Entdecken Sie neue Wege, um zentrale PMO-Herausforderungen zu meistern – von effizientem Ressourcenmanagement über wirksame Veränderungsprozesse bis hin zu schlanken Abläufen. Profitieren Sie dabei von den fundierten Einblicken von Athena Smith, Senior Director im Bereich Portfoliomanagement.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
- warum der Mensch im Mittelpunkt jeder Veränderung stehen sollte,
- was die Zukunft für PMOs bereithält,
- wie KI dabei helfen kann, die wirklich wirkungsvolle Arbeit zu priorisieren.
Über Athena Smith
Athena Smith stammt aus Georgia und lebt in Atlanta. Getrieben von ihrer Leidenschaft für sinnstiftende Arbeit hat sie ihre Karriere in Museen, im Hochschulbereich und bei der ASPCA (American Society for the Prevention of Cruelty to Animals) aufgebaut. Im Laufe der Jahre hat sie sich umfassendes Fachwissen in den Bereichen Projektportfoliomanagement, Prozessverbesserung, Change Leadership und Stakeholder:innen-Management angeeignet. Heute verantwortet sie die Umsetzung strategischer Prioritäten mithilfe moderner Frameworks und Best Practices für das Portfoliomanagement.
Doch dieser Weg war nicht von Anfang an vorgezeichnet. Athena studierte zunächst Geschichte an der Georgia State University und absolvierte anschließend einen Master in Museumsstudien und Anthropologie an der George Washington University. Nach mehreren Jahren im Museumsmanagement entschied sie sich, ihren Fokus auf das Projektmanagement zu legen – ein Schritt, der sie schließlich zu ihrer jetzigen Position führte.
Abseits ihres Berufs findet Athena Ausgleich in der Natur beim Wandern. Sie verbindet ihr Leben als engagierte Hundemama mit einer großen Leidenschaft für Textilkunst. Mit über 15 Jahren Erfahrung im Stricken färbt sie heute nachhaltig Garne und hat darüber hinaus neuerdings das Weben für sich entdeckt. Ihre tiefe Verbundenheit zur Kunst spiegelt den prägenden Einfluss ihrer Zeit in der Museumswelt wider.
Wie verlief Ihr Wechsel von der Museumsarbeit ins Portfoliomanagement? Was hat diesen Schritt ausgelöst?
Die Arbeit in Museen war für mich eine ideale Grundlage, um Projektmanagementkompetenzen zu entwickeln – auch wenn ich damals noch nicht mit Begriffen aus dem PMI-Umfeld gearbeitet habe. Ich habe alles gesteuert: von kleineren Projekten bis hin zu großen Wanderausstellungen und umfangreichen Investitionsprojekten, darunter auch die Eröffnung eines neuen Museums inklusive Sammlungsarchiv und Bibliothek.
Mit der Zeit wurde mir klar, dass genau dieser Teil meiner Arbeit, das Projektmanagement, meine größte Leidenschaft ist. Deshalb habe ich mich bewusst entschieden, die Museumswelt zu verlassen und mich voll darauf zu konzentrieren. Der Übergang war anspruchsvoll: Besonders im Stakeholder:innen- und Ressourcenmanagement gab es viel zu lernen. Genau das hat mich motiviert, eine PMP-Zertifizierung zu absolvieren und gezielt Funktionen in Organisationen mit etablierten Projektmanagementstandards zu übernehmen.
Mein Karriereweg ins Projektmanagement mag unkonventionell sein, doch genau diese Vielfalt hat meine Kommunikationsstärke und mein analytisches Denken entscheidend geprägt.
PMO-Strategien
Setzt Ihr PMO eher auf klassische Projekte, einen produktorientierten Ansatz oder eine Kombination aus beidem?
