Haben Sie sich als PMO-Leiter jemals eine Liste der Projekte in Ihrem Unternehmen angesehen? Ich meine, haben Sie sie wirklich angeschaut? Die Projekte beschreiben in der Regel, was zu tun ist, nicht unbedingt den Wert der Durchführung. Entsprechende Projektchartas und Business Cases gehen oft sehr viel mehr ins Detail, was die Ausführung betrifft, und können die Vorteile aus finanzieller Sicht darlegen, aber oft fehlen strategische Ergebnisse.
Lassen Sie die Projekte nicht zu einer nicht-strategischen To-Do-Liste für das PMO werden. Stellen Sie stattdessen sicher, dass Sie Investitionen verwalten, die die Strategie vorantreiben und einen Mehrwert für das Unternehmen schaffen.
Lassen Sie uns ein reales Szenario durchspielen, das Ihnen vielleicht bekannt vorkommt. Projekte stürzen sich oft auf die Lösung, bevor die Ergebnisse, die sie erreichen wollen, klar identifiziert sind, unabhängig von der Lösung.
Projektbeispiel: Unternehmen A möchte die "PMO-Prozesse verbessern".
Ist das wirklich das Projekt? Ist es nicht. Dieses Projektbeispiel beginnt mit der Lösung und nicht mit dem Problem.
Fragen Sie sich selbst: Warum sollte das Unternehmen wollen, dass das PMO seine Prozesse verbessert? Vielleicht haben sie das Gefühl, dass sie im letzten Jahr ihre Zeit und ihr Geld in die falschen Projekte investiert haben und dass diese nicht rechtzeitig geliefert wurden oder sich die Investition nicht gelohnt hat. Wenn Sie verstehen, was sie zu lösen versuchen, können Sie die gewünschten Ergebnisse definieren. Das Unternehmen möchte, dass das PMO ihm dabei hilft, bessere Entscheidungen darüber zu treffen, wo es sein Geld investiert, diese Entscheidungen mit der Kapazität abgleicht und letztendlich durch Projekte schneller einen geschäftlichen Mehrwert schafft.
Ja, die "Verbesserung der PMO-Prozesse" kann diese Ergebnisse ermöglichen, aber ich empfehle, das Projekt mit den Ergebnissen zu beginnen, die einen Mehrwert für das Unternehmen darstellen, und dabei zu bleiben.
Gartner nennt dies "Strategie ableiten" und schlägt vor, eine Strategieerklärung in folgendem Format zu formulieren:
"Wenn wir die PMO-Prozesse verbessern, um sicherzustellen, dass die richtigen Projekte schnell durchgeführt werden, dann unterstützen wir unsere Unternehmensstrategie von ... (füllen Sie die Lücke)."
Dies ist eine fantastische Übung, die Sie nutzen können, wenn Ihre Organisation mit der strategischen Planung von oben nach unten oder auch nur mit dem Verständnis dessen, was wirklich getan werden muss, zu kämpfen hat.
Sie können Ihr Projekt jetzt von "Verbesserung der PMO-Prozesse" in "In die RICHTIGEN Projekte investieren und sie schneller umsetzen" umbenennen. Dann können Sie mit dem Unternehmen bestätigen, dass Ihr Projekt für das PMO ist:
- Einführung von Portfoliomanagement-Verfahren, die dem Unternehmen helfen, bessere Entscheidungen darüber zu treffen, in welche Projekte es investieren soll, um die Strategie umzusetzen
- Stellen Sie sicher, dass alle potenziellen Projekte über eine umsetzbare Strategie verfügen.
- Auswahl und Genehmigung von Projekten, die zur Erreichung der strategischen Ziele beitragen
- Berücksichtigen Sie die Kapazität, bevor Sie Projekte genehmigen, um zu vermeiden, dass Sie zu viel Arbeit für die verfügbaren Ressourcen übernehmen, und um den Durchsatz zu verbessern (schnelleres Arbeiten).
- Überwachen und messen Sie das Projekt anhand der Strategieaussagen sowie aller anderen KPIs, um Projekte zu identifizieren, die früher abgebrochen oder verschoben werden sollten.
- Ermöglichen Sie einen kontinuierlichen Prozess zur Bewertung laufender und neuer Projekte, um die Entscheidungen im Zusammenhang mit Projekten kontinuierlich zu verbessern.
Wenn Sie sich also das nächste Mal eine Liste von Projekten ansehen, die in Ihrer Organisation vorgeschlagen werden oder an denen bereits gearbeitet wird, fragen Sie sich... haben diese Projekte eine Strategieerklärung? Wurde das Warum vor dem Was definiert? Wird sich jemand in der Branche für sie interessieren, nachdem sie etwas geliefert haben? Hat sich das Projektteam in den Anforderungen verstrickt und das eigentliche Ziel aus den Augen verloren? Werden sie zu den gewünschten Ergebnissen führen?
Wenn nicht, dann... ist es an der Zeit, zu dem zurückzukehren, was Sie mit der PMO erreichen wollen. Schreiben Sie den Film neu. Stellen Sie sicher, dass das PMO immer noch der Star ist.
Weitere Informationen finden Sie in dem Video Aufbau einer Partnerschaft zwischen dem PMO und der Finanzabteilung.
