Unabhängig davon, in welchem Bereich das Projekt angesiedelt ist, aber insbesondere in der IT und der Entwicklung ist es eine ungeschriebene Regel, dass die Wahrscheinlichkeit, dass eine Änderungsanfrage in letzter Minute erhält , direkt proportional dazu ist, wie perfekt alles läuft. Es ist leicht anzunehmen, dass ein Kunde die Früchte Ihrer harten Arbeit gesehen hat und, beeindruckt von Ihrer Effektivität, nun der Meinung ist, dass das Hinzufügen einer ganz neuen Funktion zu seiner neuen App etwas ist, das Ihr Team am Freitag vor der Markteinführung aus dem Ärmel schütteln kann und trotzdem noch Happy Hour macht.
The reality, of course, is that a change request has an effect similar to that of an iceberg ahead of an early-20th century passenger line. There’s a justified panic as everyone rushes to action, trying to change course and bolt on lines of code without causing everything to collapse, all while a sinking feeling slowly takes over.
Das ist natürlich für niemanden eine gute Situation. Dies ist einer der Gründe, warum so viele IT-Teams agile Tools und Praktiken einsetzen, die speziell für entwickelt wurden, um Änderungen zu "absorbieren" und so schneller auf Unerwartetes reagieren zu können. In diesem Sinne finden Sie hier ein paar Geheimnisse, wie Sie mit Änderungswünschen in letzter Minute umgehen können.
Halten Sie den Kunden bei der Stange.
Kunden können unterschiedlich viel Verständnis für Ihr Fachgebiet und die Schwierigkeiten oder Probleme haben, die durch die Bitte um eine späte Änderung des Spiels entstehen. In den meisten Fällen, insbesondere bei Änderungsanfragen, ist dem Kunden das Ausmaß der Herausforderungen, die er zu bewältigen hat, nicht bewusst, so dass Sie ihm diese ausführlich erklären müssen. Hier geht es nicht darum, Ihren Kunden wie ein Kindergartenkind zu behandeln, sondern darum, dass sicherstellt, dass er die Probleme versteht und den Antrag in vollem Wissen unterschreibt. Andernfalls kann eine Kundenanfrage zur Behebung einer neuen Fehlerlawine zur Enttäuschung des Kunden werden, wenn sich das Projekt verzögert oder das Budget überschritten wird.
Vieles davon sollte im Genehmigungsprozess Ihres Teams angesprochen werden. An diesem Punkt ist es wichtig zu bestimmen, ob die Änderung innerhalb oder außerhalb des Projektumfangs liegt, wie dringend sie ist und welche Konsequenzen sich ergeben, wenn die Änderung genehmigt wird.
Nehmen wir an, die Änderung wird genehmigt . Bevor Sie beginnen, sollten Sie dem Kunden klar mitteilen, worauf er sich einlässt - z. B. wie viel es kosten wird und ob sich das Projekt verzögern wird. Diese offene Kommunikation kann einen Teil der Panik, die eine verspätete Änderungsanfrage auslöst, mildern und gleichzeitig Ihre Kundenbeziehung langfristig stärken.
Bleiben Sie organisiert.
Der Kunde möchte also eine größere Änderung vornehmen, die von allen Beteiligten abgesegnet worden ist - was nun? Nun, bevor eine neue Funktion hinzugefügt, eine neue API erstellt oder eine alternative Datenbank vorbereitet wird, muss ein neuer Aufgabenplan erstellt und verbreitet werden. Aber damit sich die Teammitglieder auf wichtige Aufgaben konzentrieren und neue Fristen einhalten können, müssen sie alle Zugang zu diesen neuen Informationen haben.
Cloud-basierte Tools für die Zusammenarbeit können genau die Plattform bieten, die Teams brauchen, um Aufgaben klar und effizient zu organisieren. Und da immer mehr der heutigen Kollaborationstools agile Frameworks wie Kanban und Scrum unterstützen, können Teams Aufgaben einfacher denn je mit der visuellen Kraft von Kanban-Boards, Swimlanes und mehr verwalten. Mit den richtigen Tools wird die organisierte Reaktion auf Änderungswünsche so einfach wie das Erstellen einer Aufgabenkarte, die jeder sehen kann.
Beschleunigen Sie Ihre Reaktionszeit.
Wenn wir schon die Seiten aus dem Agile Playbook nehmen, sollten wir uns daran erinnern, dass bei jedem Projekt ein gewisses Maß an Unsicherheit zu erwarten ist. Wenn Sie jedoch in der Lage sind, Anfragen zu kommunizieren, Aufgaben zuzuweisen und so schnell wie möglich gemeinsam an Lösungen zu arbeiten, können Sie Ihre Antworten auf verspätete Änderungsanfragen beschleunigen und gleichzeitig die Verzögerungen (und Kopfschmerzen) minimieren, die damit oft einhergehen.
Aber wie genau können Teams damit beginnen, Änderungsanfragen schneller und effektiver zu bearbeiten? Wie bei der Aufgabenverwaltung ist auch hier die Verwendung der richtigen Tools ein wichtiger Teil der Gleichung. Wenn es darum geht, Arbeit schnell zu erledigen, reichen E-Mails nicht immer aus. Stattdessen sollten Teams Collaboration-Tools verwenden, die sie alle auf dieselbe Cloud-basierte Plattform bringen, so dass sie in Echtzeit kommunizieren und auf Anforderungen reagieren können.
Planview AdaptiveWork hat ein visuelles Aufgabenmanagement-Tool für genau diesen Zweck entwickelt. Mit Planview AdaptiveWork Go können Teams so arbeiten, wie sie wollen, sei es mit Sprints in Scrum, Kanban-Boards oder etwas dazwischen. Sie können Aufgaben mit einem Mausklick erstellen und zuweisen, und die Verfolgung des Fortschritts ist so einfach wie die Anmeldung bei Ihrem visuellen Arbeitsbereich. Erfahren Sie noch heute mehr darüber, wie Planview AdaptiveWork Go Teams bei der Verwaltung von Problemen und Anfragen in Echtzeit unterstützt.
