Die Technologie hat die Art und Weise, wie Projektmanagement funktioniert, revolutioniert und die Verbreitung schneller und flexibler agiler Methoden sowie eine verbesserte Übersicht über mehrere Projekte durch die Software project portfolio management ermöglicht.
Allerdings ist nicht jedes Projektportfoliomanagement-Tool gleich, und einige sind möglicherweise nicht in der Lage, Ihre PPM-Prozesse so grundlegend zu verändern wie andere. Vor diesem Hintergrund werfen wir hier einen Blick auf einige der wichtigsten Funktionen, die Ihre Projektportfoliomanagement-Software mitbringen sollte.
Worauf Sie bei einer Software für das Projektportfolio-Management achten sollten
Ausführliche und dennoch einfache Berichterstattung
Beim Projektportfoliomanagement geht es vor allem darum, den Überblick über mehrere Projekte zu behalten, aber auch nach Situationen Ausschau zu halten, in denen Sie näher heranzoomen und ein Mikroproblem angehen müssen. Ein effektives Projektportfoliomanagement-Tool sollte Ihnen genau das ermöglichen, indem es einen ständigen Einblick in die einzelnen Projekte bietet, aber auch eine 360-Grad-Transparenz von oben nach unten für die gesamte Organisation ermöglicht.
Ein PPM kann nicht alles auf einmal überwachen, aber mit einer Software, die die richtigen Berichte liefert, kann er schnell und einfach die benötigten Informationen erhalten.
Anpassbar an Ihre Bedürfnisse
Jede Organisation hat ihre eigene Arbeitsweise, und daher muss jedes Projektportfoliomanagement-Tool an die jeweilige Arbeitsweise angepasst werden können und nicht umgekehrt. Software, die anpassbare Dashboards und Arbeitsbereiche ermöglicht, wie Clarizen, bedeutet, dass eine Organisation alles, was sie braucht, schnell und einfach erstellen kann. Mit anderen Worten: Die besten Tools für das Projektportfoliomanagement sind immer eher eine Hilfe als ein Hindernis.
Verbessert die Kommunikation
Dezentralisierte Entscheidungsfindung und horizontale Managementstrukturen bringen die traditionellen Kommunikationsnormen ins Wanken. Das kann für einen PPM sehr befreiend sein, denn er kann nun den Managern der einzelnen Projekte mehr denn je zutrauen, ihre jeweiligen Festungen zu halten. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Kommunikation aufhört. Vielmehr sind offene Kommunikationswege entscheidend für den Zusammenhalt zwischen Teams und Projekten in Unternehmen. Ihr PPM-Tool sollte die Einrichtung von Kommunikationslinien und projektspezifischen Gruppen erleichtern, um eine schnelle und effektive Zusammenarbeit zu ermöglichen.
Hilft bei der Implementierung von Methoden
Die Anpassung neuer Projektmanagement-Methoden wie Agile kann für viele Unternehmen eine Herausforderung sein. Die Chance auf eine erfolgreiche Implementierung über mehrere Projekte hinweg wird durch den Einsatz von Projektportfolio-Management-Software, die mit Ihren bevorzugten Methoden kompatibel ist, erheblich verbessert.
Cloud-basierte Flexibilität
Da viele Unternehmen heute Mitarbeiter an entfernten oder verteilten Standorten beschäftigen, schafft die Installation von Software auf einem Block von Bürocomputern mehr Hindernisse, als sie beseitigt. Für PPMs, die von überall aus auf Informationen und Berichte zugreifen oder mit anderen Managern kommunizieren möchten, ist Flexibilität unerlässlich. Dies erfordert eine sichere Cloud-basierte Implementierung, bei der wichtige Daten dezentral gespeichert werden und die Software selbst eine geringe Speicher- und CPU-Belastung aufweist, sowie mobile-basierte Anwendungen.
Automatisierte Unterstützung
Künstliche Intelligenz und Automatisierung werden den Projektportfoliomanagern das Leben leichter machen und es ihnen ermöglichen, den Wert, den sie für ihre Unternehmen liefern, zu steigern. Ein Weg ist die Verlagerung von sich wiederholenden Aufgaben auf automatisierte Prozesse. Projektportfoliomanagement-Tools sollten dazu in der Lage sein, indem sie Standardaufgaben wie Terminaktualisierungen, Statusänderungen oder Benachrichtigungen automatisch durchführen, so dass sich ein PPM auf die Entscheidungsfindung auf höherer Ebene konzentrieren kann.
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