Varje projekt har intressenter och att identifiera deras roll och betydelse för projektet kan vara avgörande för att säkerställa ett snabbt beslutsfattande och förmågan att känna igen vilka behov som prioriteras framför andra. Om du undrar hur du identifierar projektets intressenter kan de vara följande definieras i allmänhet som:
En intressent är en individ, grupp eller organisation som påverkas av resultatet av ett projekt. De kan finnas inom eller utanför det organ som sponsrar projektet. Och de kan ha en positiv eller negativ inverkan på projektet.
Med denna definition som utgångspunkt, Olika kategorier av projektintressenter. kan fastställas:
- Interna intressenter: projektledare, projektgrupp, organisationen själv och projektets sponsorer.
- Externa intressenter: Kunder, leverantörer, entreprenörer, myndigheter och det lokala samhället.
Genom att identifiera de intressenter som direkt och indirekt berörs av de beslut du fattar blir det lättare att ta hänsyn till deras behov i ekvationen och i ditt projekt.
Skapa ett register över intressenter
I början av ett projekt är det bra att Upprätta ett register över intressenter. som innehåller en förteckning över varje intressent och information om deras förhållande till projektet, t.ex.
- Name
- Benämning
- Roll i projektet
- Behov av kommunikation
- Projektets intresse
- Påverkan på projektet
- Klassificering
Detta innebär att du har ett lättförståeligt dokument att konsultera när du är osäker på vilken roll en intressent har eller vem som ska beaktas vid ett visst beslut.
Hur man identifierar projektets intressenter enligt deras betydelse
Detta kan dock vara en mycket bred definition och innebära att listan över projektets intressenter kan vara mycket lång och inte nödvändigtvis effektiv när den beaktas i beslutsprocessen. Därför finns det ett behov av att inte bara veta vilka de är utan också att förstå hur man identifierar projektintressenter. vilka som är viktigast för att ditt projekt ska lyckas.
Graham Kenny, VD för Strategic Factors, en byrå för strategisk planering, har skrivit följande i Harvard Business Review Det finns fem frågor som du kan ställa för att fastställa vilka dina viktigaste intressenter är..
Dessa är:
- Har de en grundläggande inverkan på projektets resultat?
Detta hör till frågan om projektets intressenter är direkta eller indirekta. Om ditt projekt till exempel går ut på att förbättra ditt interna kommunikationsnätverk påverkas inte dina kunder direkt, eftersom de i det här fallet bara är intresserade av den slutprodukt som produceras i slutet av din produktionsprocess, inte av hur det går till.
- Kan du tydligt identifiera vad du vill ha av dem?
Vissa intressenter kan ha en mycket abstrakt inverkan på ditt projekt. Ett exempel är ditt lokalsamhälle, som du kan påverka med ditt projekt men som ofta har mycket liten delaktighet i planeringen eller genomförandet.
- Är det en relation som du vill utveckla eller som förblir statisk?
Om du vill öka styrkan i en relation genom ett projekt, till exempel med kunder eller andra avdelningar i organisationen, bör du ta hänsyn till dem. Andra relationer, t.ex. med datavärdar med fasta avgifter eller skatteuppbördstjänster, kan inte förändras annat än genom skalning, så de kan inte räknas som viktiga projektintressenter, även om de har en inverkan på projektet.
- Kan du enkelt byta ut dem?
Det betyder inte att deras intressen inte bör beaktas, men intressenter som relativt lätt kan bytas ut, t.ex. leverantörer eller finansiärer, kan uteslutas från listan över nyckelintressenter eftersom de inte är grundläggande för projektets fortsättning.
- Har du redan räknat dem under en annan term?
Även om de fortfarande är viktiga intressenter är det möjligt att vissa grupper redan har beaktats. Entreprenörer som har avdelats för att hjälpa till med genomförandet av viss utrustning eller vissa system skulle t.ex. överlappa den leverantör som anställer dem och som kanske redan har räknats.
Nu när du vet hur du identifierar intressenterna är det viktigt att du vet hur du kan få dem mer delaktiga i projektets framgång. Här är några av våra bästa tips.
