Intressenterna är de mest inflytelserika personerna i ett projekt, men det kan vara en utmaning att väcka deras intresse. För att projektledare ska kunna göra stora förändringar, justeringar eller beslut inom ett projekt behöver de stöd från intressenterna. Därför är det viktigt att hanteringen av intressenter är en del av projektmetodiken, så att projektledaren har det stöd han behöver för att lyckas med projektet.
Vilka är aktörerna?
En intressent är långt mer än den som håller i plånboken. I moderna projektledningstermer är en intressent egentligen vem som helst som har ett intresse av projektet, oavsett om de är interna eller externa. De viktigaste intressenterna i ett projekt är vanligtvis de som bestämmer över budgeten (vanligtvis betraktas de som "beställare"), men det kan också vara en leverantör eller en teammedlem.
Hantering av intressenter
Tanken är att om de bromsar upp eller hindrar delar av arbetet från att utföras måste de vara mer involverade i projektet. Detta innebär att de bör utveckla sina egna färdigheter i hantering av intressenter för att bidra till ett framgångsrikt resultat. Det bästa sättet att finslipa sina färdigheter är att delta. Därför finns här några sätt som intressenterna kan använda för att göra anspråk på ett projekt:
Att skriva om omfattningen
De inledande skedena av projektplaneringen är den bästa tiden för att involvera intressenterna. Att få med alla sponsorer på projektets omfattning är som att bjuda in dem att planera festen i stället för att städa upp. Detta leder också till en högre grad av engagemang under hela projektets livscykel, eftersom samarbetet skapar ett djupare intresse överlag.
Inkludering
Ett stort misstag som vissa projektledare gör är att undvika att involvera intressenterna när det i själva verket borde vara tvärtom. Projektledare bör alltid sträva efter att samarbeta med intressenterna . Ju mer involverad en extern intressent känner sig i ett projekt, desto mer kommer de att bry sig om resultatet. Utveckling av intressenthantering innebär öppet samarbete, kommunikation och mottagande av idéer. Varför skulle någon vara intresserad om du utesluter dem? Det finns många samarbetsverktyg på som kan användas för att göra ett projekt mer inkluderande.
Accountability
Förmågan att hantera intressenter innebär att man måste kunna ta ansvar. Detta innebär att man måste vara delaktig. Ju mer inkluderad en intressent är, desto lättare är det att fastställa ansvarsskyldigheten. Det är också därför det är viktigt att involvera dem från början, eftersom det är då man bestämmer vem som är ytterst ansvarig för vad.
Även om projektledaren tenderar att ha den högsta risken när det gäller projektresultat har de mest framgångsrika satsningarna alltid kommit från ett motståndskraftigt samarbete och aktivt engagemang från alla sidor.
Projektledning och intressenthantering är de två färdigheter som bör styra ett projekt. Alla som har ett intresse av projektet bör bidra till att det blir framgångsrikt. Det är en del av PM:s uppgift att informera intressenterna om de inte hjälper projektet så mycket som de borde och hjälpa dem att förbättra sina ledningsfärdigheter. I slutändan kan en projektledare bara dra nytta av intressenter som är informerade, engagerade och redo att hantera.
