Die meisten Unternehmen legen heute Wert auf Effizienz. Nicht nur wegen all der Dinge, die ein Unternehmen erreichen kann, wenn Sie intelligenter arbeiten, sondern auch wegen all der Zeit, die Sie für Familie, Freunde, Hobbys, Reisen und ein erfülltes und reiches Leben außerhalb der Arbeit aufwenden können.
Eines der größten Produktivitätshindernisse das wir in den Unternehmen, mit denen wir zusammenarbeiten, feststellen, ist die Tabellenkalkulationssucht. Tabellenkalkulationen mögen sich zwar wie Projektmanagement-Tools anfühlen, aber wenn sie falsch verwendet werden, können sie auch ernsthafte Produktivitätskiller sein.
Wenn Sie sich schon einmal an Ihren Computer gesetzt haben, um dann von einem Tab nach dem anderen mit Tabellenkalkulationen überwältigt zu werden, dann ist es gut möglich, dass Sie unter diesem Syndrom leiden (wir versprechen Ihnen, dass Sie nicht allein sind). Wir möchten Sie darüber aufklären, wie Sie Projekte und Aufgabenmanagement mit Excel-Tabellen nicht mehr übermäßig kompliziert gestalten können.
Wozu Excel gut ist:
Datenspeicherung & teilen
Es steht außer Frage, dass Tabellenkalkulationen perfekt geeignet sind, um große Datenmengen zu organisieren und sie in eine leicht gemeinsam nutzbare Form zu bringen. Wenn Sie beispielsweise ein digitales Marketingteam sind, das ein Projekt zur Recherche von Schlüsselwörtern durchführt, werden Sie in Tabellen mit URLs, Schlüsselwörtern, Rankings und mehr schwimmen - und das ist auch gut so.
Wofür Sie eigentlich keine Tabellenkalkulationen brauchen:
Buchhaltung & Zeiterfassungsbögen
Während Buchhaltung und Zeiterfassung traditionell als Tabellenkalkulationsfunktionen betrachtet wurden, können beide durch Software ersetzt werden, die Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Gehaltsabrechnung von einer Cloud-basierten Anwendung aus automatisieren kann.
Verkauf
Sie müssen sich nicht mehr mit Tabellenkalkulationen abmühen, um Ihre Vertriebskontakte und Kundendienstinteraktionen zu verfolgen. Es gibt zahlreiche Vertriebsanwendungen für Unternehmen, die Ihnen alle schweren Aufgaben abnehmen, wie z.B. das Sammeln von Kundeninformationen und das Erstellen von Berichten. Mit Ihrer neu gewonnenen Freizeit können Sie sich verstärkt um den Abschluss von Geschäften und die Steigerung der Einnahmen Ihres Unternehmens kümmern.
Projektmanagement
Wir sind immer wieder erstaunt, wie viele Projektmanager ihre Projekte immer noch mit Excel-Tabellen verfolgen. Das ist ein todsicherer Weg, Ihren Computerbildschirm und Ihren Geist zu überladen.
Cloud-basierte Projektmanagement-Tools wie Planview AdaptiveWork können Ihre Tabellenkalkulationen in einem übersichtlichen Arbeitsbereich konsolidieren, den Sie problemlos mit Ihrem Team teilen können. Projektmanagement-Tools nehmen Ihnen das Rätselraten beim Projektmanagement ab. Sie verfügen über erstaunliche Funktionen wie Echtzeit-Updates, Analysen und intelligente Charts, auf die Sie von überall aus zugreifen können, auch von Ihrem Telefon aus.
OK - aber gibt es in der Buchhaltung, im Vertrieb und im Projektmanagement nicht auch eine Menge Daten?
Natürlich KÖNNEN Sie eine Tabellenkalkulation verwenden, um so gut wie jede Art von Informationen zu organisieren - einschließlich Arbeitsstunden, Budgets, Projektaufgaben usw. Es ist vielleicht nur nicht die effizienteste Wahl.
Lassen Sie uns der Klarheit halber einige der Vor- und Nachteile von Tabellenkalkulationen aufschlüsseln:
Vorteile von Tabellenkalkulationen
- Große Datenmengen einfach exportieren
- Große Datenmengen verdaulich/lesbar machen
- Niedrige Einstiegshürde für grundlegende Funktionen
Nachteile von Tabellenkalkulationen
- Nicht notwendigerweise kollaborativ oder dynamisch - kann einfach als Datenspeicher dienen und in Ihrem Posteingang verloren gehen
- Nicht hilfreich bei der Automatisierung von Aufgaben - kann zu manuell sein
- Anfällig für Ungenauigkeiten aufgrund von Benutzerfehlern
- Einstiegshürde für Funktionen auf höherer Ebene - es gibt sogar Kurse für die Verwendung von Excel!
- Einige Funktionen sind komplexer als für bestimmte Projekte erforderlich
Wir sagen nicht, dass jeder Tabellenkalkulationen für immer aufgeben sollte - wir sagen nur, dass sie für dynamische Projekte oder Arbeiten, die eine Zusammenarbeit in Echtzeit, die Automatisierung von Aufgaben und eine effizientere Aufgabenverwaltung erfordern, nicht mehr zeitgemäß sind.
Wenn Sie daran interessiert sind, Ihre Tabellenkalkulationen für das Projektmanagement durch eine allumfassende cloudbasierte Lösung zu ersetzen, könnte Planview AdaptiveWork eine gute Wahl sein. Unsere robuste Anwendung enthält alle Projektmanagement-Tools, die Sie benötigen, wie z.B. vollständige Berichte, Echtzeitdaten und automatisierte Workflows. Erfahren Sie mehr über unsere Software für Teamzusammenarbeit hier.
