Obwohl es erhebliche Ähnlichkeiten zwischen dem Projekt-Workflow und dem Management eines bestimmten Projekts gibt, bedeuten die Unterschiede und deren Bedeutung für die Konsistenz aller Ihrer Projekte, dass der Workflow ein wichtiges Element ist, das Sie verstehen und in Ihre Prozesse integrieren müssen.
Der Projekt-Workflow ist ein System, eine Standardmethode für die Herangehensweise an jedes Projekt, die Ihnen als PM eine automatische Vorlage bietet, mit der Sie arbeiten und Ihre Prozesse strukturieren können. Es bringt viele Vorteile in Bezug auf das Onboarding von Teams, die Projektstruktur und die Sichtbarkeit und mit dem große neue Fortschritte in der Technologie in der Praxis kann die Projekt-Workflow-Software den Projektmanagern jetzt dabei helfen, den Zeitaufwand für die Überwachung, Erstellung und Aktualisierung von Statusberichten erheblich zu reduzieren.
Was sind die Elemente eines Projekt-Workflows?
Der Projekt-Workflow unterteilt die Aufgaben in ein lineares System, bei dem nach Abschluss eines Teils dieser abgezeichnet und zum nächsten Abschnitt übergegangen wird. Für ein Unternehmen, das sich mit der Erstellung von Texten für das digitale Marketing beschäftigt, könnte der Arbeitsablauf für Schreibprojekte beispielsweise folgendermaßen aussehen:
- Konzept
- Research
- Kopieren Sie
- Review
- Bearbeitet
- Kundenlieferung
Sobald die Abschnitte des Arbeitsablaufs festgelegt sind, müssen Sie im nächsten Schritt entscheiden, wie die Aufgaben aufgeteilt werden und wann etwas abgezeichnet und in den nächsten Abschnitt verschoben werden kann. Dies wird für jedes Projekt und jeden Wirtschaftssektor unterschiedlich sein. Das Wichtigste ist jedoch, dass die Ergebnisse einheitlich und einfach zu kommunizieren sind. Die Teammitglieder sollten genau wissen, wann eine Aufgabe in einem Arbeitsablauf abgeschlossen ist, damit sie in der Reihe verschoben werden kann.
Vorteile des Projekt-Workflows
Wiederholbar
Sobald Sie Ihr System erstellt haben, insbesondere wenn Sie eine Projekt-Workflow-Software verwenden, können Sie Sie können dasselbe System so lange verwenden, wie die einzelnen Projekte unter dieselben Bedingungen fallen. Sie können Ihre Vorlage auch anpassen, um bei Bedarf Abschnitte, Aufgaben und Leistungskriterien hinzuzufügen oder zu entfernen.
Schätzung der Aufgabenlänge
Wenn Sie die Abschnitte und die darin enthaltenen Aufgaben festlegen, sollten Sie versuchen, alle Aufgaben in etwa gleich lang zu halten. Wenn Aufgaben beispielsweise in der Regel drei Arbeitstage in Anspruch nehmen, können Sie oder andere Beteiligte durch einen kurzen Blick darauf, wo sich die Aufgabe in der Pipeline befindet, feststellen, wie viel bereits erledigt wurde und wie lange es noch dauert, bis sie abgeschlossen ist.
Leicht zu vermittelnder Prozess
Die Einheitlichkeit und relative Einfachheit eines Projektablaufs bedeutet, dass neue Teammitglieder während ihrer Einarbeitung schnell in das System eingewiesen werden können. Sie ermöglicht es auch, kompliziertere Systeme in Einheiten zu unterteilen, die bei Bedarf erklärt werden können. Wenn ein neues Teammitglied in der oben gezeigten Copywriting-Organisation beispielsweise nur unmittelbar mit Recherche und Text zu tun hat, dann muss seine anfängliche Schulung nur darin bestehen, den Prozess und die Ergebnisse für diese beiden Bereiche zu erklären.
Vereinfachte und zentralisierte Freigabe
Ein weiterer großer Vorteil des Einsatzes von Projekt-Workflow-Software besteht darin, dass sie eine zentrale Abzeichnungsstelle für die zuständigen Teammitglieder zur Verfügung stellt, damit diese die fertiggestellten Ergebnisse abzeichnen können. Dies kann durch einfaches Ankreuzen von Kästchen geschehen, um zu bestätigen, dass sie damit einverstanden sind, dass die Aufgabe in die nächste Phase übergeht.
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