Unser Fokus liegt auf klassischen Projekten, allerdings so einfach und zugänglich wie möglich gestaltet. Dabei bringen wir gezielt Pilotprojekte und Tools auf den Weg, ganz nach dem Prinzip „ausprobieren, lernen, Wissen weitergeben“. Unser Ansatz ist bewusst niedrigschwellig. Viele Kolleg:innen in unserer Organisation haben keine Berührungspunkte mit klassischer PMO-Terminologie oder komplexen Tools. Deshalb konzentrieren wir uns darauf, die wichtigsten Grundlagen zu vermitteln, statt mit einem überladenen PMO-Toolset zu arbeiten. Wir sind überzeugt, dass alle erfolgreiche Projektmanager:innen sein können.
Weitere Informationen: Stärkung Ihres PMO: Die Zukunft im Blick und schon heute Mehrwert schaffen
Das Ressourcenmanagement ist ein zentraler Erfolgsfaktor im Portfoliomanagement. Auf welche Methodik setzen Sie?
Das Ressourcenmanagement gehört zu den größten Herausforderungen in vielen Organisationen, und eine Universallösung gibt es nicht. Wir haben in diesem Jahr eine vierteljährliche Planung eingeführt, um Ressourcen effektiver zu verwalten. Während Jahrespläne eine wichtige strategische Richtung vorgeben, braucht es gleichzeitig die Flexibilität, Ressourcen kurzfristig auf die wirkungsvollsten Initiativen zu verlagern.
Die vierteljährliche Planung hilft unseren Teams, sich auf unmittelbare Meilensteine und den aktuellen Ressourcenbedarf zu konzentrieren.
Wir überprüfen die Projekte jedes Quartal, um festzustellen, ob sie weiterhin strategisch relevant sind und ob sie den erwarteten ROI liefern. Um das Ressourcenmanagement überschaubarer zu machen, kategorisieren wir den Ressourcenbedarf in ein bis zwei Stunden pro Woche, drei bis sieben Stunden pro Woche und acht oder mehr Stunden pro Woche.
Gemeinsam mit den Teams übersetzen wir den Bedarf in VZÄ-Anteile für eine verlässliche Monatsprognose. Sobald eine Auslastung von über 50 % erreicht wird, wird dies in unseren Berichten hervorgehoben. So können wir frühzeitig gegensteuern, etwa durch die Staffelung von Projekten, die Neuverteilung von Ressourcen und das Pausieren von Initiativen.
Als Projektmanagementleiterin mit Fokus auf Prozessoptimierung – wie setzen Sie Lean- oder Agile-Methoden ein, um die Effizienz zu steigern und Verschwendung zu reduzieren?
Ich etabliere Feedback-Loops mit den Projektmanager:innen. So verstehen wir genau, was funktioniert, was nicht und was einen echten Mehrwert schafft – nicht nur zusätzliche Klicks. Dabei setze ich auf offene, ehrliche Gespräche, um sicherzustellen, dass unsere Frameworks wirklich zur Organisation passen. Das Feedback wird iterativ über Sprints direkt in unsere tägliche Arbeit integriert.
Wir haben vor kurzem festgestellt, dass Tools wie RAPID, mit klar definierten Rollen wie „Recommender“ und „Decider“, Entscheidungen beschleunigen und Engpässe beseitigen. Unser Ziel ist es, bewährte Projektmanagementpraktiken zu vereinfachen, indem wir die Anzahl der Schritte minimieren, den Mehrwert steigern und Lean-Prinzipien für mehr Effizienz und Nutzungsfreundlichkeit anwenden.
Umgang mit PMO-Herausforderungen
Wie gehen Sie die Herausforderung des Change Managements an?
Ich beginne mit einem klaren Leitbild und kommuniziere dies deutlich. Darauf aufbauend entwickle ich den Change-Management-Ansatz entlang drei zentraler Säulen:
- Aufklären: Die Menschen müssen wissen, was sich ändert – und warum.
- Einbeziehen: Aktive Feedback-Loops sorgen dafür, dass Betroffene zu Beteiligten werden.
- Begeistern: Motivation ist der Schlüssel, um Veränderungen erfolgreich umzusetzen.
