Für den einzelnen Mitarbeiter mag sich das Bemühen, Signale vom Lärm zu trennen, um Ablenkung zu vermeiden und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, wie ein tägliches Ärgernis anfühlen. Aber für Unternehmen werden Ablenkungen in großem Umfang zu einem echten Problem.
Die Arbeit dauert länger. Die Kreativität leidet. Wenn Mitarbeiter und Teams damit zu kämpfen haben, ihren Fokus zu finden - und noch mehr damit, ihn beizubehalten - scheitern Organisationen daran, ihr wahres Potenzial auszuschöpfen. Und im Zeitalter des schnellen digitalen Wandels kann dieses Versagen manchmal tödlich sein.
Die Daten zur Ablenkung sprechen eine deutliche Sprache. Eine Studie von Microsoft Research hat ergeben, dass ein durchschnittlicher Büroangestellter alle 40 Sekunden von Unterbrechungen bombardiert wird. Und es dauert im Durchschnitt 23 Minuten bis sich jemand nach einer Ablenkung wieder konzentrieren kann, so Gloria Mark, Professorin für Informatik an der University of California, Irvine.
Das Internet ist voll von Ratschlägen, wie Sie einen ruhigen Ort für Ihren Geist finden können. Ja, es hilft, Telefonbenachrichtigungen auszuschalten und Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung aufzusetzen. Aber das sind reaktive Maßnahmen.
Unternehmen müssen aktiv gegen Ablenkung vorgehen. Inmitten all des Lärms wird die Suche nach Fokus nicht nur zu einer Möglichkeit, den Mitarbeitern zu helfen, eine weitere Aufgabe zu erledigen. Unternehmen, die eine Kultur der Fokussierung kultivieren, werden einen Wettbewerbsvorteil gegenüber denjenigen haben, die es nicht schaffen, ein Umfeld zu verhindern, in dem Ablenkung der Status Quo ist.
Die Kunst (und Wissenschaft) der Konsolidierung
Um Teams und Einzelpersonen dabei zu helfen, ihren Fokus zu finden, müssen Organisationen die größeren Prozesse untersuchen, die im Spiel sind.
Es ist hilfreich, die Idee des "Zeitmanagements" hinter sich zu lassen und sich auf die Vereinfachung der Arbeitsabläufe zu konzentrieren. Das Abschalten von Benachrichtigungen und anderen elektronischen Reizen kann helfen, aber es kann noch effektiver sein, die Informationsquellen zu straffen. Alles, was die Teams für ihre Arbeit benötigen, sollte sich effektiv am selben Ort befinden.
Mitarbeiter vergeuden ihre hart verdiente Aufmerksamkeit, wenn sie gezwungen sind, zwischen verschiedenen Kanälen hin- und herzuhüpfen, von Post-It-Notizen über E-Mails bis hin zu Aufgabenmanagern. Den Überblick über die schiere Anzahl der Stellen zu behalten, an denen Teams ihre Prioritäten auflisten, wird zu einer anstrengenden und oft überwältigenden Aufgabe.
Die Informationsflut wiederum kann dazu führen, dass man sich auf ein E-Mail-Wirrwarr einlässt, anstatt zu entscheiden, was wirklich Aufmerksamkeit erfordert. "Reagieren ist viel schneller und einfacher als herauszufinden, was man eigentlich tun soll", sagte Maura Thomas, eine Produktivitätsexpertin, gegenüber Fast Company. "Wenn Sie sechs Stellen haben, an denen Sie nachsehen können, sagen die Leute: 'Ich schaue nur meine E-Mails an, denn die sind ja da'.
Wenn Sie die relevanten Arbeitsinformationen auf eine einzige, destillierte Quelle beschränken, können Sie das Geschwätz eindämmen, das von der eigentlichen Arbeit ablenkt und den Blick auf die eigentliche Arbeit verstellt. Teams brauchen Sichtbarkeit. Sie brauchen Transparenz. Sie brauchen eine einzige Quelle für die Grundwahrheit.
Ehrlichkeit nachverfolgen
Chefs und Kollegen können einzelne Mitarbeiter zur Verantwortung ziehen. Aber ein Unternehmen, das Konzentration fördert, kann seinen Mitarbeitern auch beibringen, sich selbst zur Verantwortung zu ziehen. Die Zeiterfassung kann für jeden, der noch nie wirklich überwacht hat, wie er seine Tage verbringt, ein Wunder sein. Ähnlich wie Sie mit einem Kalorienzähler alles aufzeichnen, was Sie essen, oder jeden Cent aufschreiben, den Sie ausgeben, kann eine ehrliche Zeiterfassung die Fiktionen entlarven, die wir uns selbst darüber machen, wie wir unser wertvollstes Gut wirklich einsetzen.
Die Aufzeichnung des Tages kann auch hilfreich sein, um das Energieniveau zu verfolgen. Ermuntern Sie den Einzelnen, im Laufe der Zeit regelmäßige Perioden hoher Wachsamkeit zu notieren, um festzustellen, wann er sich der anstrengendsten Arbeit widmen sollte. Indem sie anerkennen, dass jeder Mensch in einem anderen Rhythmus arbeitet, und sie dazu ermutigen, ihre eigenen Produktivitätsmuster zu erkennen, können Unternehmen dazu beitragen, sich zu konzentrieren. Unterschiedliche Personen werden auf unterschiedliche Weise dorthin gelangen. "Wir haben festgestellt, dass je mehr wir die Freiheit und Flexibilität haben, unsere Zeit so zu gestalten, wie es diese Abläufe vorgeben (anstatt zu versuchen, diese Abläufe an feste Zeiten anzupassen), desto mehr Wert schaffen wir, individuell und als Team", schreibt Shama Hyder, die Gründerin von Zen Media, in Inc.
Gleichzeitig können Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um den Raum für Konzentration für alle zu schützen. Schaffen Sie Gelegenheiten für "Bitte nicht stören"-Zeiten. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter wissen, dass sie nicht dafür bestraft werden, wenn sie die Benachrichtigungen abschalten. Im Gegenteil, geben Sie ihnen Anreize, ihre wichtigste Arbeit zu identifizieren und ihre Antworten in Echtzeit auf E-Mails, Texte und Sofortnachrichten zu beschränken. Unternehmen können und sollten Richtlinien gegen Ablenkung über verschiedene Kommunikationskanäle entwickeln und die Verwendung von Vorlagen und automatischen Antworten auf häufige Anfragen fördern.
Diese digitalen Best Practices auf individueller Ebene sind die Bewahrung der Vernunft. In großem Umfang führen sie zu erheblichen Kosteneinsparungen in Form von wiedergewonnener Produktivität und Zeit für Kreativität. Indem Sie Ablenkungen einschränken und sicherstellen, dass die Teams nur die Informationen zur Hand haben, die sie benötigen, schaffen Sie eine Unternehmenskultur, die einer sinnvollen Arbeit förderlich ist. Wenn Sie den Ansturm der äußeren Reize unterdrücken, muss niemand mehr auf die Uhr starren. Sie werden bereits wissen, dass jeder das tut, was er wirklich will und braucht.
