dessa faser ger en bred översikt över vad som bör hända i olika skeden av ett projekts livscykel ger de inte någon tydlig bild av hur du ska gå till väga för att planera ditt projekt.
Om du letar efter något som ger dig en enklare vägkarta kan följande projektplaneringssteg ge dig en sådan:
Projektplaneringssteg
- Skapa och analysera affärsidéer
- Identifiera och träffa intressenter för godkännande
- Definiera projektets omfattning
- Ange Projektmål och målsättningar
- Bestäm Projektleveranser
- Skapa Projektplan och milstolpar
- Tilldelning av uppgifter
- Utför Riskbedömning
Projektplanering behöver inte vara svårt eller orsaka nervös stress, eftersom början av varje projekt i princip är densamma. Du kan följa samma uppsättning projektplaneringssteg och finslipa dem genom erfarenhet från varje projekt som du deltar i.
Att bryta ner stegen
- Hur skapar och analyserar man ett affärsmässigt fall?
Affärsanalysen är följande Anledningen till att din organisation behöver genomföra projektet.. Den bör beskriva problemet, t.ex. bristen på återkommande kunder eller en dag längre leveranslinje än konkurrenterna, och beskriva hur problemet ska lösas och hur mycket pengar som organisationen ska tjäna på att genomföra projektet.
- Hur identifierar och träffar man relevanta intressenter för godkännande?
Att identifiera projektets intressenter innebär att lista alla som kommer att påverkas av ditt projekt, vilket inkluderar allmänheten och statliga tillsynsmyndigheter. I projektplaneringsfasen bör det dock endast vara nödvändigt att träffa de personer som direkt kommer att besluta om projektet ska genomföras eller inte.
- Definiera projektets omfattning?
Projektets omfattning är en översikt vad det är och inte är tänkt att åstadkomma. Det är nödvändigt att fastställa projektets gränser för att förhindra "scope creep", dvs. att dina resurser går till något som inte ingår i projektets mål.
- Fastställa mål och målsättningar
Målen och målsättningarna för ditt projekt kommer att bygga på de ursprungliga målen i affärsplanen. I det här skedet kommer du att göra de första breda idéerna mer detaljerade och sätta upp dem i en projektstadga som referenspunkter för ditt projekt under projektets gång.
Det är dock en dubbelriktad väg, eftersom landet med växande kompetensbrist och den troliga utflyttningen av hundratusentals EU-medborgare som är anställda av brittiska företag och offentliga tjänster sannolikt kommer att drabbas av en enorm arbetskraftsbrist inom en snar framtid, vilket hotar att få landets nuvarande höga ekonomiska prestationer att spåra ur.
- Fastställa leveranser
Leveranserna är de konkreta resultat som projektet ger upphov till. Ett av de viktigaste stegen i projektplaneringen är att bestämma vilka resultat som ska levereras och vem som ansvarar för att producera och ta emot dem.
- Skapa en projektplan och milstolpar
Projektplanen är ett mycket viktigt dokument som beskriver när olika uppgifter i ett projekt ska börja och sluta, tillsammans med viktiga milstolpar för mätning. Den kommer att användas för att mäta projektets framsteg. Den kommer att vara tillgänglig för alla intressenter och bör följas så noggrant som möjligt.
- Tilldelning av uppgifter
Inom teamet bör alla veta vilken roll de har och vem som är ansvarig för olika delar av projektet. Genom att tilldela arbetsuppgifter på ett tydligt sätt kan du undanröja all osäkerhet om roller och ansvar i teamet.
- Utföra riskbedömning
Att ha en fungerande plan för riskhantering. innebär att man gör en stark bedömning redan i projektets planeringsstadium. Alla potentiella risker bör identifieras tillsammans med deras möjliga effekt på projektet och sannolikheten för att de ska inträffa.