Im nächsten Schritt identifiziere ich alle relevanten Stakeholder:innen und ordne sie ein: Wer unterstützt? Wer ist kritisch? Wer ist neutral? Ich analysiere gezielt, wie sich die Veränderung auf jede Gruppe auswirkt und welchen konkreten Mehrwert sie daraus ziehen kann.
Besonders wichtig ist der Umgang mit Widerstand. Hier prüfe ich, welchen Einfluss kritische Stimmen auf das Projekt haben – ob sie es bremsen oder lediglich informiert werden müssen. Entscheidend ist, die Ursache des Widerstands zu verstehen: Häufig liegen emotionale Faktoren oder Verlustängste zugrunde. Darauf aufbauend entwickeln wir gezielte Lösungsansätze.
Für einen nachhaltigen Wandel muss der Mensch im Mittelpunkt stehen. Das bedeutet konkret: Erfolge feiern, Wertschätzung zeigen und mit Storytelling Orientierung und Sinn vermitteln.
Gleichzeitig statte ich Führungskräfte mit den richtigen Tools aus, damit sie ihre Teams sicher durch die Veränderung begleiten können. Denn Studien haben gezeigt, dass ein effektiver Wandel oft von der Unterstützung durch die Führung abhängt. Wenn die Unternehmensleitung die Veränderung unterstützt, folgen die Manager:innen, aber die betroffenen Mitarbeiter:innen brauchen möglicherweise mehr Zeit, um sich wirklich darauf einzulassen.
Weitere Informationen: Navigieren durch 3 gemeinsame Herausforderungen der PPM-Transformation (Teil 3)
Was sind die besonderen Herausforderungen, denen sich gemeinnützige Organisationen beim Portfoliomanagement stellen müssen?
Eine der größten Herausforderungen liegt in der Definition von Erfolg. Während sich viele Unternehmen auf OKRs und Finanzkennzahlen konzentrieren, steht bei uns die Wirkung im Mittelpunkt. Diese ist jedoch oft schwer zu quantifizieren und möglicherweise erst nach Jahren vollständig messbar.
Dadurch unterscheiden sich Prioritäten und Perspektiven deutlich von anderen Unternehmen, ebenso wie die Art und Weise, Fortschritt zu messen. Im Kern bleibt es jedoch Projektmanagement. Ob es darum geht, konkrete Bedürfnisse zu adressieren oder organisatorische Ziele zu erreichen – letztlich verfolgen wir immer ein Ziel: einen echten Unterschied zu machen.
Im gemeinnützigen Bereich ist Projektmanagement zudem flexibler und erfordert eine stärkere Einbindung und Anpassungsfähigkeit des Teams als in Unternehmen mit etablierten PMOs. Hinzu kommt: Viele Kolleg:innen haben keine Berührungspunkte mit PMOs oder klassischer Projektmanagementterminologie. Deshalb passen wir unsere Prozesse und Vorlagen bewusst an, um sie für alle verständlich und zugänglich zu machen. Der Schlüssel liegt darin, bewährte Projektmanagementtools zu nutzen und gleichzeitig Sprache, Methoden und Arbeitsweisen an den jeweiligen Kontext anzupassen.
Die Zukunft des PMO
Wo sehen Sie die größten Chancen für PMOs in den nächsten fünf bis zehn Jahren?
Die Chancen für PMOs sind enorm – und genau das macht dieses Feld so spannend. In einem zunehmend dynamischen Marktumfeld mit immer neuen Akteur:innen werden PMOs eine entscheidende Rolle dabei spielen, Organisationen anpassungsfähig zu machen und strategische Ziele erfolgreich umzusetzen.
PMOs entwickeln sich zu wichtigen Abteilungen, die die Strategie mit der Umsetzung verbinden.
Meine Vision: PMOs werden zu echten strategischen Partnern, die Agilität fördern und kontinuierlich Mehrwert liefern – indem sie Teams befähigen, Ergebnisse zu erzielen, die wirklich zählen.
