En effektiv uppföljning av projektbudgeten på är nödvändig för att säkerställa att projektkostnaderna inte går ur kontroll - och potentiellt hotar projektets framgång. I den här informativa och lättlästa artikeln beskrivs grunderna för projektbudgetuppföljning, inklusive bästa praxis och en metodik med 7 faser.
En av de svåraste uppgifterna inom projektledning är att spåra kostnader och hålla koll på projektutgifterna. För att kunna följa upp kostnaderna måste man uppskatta budgetar, införa kontroller, mäta resultat, uppdatera prognoser och kontinuerligt kommunicera. Det är en fortlöpande process som måste inledas redan i början av planeringen och som måste fortsätta under hela projektets livscykel.
Lyckad uppföljning av kostnader innebär ett planeringssystem som börjar i de tidiga utvecklingsfaserna. Följande är tips för att uppskatta och spåra kostnader, men observera att det finns en särskild ordning för att utföra exakt kostnadsspårning:
- Förberedande planering
- Uppskatta budgetar
- Upprätta kostnadskontroller
- Spårning av kostnader
- Mätning av resultat
- Uppdatering av prognoser
- Kontinuerlig förbättring
Förberedande planering
Det första steget är att sätta sig ner med ditt team och göra en en realistisk uppskattning av projektbudgeten. Kostnadsuppföljning innebär att man undersöker varje fas och de resurser som krävs för den. Planen bör omfatta alla aktiviteter inom projektet och innehålla tillräckliga beredskapsmöjligheter. Vid den här tidpunkten bör allt vara redovisat. Detta omfattar all hårdvara, programvara och material. Dessutom bör projektledaren inkludera alla arbetskostnader för att få en väl avrundad uppfattning om den förväntade budgeten.
Uppskatta budgetar
När uppskattningen formellt har godkänts av intressenterna investeras de första pengarna. Detta betraktas som en basbudget. Det som projektledaren har i handen i början av projektet är utgångspunkten för all planering.
Med hjälp av projektets resursplan och tidtabell kan du fastställa månadskostnaden för att driva projektet. De förväntade månadsutgifterna bör dokumenteras öppet för ditt team så att alla kan hålla sig på rätt spår.
Upprätta kostnadskontroller
Nu när du vet var pengarna är fördelade är det dags att skydda dem och se till att de får rätt resurser. Fastställande av kostnadskontroller Det innebär att gruppmedlemmar får möjlighet att ge tillstånd och godkänna vissa saker. Olika typer av utgifter kan kräva olika underskrifter, men tanken är att det aldrig helt och hållet ska vila på en enda person. Kostnadskontroller kan fastställas för bland annat:
- Tidrapporter och godkännande av arbetskraft
- Leverantörsfakturor
- Materials
- Hårdvara och programvara
- Ytterligare kostnader
Delegering är nyckeln till kostnadsuppföljning. Du kan inte göra allt själv och du ska inte försöka. Om du tappar bollen på något kan det leda till att din budget tappar kontrollen.
Spårning av kostnader
För att kunna spåra något måste det registreras. Notera i slutet av månaden hur du har klarat dig i förhållande till budgeten. Ingenting är någonsin perfekt och ibland kan du ligga över eller under, men tanken är att du håller ett öga på det. Genom att kontrollera varje månad kan du göra nödvändiga justeringar i budgeten eller i resurserna för att fortsätta att gå framåt. Det gör att du kan hantera ett projekt bättre.
Ekonomiavdelningen har vanligtvis denna månatliga siffra för dig och den bör följas upp, registreras och meddelas teamet. Ge beröm när det är på sin plats och motivera när det är nödvändigt för att hålla teamet på rätt köl.
Mätning av resultat
I slutet av varje rapporteringsperiod är det viktigt att beräkna dina mätvärden. Mät hur mycket pengar som projektet har spenderat inom ramen för budgeten jämfört med vad du hade förväntat dig att spendera. Siffrorna bör ligga nära varandra om du har planerat tillräckligt i förväg. Projektrapporterna ska alltid innehålla kostnadsberäkningar och andra analyser som behövs för att förklara kostnadsuppföljningen.
Uppdatering av prognoser
Detta är ett viktigt steg eftersom vi alla vet att allt kan hända. Projekt går inte alltid som planerat och ibland är det helt utanför din kontroll. Det du däremot har kontroll över är din rapportering. Se till att du uppdaterar din prognostiserade månadsbudgetering så att den återspeglar alla förändringar som har ägt rum.
Behovet av uppdatering kan uppstå av olika skäl. Driftskostnaderna kan vara högre eller lägre än du räknat med. Dina prognoser kan också ha varit felaktiga från början av projektet. Du kanske har insett att en resurs var otillgänglig eller hade blivit dyrare när du kom in i arbetet. Så länge du uppdaterar dina prognoser och dokumenterar förändringar har du uppfyllt din del av avtalet.
Kontinuerlig förbättring
Ingen förändring kan någonsin förbli bestående utan ständiga förbättringar och kommunikation. Om något går fel kommer intressenterna aldrig att få reda på det om du inte berättar för dem. Genom att skapa öppenhet för den högsta ledningen när det gäller kostnadsuppföljning kan du få lite mer frihet om det går snett.
Att spåra kostnader och budgetering av projekt är ingen exakt vetenskap och ingenting är någonsin garanterat, men ändå känner projektledare ofta att misslyckandet faller helt på deras axlar. Om du alltid anstränger dig för att följa upp kostnaderna på ett korrekt sätt genom att planera din månadsbudget i förväg, upprätta kostnadskontroller, mäta dina resultat, justera prognoserna och kommunicera med dina medarbetare, kommer du att vara mycket säkrare.
