Det är viktigt att veta hur man identifierar, dokumenterar, övervakar och kontrollerar en ändringsbegäran i projektledning . Annars förvandlas klarhet snabbt till kaos. Den här informativa och lättlästa artikeln handlar om grunderna för hur man hanterar en ändringsbegäran i projektledning och delar med sig av värdefulla bästa metoder.
Att hantera en projektändringsbegäran är en av de viktigaste - och ibland mest utmanande - aspekterna av projektledning. Den här informativa och lättlästa artikeln handlar om grunderna för att hantera en ändringsbegäran för ett -projekt, inklusive några värdefulla bästa metoder för att öka framgången och undvika problem.
En av de största trenderna inom projektledning för närvarande är förändringshantering, vilket har lett till att många projektledare och organisationer runt om i världen har fått uppgradera sin kompetens och infört den i sina projektprocesser. Även om detta ofta leder till den uppenbara frågan, bara Vad är förändringshantering?? Det grundläggande svaret är att det beskriver alla tillvägagångssätt som används för att stödja organisatoriska förändringar för individer, team och organisationer.
Vad är förändringshantering?
Några av de vanligaste orsakerna till att förändringshantering krävs kan vara:
- Förändringar i kundernas vanor
- Fusioner och förvärv
- Nya internationella handelsförhållanden
- Bättre hantering av ändringsförfrågningar
- Reagera på ny konkurrens
- Anpassning till tekniska förändringar
Förändringshantering är inriktad på att göra projektprocesserna mer flexibla och kapabla att hantera förutsedda risker eller oförutsedda händelser. En av de viktigaste delarna av förändringshanteringsprocessen är att lära sig hantera ändringsförfrågningar, men vad är de egentligen?
Vad är ändringsförfrågningar?
Ändringsbegäran är när en intressent, antingen en kund eller ett internt team eller en intern avdelning, begär en ändring av de processer eller leveranser som redan har beslutats i projektets omfattning. De är relativt vanliga inom alla branscher, men kan ändå orsaka stress och problem när de lämnas in. De kräver inte nödvändigtvis mer arbete och kan till och med ligga inom ramen för omfattningen och bidra till att projektet avslutas tidigare, men problemet kan ligga i hur man hanterar förändringar och byter riktning mitt i projektet, både när det gäller de faktiska leveranserna och mentalt i teamets medvetande.
Så hur kan en projektledare göra sitt team mer anpassningsbart och kapabelt att hantera ändringsförfrågningar? Här är några steg som du kan vidta när du hanterar dem.
Skaffa så mycket information som möjligt.
Innan du kan fatta ett tydligt beslut bör du ta reda på exakt vad som efterfrågas. Be den kund eller avdelning som lämnat in begäran att ge så mycket information som möjligt om vad de vill ändra och vad det finns för affärsmässiga skäl för det.
Bedöma om begäran ligger inom räckvidden.
Om den begärda ändringen är ett utbyte av likadana produkter eller om vissa leveranser ska strykas från projektplanen blir det naturligtvis mycket lättare att besluta om eller genomföra en ändringsbegäran. Ta reda på om begäran är inåtvänd eller utåtvänd Projektets omfattning. är en viktig beslutsfaktor.
Bestäm vad som krävs för att förändringsbegäran ska kunna genomföras.
När du har samlat in all viktig information om vilken förändring som faktiskt begärs är nästa steg att Samla de berörda gruppmedlemmarna. för att ta reda på vad som krävs för att förändringarna ska genomföras. Detta bör omfatta de faktiska omständigheterna kring begäran, t.ex. kostnads- och tidsökningar, ytterligare personalresurser som måste tas i anspråk och eventuella tekniska anpassningar som måste genomföras.
Beslut om att godkänna eller avvisa ändringsbegäran.
Slutligen måste ett beslut fattas. Detta bör vara logiskt, detaljerat och presenteras som en affärsidé. Det är viktigt att komma ihåg att svaret kan vara negativt, projektplanen har redan fastställts så det finns ingen skyldighet att ändra den, särskilt inte om det kan leda till förseningar av tidsfrister, kostnadsöverskridanden eller ett fullständigt misslyckande för projektet.
