En projektomfattning ger projektet en bra start.Den definierar vad projektet ska uppnå och inte uppnå och informerar alla intressenter om gränserna för målen. En projektomfattning bör kortfattat sammanfatta informationen och tidsplanen för projektet. Själva dokumentet behöver inte vara särskilt långt, inte mer än en sida eller bara några stycken, men det är mycket viktigt vad det innehåller för att det ska vara effektivt. Även om det kan verka enkelt, är det viktigt att veta hur man definierar ett projekts omfattning på rätt sätt, vilket är en nyckelkompetens som alla projektledare måste kunna.
Hur man definierar ett projekts omfattning
Översikt Projektmål och mål
Dessa är den övergripande inriktningen på vad projektet vill uppnå. Den ska vara relativt direkt och i ett tydligt format. Till exempel, SMART-metoden används ofta.Det innebär att målen ska vara specifika, mätbara, uppnåeliga, relevanta och tidsbundna. När det gäller projektets omfattning kan ett exempel på detta vara att öka ett företags närvaro i sociala medier med 50 % inom tre månader, mätt i antal följare i sociala medier.
Bekräfta projektets leveranser
Detta är de mer praktiska delarna som ska vara klara i slutet av projektet. Om till exempel -projektets mål var att bredda företagets kundbas, kan ett resultat av detta vara att få 15,000 nya leads under projektets gång.
Tillhandahålla en tidsplan för milstolparna
Detta bör ge en grov uppskattning av vilken tidslinje projektet arbetar med. Det är inte nödvändigt att vara extremt exakt i projektets omfattning, det kommer att göras på projektets tidslinje, men det bör finnas en allmän översikt. Till exempel att projektet kommer att ha uppnått 1/3 av sina leveranser under den första månaden av ett tvåmånadersprojekt.
Identifiera vad som ingår och vad som inte ingår i tillämpningsområdet
Detta är en av de viktigaste användningsområdena för project scope, där projektets gränser beskrivs. Det är alltid viktigt för en projektledare att se till att ett projekt inte överskrider sin omfattning. Genom att fastställa vad som ingår och inte ingår i projektet redan från början blir det lättare att se till att det inte uppstår projektkrypning och bristande fokus.
Bedömning av tillgängliga resurser
Denna del av projektets omfattning ger en bedömning av vad som finns tillgängligt för projektet att arbeta med. Den bör innehålla en kortfattad beskrivning av budgeten, samt vilka gruppmedlemmar och tekniska resurser som kommer att användas för att slutföra projektet.
Analysera projektbegränsningar
Även om alla projektledare skulle vilja kunna lova att deras projekt skulle uppnå allt som intressenterna ville, är detta sällan, om ens någonsin, möjligt. En genomgång av projektets begränsningar och gränserna för dess möjligheter innebär att alla intressenter är väl medvetna om vad projektet ska leverera.
Planview AdaptiveWorks förmåga att hjälpa dig att definiera projektets omfattning kan vara ovärderlig för att ge full klarhet till alla intressenter, både inom och utanför ditt team. Gör en gratis provperiod och se själv..
