Erfahren Sie von Athena Smith, Senior Director, Portfolio Management, welche Strategien zur Überwindung der wichtigsten PMO-Hürden erforderlich sind, um das Ressourcenmanagement zu meistern, den Wandel voranzutreiben und die Prozesse zu rationalisieren.
In diesem Beitrag erfahren Sie:
- Warum es wichtig ist, den Menschen in den Mittelpunkt des Wandels zu stellen
- Die aufregende Zukunft des PMO
- Wie KI dabei helfen kann, wichtige Arbeit zu priorisieren
Treffen Sie Athena Smith
Athena Smith stammt aus Georgia und lebt in Atlanta. Athena ist ihrer Leidenschaft für missionarische Arbeit gefolgt und hat ihre Karriere in Museen, im Hochschulwesen und bei der ASPCA verbracht. Im Laufe ihrer Karriere hat sie Fachwissen in den Bereichen Projektportfoliomanagement, Prozessverbesserung, Change Leadership und Stakeholder Management erworben. Athena leitet derzeit die Umsetzung der organisatorischen Prioritäten mit Hilfe von Portfolio-Management-Frameworks und Best Practices.
Aber das Portfoliomanagement war nicht immer ihr Gebiet. Sie studierte zunächst Geschichte an der Georgia State University und absolvierte dann einen Master in Museumsstudien und Anthropologie an der George Washington University. Nachdem sie mehrere Jahre im Museumsmanagement gearbeitet hatte, beschloss Athena, sich auf das Projektmanagement zu spezialisieren, was sie nach und nach zu ihrer jetzigen Position führte.
Athena findet Freude am Wandern und bringt ihr Leben als engagierte Hundemutter und Pflegehundemutter mit einer Leidenschaft für Faserkunst in Einklang. Sie hat über 15 Jahre Erfahrung im Stricken, färbt ihr Garn nachhaltig und ist Anfängerin im Weben. Ihre ungebrochene Liebe zur Kunst spiegelt den nachhaltigen Einfluss ihres musealen Hintergrunds wider.
Wie hat sich Ihr Wechsel von der Museumsgeschichte zum Portfoliomanagement vollzogen? Was hat diese Veränderung ausgelöst?
Die Arbeit in Museen war eine fantastische Möglichkeit, Projektmanagementfähigkeiten zu entwickeln, auch wenn ich damals noch nicht die PMI-Terminologie verwendete. Ich habe alles gemanagt, von kleinen Projekten bis hin zu großen Wanderausstellungen und Investitionsprojekten, einschließlich der Eröffnung eines neuen Museums mit einem neuen Sammlungslager und einer Bibliothek.
Schließlich verließ ich den Museumsbereich, nachdem ich festgestellt hatte, dass das Projektmanagement mein Lieblingsteil der Arbeit war. Der Übergang zum traditionellen Projektmanagement war eine steile Lernkurve, vor allem in Bezug auf das Management von Stakeholdern und die Beeinflussung von Ressourcen, was mich dazu veranlasste, die PMP-Zertifizierung anzustreben und Rollen mit formalen Praktiken zu übernehmen.
Ich sage oft, dass mein Karriereweg zum Projektmanagement nicht traditionell ist, aber er hat mir geholfen, meine Kommunikations- und analytischen Fähigkeiten zu verbessern.
PMO-Strategien
Hat Ihr PMO einen traditionellen Projektfokus, einen eher produktorientierten Ansatz oder eine Mischung?
Wir konzentrieren uns auf traditionelle Projekte, vereinfachen sie aber so weit wie möglich und veröffentlichen Piloten und Tools unter dem Motto "tun, lernen, teilen". Unser Ansatz ist so konzipiert, dass er zugänglich ist. Viele in unserer Organisation haben keine Erfahrung mit der traditionellen Projektmanagement-Terminologie und -Tools. Daher möchten wir jedem die wesentlichen Komponenten vermitteln und nicht den kompletten PMO-Werkzeugkasten. Wir glauben, dass jeder ein erfolgreicher Projektmanager sein kann!
