In vielen Unternehmen setzen sich Projektmanager und Ressourcenmanager jede Woche in einer lästig produktives Treffen, um zu besprechen, welche Ressourcen für die verschiedenen Projekte benötigt werden, und um eine Vereinbarung über die Ressourcenzuweisung zu treffen. Dies geschieht in der Regel auf der Grundlage von Informationen, die in Tabellenkalkulationen gesammelt werden, die von Projektmanagern und Ressourcenmanagern erstellt und gemeinsam genutzt werden. Wenn die Projektmanager über ein Projektmanagementsystem verfügen, geben sie natürlich alle vereinbarten Informationen in das System ein. Zumindest ist das die Theorie.
Bei diesem Modell können jedoch viele Fehler gemacht werden, und natürlich ist es nicht "regierbar" - es ist sehr schwer sicherzustellen, dass die Geschäftsregeln und -richtlinien auch wirklich befolgt werden, da alles über Tabellen, Gespräche und Telefonate außerhalb des Systems erfolgt. Diese Art von Governance beruht auf dem Vertrauen, das die Ressourcenmanager in die Projektmanager haben, das Richtige zu tun.
Wenn Ressourcenmanager jedoch wissen müssen, wo ihre Ressourcen aus Budget-, Effizienz- oder Flexibilitätsgründen zugewiesen sind, müssen sie sich die Zuweisungen für jedes Projekt ansehen. Wenn Sie ein Ressourcenmanager sind, können Sie leicht den Überblick darüber verlieren, woran Ihre Ressourcen gerade arbeiten. Das hören wir sogar häufig von unseren Kunden. Die Projektmanager brauchen Ressourcen, um ihre Projekte durchzuführen, aber die Ressourcen arbeiten für andere Leute, die nicht alle Details der Projekte kennen müssen, sondern nur das, woran ihre Leute arbeiten.
Wir freuen uns, eine überarbeitete Ressourcen-Workbench vorstellen zu können, mit der Ressourcenmanager nicht nur sehen können, woran ihre Ressourcen arbeiten, sondern auch, wie gut sie ausgelastet sind. Auf diese Weise können alle Projektbeteiligten - Projektmanager, Ressourcenmanager und das Management - Informationen auf der Grundlage derselben Daten sehen und kommunizieren. Dies gibt den Ressourcenmanagern auch die direkte Möglichkeit, Projekte auf der Grundlage der verfügbaren Ressourcen zu besetzen und die Anfragen der Projektmanager zu nutzen, um die Ressourcen entsprechend zuzuweisen. Eine Win-Win-Situation.
Das bedeutet nicht nur, dass es weniger der beliebten wöchentlichen Meetings gibt, bei denen Projektmanager und Ressourcenmanager zusammenkommen und Tabellen vergleichen müssen, sondern auch, dass alles innerhalb des Tools - in unserem Fall das Innotas Projektmanagement-System - zugänglich ist, so dass die Fehlerwahrscheinlichkeit deutlich sinkt und der Grad der Transparenz und der Kontrolle viel höher ist.
