Berichte sind eine großartige Möglichkeit, Daten auf der Grundlage der Informationen auszuwerten, die für Ihr Unternehmen wichtig sind. Das Tolle an Berichten und insbesondere an Dashboards ist, dass sie die Kommunikation zwischen Projektmanagern und Führungskräften auf leicht verständliche Weise erleichtern. Der andere Teil, den wir an Dashboards lieben, ist, dass man ihnen nicht so leicht widersprechen kann - wer kann schon Daten bestreiten?
Die Herausforderung besteht darin, zu überlegen, was man messen soll und was das bedeutet. Und dafür haben wir einige Empfehlungen.
Hier sind die drei wichtigsten Berichte, die wir sehen, um die Kluft zwischen Projektmanagern und der Geschäftsleitung zu überbrücken.
- Abweichungsbericht - Dieser Bericht enthält standardmäßig Informationen über die Ressourcenzuweisung, die zeigen, wie viel Prozent der Zeit eine bestimmte Ressource an einem bestimmten Projekt arbeiten wird. Dieser Bericht ermöglicht es Ressourcenmanagern, die tatsächliche Zeit im Vergleich zur prognostizierten Zeit innerhalb eines Projekts zu verfolgen. Das Ergebnis ist einfach eine Antwort auf die Frage "Ist mein Plan korrekt?" Der Bericht kann nach Projekten aufgeschlüsselt und für einen beliebigen Zeitraum oder ein beliebiges Intervall verwendet werden. Außerdem können Sie die Daten ressourcen- oder rollenübergreifend zusammenfassen. Durch die Gegenüberstellung von Zuweisungen und Ist-Zahlen verfügen Sie über Daten, mit denen Sie Ihren Plan anpassen, Ressourcen zwischen Projekten umverteilen oder die Informationen für die zukünftige Planung nutzen können. Warum sollte sich Ihr CIO für diese Informationen interessieren? Denn Sie können die Daten aggregieren und schnell und einfach Informationen auf hoher Ebene bereitstellen. Haben unsere Ressourcen genug zu tun? Müssen wir mehr Mitarbeiter einstellen? Wenn ja, wie viele? Diese Informationen werden in diesem Bericht klar dargestellt.
- Portfolio Overview Report - Dieser Bericht macht Spaß, weil er so viele Informationen auf einfache Weise bereitstellt. Es gibt so viele Faktoren, die den Gesundheitszustand eines Projekts bestimmen, aber die Darstellung in einem einfachen Rot-Gelb-Grün-Format gibt Ihnen die wichtigsten Informationen ohne umständliche Erklärungen. Dieser Bericht zeigt auch, wie viel Gesundheit und Geld in einer Abteilung ausgegeben wird. Ich empfehle diesen Bericht immer, weil er alle Informationen über das Portfolio auf der von Ihnen gewünschten Ebene enthält. Und da PMs und CIOs dasselbe sehen, gibt es keine Unstimmigkeiten darüber, wie die Informationen dorthin gelangt sind. Drilldown-Funktionen geben den PMs die Informationen, die sie benötigen: warum ein Projekt einen bestimmten Status hat, und CIOs können sehen, wo das Risiko einer Verzögerung oder einer Ausweitung des Projektumfangs besteht, wie das Budget aussieht, und sie können auch die Ursachen für ein Risiko oder einen Zustandsindikator ermitteln.
- Anfragebericht - Zeigt an, welche Anfragen eingegangen sind und welche Anfragen als vorrangig eingestuft wurden. Standardmäßig verwendet dieser Bericht die Standardbewertung (die geändert werden kann) und stuft Projekte nach Wert und Risiko ein. Die dritte Komponente dieses Berichts ist ein Blasen-Quadranten-Diagramm, das mit den Projektkosten ansteigt, so dass Sie leicht erkennen können, was in der Pipeline ist und was sich im Flug befindet. Ein zusätzlicher Bonus ist, dass unsere Predictive Portfolio Analysis (PPA) Engine anhand dieser Informationen ermitteln kann, was auf der Grundlage der Ressourcenkapazität getan werden kann, und diese Projekte nach Prioritäten ordnen kann. Der Hauptvorteil dieses Berichts besteht darin, dass Sie schnell von einer Idee zu einem Plan für die Ausführung kommen. Mit diesem Bericht wissen die PMs, was in einem bestimmten Zyklus auf ihrem Plan steht, und die CIOs sehen, wo das Budget zugewiesen ist.
Es gibt noch viele weitere Berichte in Innotas, sowohl Standardberichte als auch benutzerdefinierte Berichte, dies sind nur ein paar meiner Favoriten. Wir nehmen die Berichterstattung sehr ernst und wissen, dass die Bereitstellung von Dashboards ein universeller Kommunikationskanal zwischen Benutzern und der Geschäftsleitung ist. Weitere Informationen über Innotas Reporting finden Sie in unserer Demo-Videothek.