Ich sehe einen Wandel vom traditionellen zum strategischen Portfoliomanagement, das die Arbeit konsequent auf die Unternehmensziele abstimmt. Da Unternehmen oft mehr Ideen als Ressourcen haben, kann der Einsatz von KI und Automatisierung dabei helfen, die wirkungsvollsten Projekte zu priorisieren. Trotz aller technologischen Fortschritte bleibt jedoch eines entscheidend: Der Mensch. Starke Beziehungen und Vertrauen sind und bleiben das Fundament für ein anpassungsfähiges und erfolgreiches Projektmanagement.
Wie bewerten Sie den Einsatz von KI im PMO? Wo sehen Sie Chancen – und wo Risiken?
Ich sehe enormes Potenzial darin, dass KI Chancen und Risiken sichtbar macht, die wir als Menschen möglicherweise übersehen würden. Darüber hinaus kann KI helfen, Projektportfolios gezielt zu optimieren. Sie schafft Transparenz, unterstützt fundierte Entscheidungen und ermöglicht es, Initiativen so zu gestalten, dass sie den größten Mehrwert erzielen.
Doch wo Chancen sind, gibt es auch Risiken – insbesondere im Bereich Datensicherheit und Datenqualität. Es ist entscheidend, dass die Daten ordnungsgemäß validiert, die Zugriffsrechte klar geregelt und die Sicherheitsstandards konsequent eingehalten werden. Nur wenn Vertrauen in die Integrität und Sicherheit der Daten besteht, kann das volle Potenzial von KI ausgeschöpft werden.
Weitere Informationen: KI-basierte Frühwarnsysteme für das Projektmanagement
Inspiration für PMO-Leiter:innen
Gibt es Führungspersönlichkeiten, die Sie bewundern, oder Lektüre, die Sie empfehlen würden?
Auf der PMI-Konferenz 2023 hat mich Cassandra Worthy beeindruckt. Ihr Ansatz, Veränderungsresilienz durch die Chancen im Wandel selbst zu stärken, ist äußerst inspirierend. Ihr Buch Change Enthusiasm und ihre kurzen Videos bieten praktische Impulse zur Überwindung von Widerständen.
Ein weiterer prägender Einfluss war für mich Kim Scott mit Radical Candor. Das Buch hat mir geholfen, Freundlichkeit, direkte Kommunikation und Stakeholder:innen-Management in Einklang zu bringen. Zudem hat mich Stacey Abrams mit Lead from the Outside inspiriert. Die enthaltenen Übungen und Reflexionsansätze haben mich auf meinem Weg vom Projekt- hin zum Programm- und Portfoliomanagement maßgeblich begleitet. Und schließlich hat Stephen Coveys Trust & Inspire meinen Führungsansatz geprägt – insbesondere, wenn es darum geht, Vertrauen im Team aufzubauen.
Fazit
Der Karriereweg von Athena Smith – von der Museumswelt hin zu messbarem Impact im gemeinnützigen Bereich – zeigt eindrucksvoll, wie vielfältige Erfahrungen zu effektivem Projektmanagement beitragen. Ihre Perspektive unterstreicht, wie wichtig ein flexibles Ressourcenmanagement und der Aufbau einer starken strategischen Partnerschaft mit dem PMO sind.
Wenn Sie die Wirkung Ihres PMO weiter steigern und auf diesen Erkenntnissen aufbauen möchten, lohnt sich ein Blick in unsere E-Book-Reihe zu smarten PMOs:
- Smarte Priorisierung – der PMO-Leitfaden
- Evolve into a Multi-Faceted Strategic Partner
- Prioritization Checklist for the Savvy PMO
- Smarte Ressourcenplanung – der PMO-Leitfaden
- Leitfaden für Bedarfsmanagement – der PMO-Flüsterer
Jeder dieser Guides liefert Ihnen konkrete Ansätze, um Ihr PMO gezielt weiterzuentwickeln und nachhaltigen Erfolg zu sichern.
