Immer mehr PPM-Führungskräfte erkennen, dass die in ihren Unternehmen verwendeten Tools für das Projekt- und Arbeitsmanagement nicht mehr zweckmäßig sind.
In vielen Fällen wurden diese Instrumente schrittweise als Reaktion auf einzelne Bedürfnisse eingeführt. Jetzt sind verschiedene Teile des Unternehmens auf verschiedene Tools angewiesen - und keines davon ist geeignet, moderne, anpassungsfähige Arbeitsmethoden zu unterstützen.
Gleichzeitig sind viele Projektteams völlig abhängig von einem Mischmasch aus E-Mails, Tabellenkalkulationen, Dokumenten und manuellen Zeitberichten geworden. Dies macht nicht nur eine genaue Berichterstattung nahezu unmöglich, sondern ist auch völlig unskalierbar.
PPM- und andere Unternehmensleiter suchen aktiv nach Möglichkeiten, ihr Technologieprofil zu konsolidieren und gleichzeitig eine Vielzahl neuer Geschäftsanforderungen zu unterstützen. Wie sollten sie also vorgehen?
Hier setzt der Gartner-Bericht, 2020 Market Guide for Adaptive Project Management and Reporting, ins Spiel kommt.
Was ist adaptives Projektmanagement und Berichterstattung?
Der Markt für PPM-Technologien umfasst zwei Hauptlösungsbereiche: strategisches Portfoliomanagement (dem ein separater Market Guide gewidmet ist) und adaptives Projektmanagement (PM) und Berichterstattung.
Wie der Name schon sagt, umfasst adaptives PM und Reporting zwei wesentliche Funktionen:
- Automatisierung von Projekt- und anderen Arbeiten und die Bereitstellung von Tools für Projektteams und;
- Umfassende Berichterstattung über Projekt- und Arbeitsstatus und -fortschritt, einschließlich Echtzeit-Dashboards.
In der Praxis umfassen diese Tools in der Regel Funktionen zur Unterstützung:
- Projekt- und Arbeitsplanung und -management
- Prozessautomatisierung
- Priorisierung von Aufgaben
- Ressourceneinsatz und Planung
- Fortschrittsberichte
- Inventar-Berichte
Einige Tools - darunter Clarizen - bieten auch Funktionen, die unter das strategische Portfoliomanagement fallen.
Die Bedeutung der adaptiven Technologie
Das entscheidende Merkmal der adaptiven Projektmanagementtechnologien ist ihre Flexibilität. Anstatt Projektteams zu zwingen, bestimmte Arbeitsmethoden zu übernehmen - wie es bei den meisten älteren PPM-Systemen der Fall war - ermöglichen es adaptive Projektmanagement- und Berichterstattungslösungen den Projektmanagern und anderen Geschäftsanwendern, die Art und Weise, wie sie arbeiten möchten, auf der Grundlage ihrer spezifischen Bedürfnisse zu definieren. Dazu gehört auch die Fähigkeit, über den Einsatz traditioneller und alternativer Arbeits- und Projektausführungsmethoden hinauszugehen, um die kontinuierliche Lieferung zu unterstützen. Wie Gartner in seinem Bericht darlegt, müssen Teams, die in diesen Umgebungen arbeiten, eine hohe Arbeitsproduktivität erreichen und die gemeinsame Nutzung von Daten, die Zusammenarbeit und die Kommunikation verbessern, um sie zu unterstützen:
- Reduzieren Sie die Gesamtdauer von Projekten und Arbeiten
- Fördern Sie die kontinuierliche Reaktionsfähigkeit und Zufriedenheit Ihrer Kunden
- Anpassung an veränderte Kundenbedürfnisse
- alle Ausführungsansätze auf die Time-to-Value-Wahrnehmungen ihrer Kunden stützen
Wo wird adaptives PM und Reporting benötigt?
