Initieringsfasen är Den första av de fem huvudfaserna i projektledning. och anger tonen för hur projektet kommer att fortskrida. Den kommer att ge en makrobild av projektet, t.ex. genom att ge en bred motivering till varför projektet behövs och ge intressenterna en möjlighet att överväga om det ska få grönt ljus eller inte.
Projektledningens fem faser:
- Inledande av projekt
- Projektplanering
- Projektutförande
- Övervakning och kontroll av projekt
- Avslutande av projektet
Även om man kommer att ge detaljer om projektet i stora drag betyder det inte att man inte kommer att Leveranserna från projektets inledningsfas. kan vara slarviga eller mindre uppmärksammade. Det här är din möjlighet att starta projektet så som du vill att det ska fortsätta, och dessa tidiga dokument kommer att utgöra grunden för den framtida projektplanen och stadgan.
Leveranser under projektets inledningsfas
Visionsdokument - I detta dokument anges de höga verksamhetskraven för projektet och vilka de berörda parterna och intressenterna är. I den presenteras projektet, dess bakgrund, vilka problem som påverkar verksamheten och vilken lösning som projektet skulle ge.
Utveckla en affärsmotivering - Affärsmotiveringen kommer att gå djupare in på hur mycket det specifika problemet kostar organisationen och hur den föreslagna lösningen kommer att lösa problemet. Den kommer också att beskriva organisationens vinster på kort, medellång och lång sikt, tillsammans med andra fördelar, t.ex. ökad kapacitet inom ett område och eventuell licensiering av det som utvecklats.
Genomför en genomförbarhetsstudie - I projektets inledningsfas måste man också ta reda på om projektet verkligen kan genomföras. Genomförbarhetsstudien kommer därför att undersöka andra områden än budgeten, t.ex. lagstiftningskrav, resurskapacitet och tillgång till leverantörer.
Scope Statement- Innan ett projekt genomförs är det viktigt att veta var dess gränser går, vad som ingår i dess omfattning och vad som inte ingår. Områdesförskjutning kan vara en stor risk för projekt och definitivt en huvudvärk för projektledare, eftersom det kan leda till att teamet belastas extra mycket, att resurser avleds och att projektleveranser missas. Genom att tydligt fastställa projektets omfattning i inledningsfasen kan interna och externa intressenter veta exakt var du står.
Preliminär budgetkalkyl - I den första budgetkalkylen görs en kostnadsbaserad analys av vad som kommer att krävas för att projektet ska kunna genomföras. I detta bör alla potentiella insatser anges, inklusive kostnader för personal, teknik och lokaler.
Kommunikationsplan - Kommunikation mellan de olika intressenternaEftersom kommunikationsplanen är ett viktigt dokument för varje projektledare och dessutom en kanal för projektinformation till och från teamet, är den ett viktigt dokument för varje projektledare. I planen anges hur, hur ofta och varför olika parter kommer att kommunicera med varandra under projektets gång.
Uppstartsmöte - På uppstartsmötet samlas alla relevanta intressenter för att beskriva projektets mål och hur de ska uppnås. Förutom att informera dem om projektets omfattning är det också en viktig tidpunkt för att få de olika parterna att köpa in sig, vilket kan ge ditt projekt en bra startpunkt att utgå ifrån.
För mer information om de olika faserna i projektledningens livscykel, läs mer i Vilka är de fem stegen i projektledningen?
