En av de viktigaste färdigheterna hos en effektiv projektledare är förmågan att bedöma och minska riskerna. Att upptäcka hinder på vägen, förutsäga resultat och förhindra misslyckanden är alla delar av ansvaret för att leda ett projekt framgångsrikt.
Riskbedömning kan vara en konstform, och det finns många olika sätt att göra jobbet. Vi ger dig en grundläggande översikt nedan.
Vad är riskbedömning?
Den breda definitionen av riskhantering är förmågan att identifiera och definiera alla risker som är förknippade med ett beslut och sedan utvärdera alla möjliga resultat och potentiella effekter av dessa risker. Det är förmågan att se problem när de uppstår, hantera dem när de uppstår och slutligen försöka förhindra att de uppstår igen.
Det finns två typer av riskbedömning: kvalitativ och kvantitativ. Kvalitativa riskbedömningsmetoder är de mest effektiva, men de är vanligtvis svåra att finansiera eftersom de saknar numeriska uppskattningar. Vid kvalitativ förvaltning används beskrivande och kategoriska behandlingar av information i stället för kvantitativa uppskattningar. De är analytiska, evidensbaserade beskrivningar av risker, men har fortfarande två primära funktioner:
- Identifiering av risker
- Riskbeskrivning och riskanalys
Riskberättelsens betydelse och beståndsdelar
En riskberättelse är utgångspunkten för en sund bedömning. Riskberättelsen är helt enkelt ett sätt att identifiera och beskriva en specifik risk. Den innehåller en beskrivning av de fyra generiska riskbedömningstyperna:
- Kategorisering av faror
- Konsekvenser
- Sannolikhet
- Slutlig risk
Det är i riskberättelsen som problemen identifieras, definieras och beskrivs. Det är naturligtvis bara halva kampen - resten består av att faktiskt bedöma informationen. När det gäller analysen av berättelsen finns det en mängd kvalitativa riskbedömningsmetoder som man kan använda. Vi undersöker några av dem nedan.
Metoder för riskanalys
På samma sätt som det inte finns någon universell metod för att mäta temperaturen finns det också ett stort antal olika sätt att bedöma risker kvalitativt. Nedan följer några av de mest populära metoderna.
Bedömning av riskernas sannolikhet och konsekvenser
Denna metod innebär att man undersöker sannolikheten för varje risk och hur den kan påverka separata projektmål, t.ex. de som är knutna till budget, tidsplan och resultat. I det här fallet är negativa effekter "hot" och positiva effekter "möjligheter".
Den här typen av bedömning utförs i allmänhet genom att träffa och intervjua intressenter, undersöka pågående arbete och noggrant dokumentera resultaten. PM kan sedan definiera hoten och möjligheterna på olika nivåer beroende på hur de kommer att påverka projektet.
Kvalitativ riskbedömningsmatris (RAM)
En matris för sannolikhet och inverkan är det första steget för att definiera graderingsskalorna för sannolikhet och inverkan av en viss risk. Reglerna för värdering bör specificeras av organisationen i förväg så att projektledaren vet vad han eller hon ska prioritera.
Det slutliga målet med matrisen är att identifiera vilka risker som du behöver utveckla ett svar för. Sannolikheten och konsekvenserna bedöms vanligtvis på följande skala:
- Mycket låg
- Låg
- Måttlig
- Hög
- Mycket hög
Dessa skalor beror i hög grad på projektspecifikationerna. Därför måste projektledaren göra en matris för varje enskild uppgift.
Riskkategorisering
Att gruppera risker efter deras gemensamma orsaker kan hjälpa till att sortera och prioritera problemen. Det hjälper till att fastställa vilka områden i projekten som är mest riskutsatta och arbeta bakåt från det. Genom att kategorisera risker kan projektledare se dem i mindre grupper som är lätta att hantera - ungefär som att dela upp uppgifterna i ett projekt.
Bedömning av brådskande fall
I en kvalitativ riskanalys måste man ta hänsyn till det överhängande hotet från själva risken. Den riskrankning som fastställs i sannolikhetsmatrisen i kombination med riskens brådska kan ge projektledaren en slutlig riskkänslighetsklassning som kan hjälpa dem att bättre prioritera och hantera projekt.
Yrkesmässigt yttrande
Man bör aldrig bortse från en expert på området. Intervjuer och workshops om riskfacilitering är bara två sätt för dig att komma i kontakt med yrkesverksamma som arbetar med kvalitativ riskbedömning.
Att bedöma risker är nästan som att förutse framtiden - det är ingen exakt vetenskap. Men med rätt verktyg - som de från Planview AdaptiveWork - kvalitativa åtgärder och ett öppet sinne kan en skicklig projektledare undvika risker och kontinuerligt styra sina projekt mot framgång.