Ein Grund, warum viele Unternehmen eine Vielzahl unterschiedlicher Projekt- und Arbeitsverwaltungssysteme einsetzen, ist, dass der Bedarf an diesen Technologien im Laufe der Zeit dramatisch gestiegen ist. Früher war dies die ausschließliche Domäne des PMO, heute haben viele verschiedene Geschäftsbereiche einen dringenden Bedarf an Lösungen für das Arbeitsmanagement.
Gängige Beispiele sind:
- IT-Projekt- und Arbeitsmanagement
- Agile Entwicklung
- Marketing
- Produktentwicklung
- Ausgelagerte IT-Dienstleistungen oder Systemintegration
- Professionelle Dienstleistungen mit Kundenkontakt
Aus Sicht der Ressourcen ist es jedoch eindeutig untragbar, wenn jeder einzelne Unternehmensbereich sein eigenes System beschaffen und warten muss. Stattdessen müssen PPM- und Unternehmensleiter die auf dem Markt erhältlichen adaptiven PM- und Berichtslösungen bewerten und sie mit dem vergleichen, was bereits im Einsatz ist.
In vielen Fällen können Unternehmen mehrere bestehende Tools durch eine einzige moderne Lösung ersetzen. Dies führt nicht nur zu erheblichen Kosteneinsparungen, sondern gewährleistet auch optimale Funktionalität und Transparenz im gesamten Unternehmen.
Welche Lösungen sind verfügbar?
Im 2020 Market Guide werden die Technologieanbieter auf dem Markt für adaptives PM und Reporting in diese vier Kategorien eingeteilt:
- Bestehende reine PPM-Anbieter, von denen einige ihre Lösungen erweitern, um adaptive PM- und Berichtsanwendungen zu unterstützen.
- Anbieter von Collaborative Work Management (CWM), die es Benutzern ermöglichen, verschiedene Arten von Projekten und Arbeiten zu definieren, zu planen und sie bis zum Abschluss zu verwalten.
- Anbieter von Enterprise Agile Planning (EAP), die sich in erster Linie auf traditionelle Application Development Lifecycle Management (ADLM) Funktionen konzentrieren und möglicherweise kein wirklich adaptives PM unterstützen.
- Anbieter von Technologieplattformen aus anderen Märkten, wie z.B. ERP-, ITSM- und CRM-Anbieter, die einige adaptive Projektmanagementfunktionen in ihre Plattformen integrieren.
Bei so vielen Optionen stellt sich die Frage, welche für Ihr Unternehmen die richtige ist.
Finden Sie heraus, was Gartner denkt
Der Gartner 2020 Market Guide gibt klare Empfehlungen, wie PPM- und andere Unternehmensleiter die ideale Technologieauswahl für ihr Unternehmen treffen können.
Der Marktführer erklärt, wie Sie das tun können:
- Definieren Sie die Anforderungen Ihres Unternehmens
- Identifizieren Sie vorhandene Tools, die in der gesamten Organisation verwendet werden.
- Lücken in der Funktionalität bewerten
- Wählen Sie zwischen den vier Haupttechnologiekategorien
- Wählen Sie potenzielle Lösungsvorschläge aus
Der Bericht zeigt auch auf, mit welcher Kategorie sich die Anbieter von adaptivem Projektmanagement und Berichtswesen am meisten identifizieren.
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Gartner befürwortet keine Anbieter, Produkte oder Dienstleistungen, die in seinen Forschungspublikationen dargestellt werden, und rät Technologieanwendern nicht, nur die Anbieter mit den höchsten Bewertungen oder anderen Bezeichnungen auszuwählen. Die Forschungspublikationen von Gartner geben die Meinung der Forschungsorganisation von Gartner wieder und sollten nicht als Tatsachenbehauptungen ausgelegt werden. Gartner lehnt jede ausdrückliche oder stillschweigende Gewährleistung in Bezug auf diese Studie ab, einschließlich jeglicher Gewährleistung der Marktgängigkeit oder Eignung für einen bestimmten Zweck.
