Även om det finns stora likheter mellan projektarbetsflödet och hanteringen av ett specifikt projekt, är skillnaderna och vad de kan innebära för konsekvensen i alla dina projekt en viktig del att förstå och integrera i dina processer.
Projektarbetsflöde är ett system, ett standardförfarande för varje projekt som ger dig som projektledare en automatisk mall att arbeta utifrån och strukturera dina processer. Det ger många fördelar när det gäller teamet, projektstruktur och synlighet och med den nya stora nya tekniska framsteg På fältet kan programvara för projektarbetsflöden nu hjälpa projektledare att kraftigt minska den tid som de måste lägga ner på att övervaka, skapa och uppdatera statusrapporter.
Vilka är delarna i ett projektarbetsflöde?
Projektarbetsflödet delar in uppgifterna i ett linjärt system där man efter att en del är klar skriver av den och går vidare till nästa del. För en organisation som arbetar med copywriting för digital marknadsföring kan arbetsflödet för skrivprojekt till exempel se ut på följande sätt:
- Koncept
- Research
- Kopiera
- Review
- Redigeringar
- Leverans till kund
När arbetsflödesavdelningarna har fastställts är nästa steg att bestämma hur uppgifterna ska fördelas och när något är redo att signeras och flyttas till nästa avsnitt. Detta kommer att variera för varje projekt och ekonomisk sektor, men det viktigaste är att hålla leveranserna enhetliga och lätta att kommunicera. Teammedlemmarna bör veta exakt när en uppgift i ett arbetsflöde är slutförd så att den kan flyttas vidare i arbetsflödet.
Fördelar med projektarbetsflöde
Upprepningsbar
När du väl har skapat ditt system, särskilt om du använder en programvara för projektarbetsflöde, kan du Du kan fortsätta att använda samma system så länge som enskilda projekt omfattas av samma villkor.. Du kan också justera mallen för att lägga till och ta bort avsnitt, uppgifter och kriterier för leveranser där det behövs.
Bedömning av uppgiftens längd
När du bestämmer vilka avsnitt och vilka uppgifter som ska ingå i dem är det en bra idé att försöka hålla alla uppgifter ungefär lika långa. Om uppgifter till exempel vanligtvis tar tre arbetsdagar, kan du eller andra intressenter snabbt se var uppgiften befinner sig i pipelinen och få veta hur mycket som har gjorts och hur lång tid det tar innan den är klar.
Lätt att lära ut processen
Ett enhetligt och relativt enkelt arbetsflöde i ett projekt. Det innebär att nya medlemmar i varje team snabbt kan få en snabb introduktion i hur systemet fungerar. Det gör det också möjligt att dela upp mer komplicerade system i enheter som kan förklaras vid behov. Om en ny teammedlem till exempel i det arbetsflöde för copywriting som visades tidigare bara kommer att vara involverad i Research och Copy, behöver den första utbildningen bara omfatta en förklaring av processen och resultaten för dessa två sektioner.
Förenklad och centraliserad signering
En annan stor fördel med att använda programvara för projektarbetsflöden är att den ger en centraliserad signeringsplats där relevanta teammedlemmar kan signera på färdiga leveranser. Detta kan ske i form av en enkel kryssning av en ruta för att bekräfta att de är nöjda med att uppgiften går vidare till nästa steg.
Om du vill införa ett effektivt och lättanvänt projektarbetsflöde i ditt projekt har Planview AdaptiveWork den flexibilitet och snabbhet du behöver för att leverera verkliga fördelar för din projektkapacitet. Besök här för att få en fullständig produktgenomgång och se hur Planview AdaptiveWork kan förändra ditt sätt att hantera projekt till det bättre.