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Das Ressourcenmanagement ist bei der Portfolioverwaltung von entscheidender Bedeutung. Welche Methodik verwenden Sie für ein effektives Ressourcenmanagement?
Das Ressourcenmanagement ist eine häufige Herausforderung in der Branche, und es gibt keine Einheitslösung für alle. In diesem Jahr haben wir eine vierteljährliche Planung eingeführt, um die Ressourcen effektiver zu verwalten. Während die Jahrespläne eine Vision bieten, müssen wir flexibel bleiben, um unsere Ressourcen für die wirkungsvollste Arbeit einzusetzen.
Die vierteljährliche Planung hilft unseren Teams, sich auf unmittelbare Meilensteine und den Ressourcenbedarf zu konzentrieren.
Wir überprüfen die Projekte jedes Quartal, um festzustellen, ob sie weiterhin Priorität haben und ob sie den erwarteten ROI erbringen. Um die Verwaltung der Ressourcen überschaubarer zu machen, kategorisieren wir den Ressourcenbedarf in ein bis zwei Stunden pro Woche, drei bis sieben Stunden pro Woche und acht oder mehr Stunden pro Woche.
Wir arbeiten mit den Teammitgliedern zusammen, um die erforderlichen Ressourcen zu ermitteln und sie in FTE-Prozentsätze für monatliche Prognosen umzuwandeln. Unser Bericht zeigt eine Zuteilung von mehr als 50 % an und ermöglicht es uns, die Kapazität durch Projektstaffelung, Ressourcenwechsel und Arbeitspausen zu verwalten.
Wie haben Sie als Projektmanagement-Führungskraft mit Leidenschaft für Prozessverbesserungen Lean- oder Agile-Methoden angewandt, um die Effizienz zu steigern und Verschwendung zu reduzieren?
Ich baue Feedbackschleifen mit den Projektmanagern auf, um zu verstehen, was funktioniert, was nicht funktioniert und was einen Mehrwert gegenüber zusätzlichen Klicks darstellt. Ich führe offene Gespräche, um sicherzustellen, dass das Framework zur Organisation passt, und integriere Feedback durch Sprints in unsere tägliche Arbeit.
Wir haben vor kurzem entdeckt, dass Tools wie RAPID, mit Rollen wie Empfehlungsgeber und Entscheider, Entscheidungen beschleunigen und Engpässe beseitigen. Unser Ziel ist es, bewährte Projektmanagementpraktiken zu vereinfachen, indem wir die Schritte minimieren, den Wert steigern und Lean-Prinzipien für Effizienz und Benutzerfreundlichkeit anwenden.
PMO-Herausforderungen lösen
Wie meistern Sie die Herausforderung des Veränderungsmanagements?
Ich beginne mit einem klaren Nordstern und kommuniziere diesen deutlich. Dann gehe ich auf den Plan für das Änderungsmanagement mit drei Hauptkomponenten ein:
- Aufklären: Die Menschen müssen die Veränderung kennen und verstehen.
- Einbeziehen: Schaffen Sie eine Feedbackschleife und beziehen Sie die Menschen in den Wandel ein.
- Inspirieren: Motivieren und inspirieren Sie Ihre Mitarbeiter, die Arbeit zu vollenden.
Dann identifiziere ich alle Beteiligten und markiere, wer ein Unterstützer, ein Widerständler und ein Neutraler ist. Ich analysiere, wie sich die Veränderung auf jede Gruppe auswirkt und finde Möglichkeiten für sie, wobei ich mich darauf konzentriere, was für sie dabei herausspringt (WIIFT).
Bei Widerständen bewerte ich, wie sie sich auf das Projekt auswirken können - ob sie es ganz stoppen oder ob sie informiert werden müssen. Es ist wichtig, den Grund für ihren Widerstand zu verstehen, der oft emotional oder durch einen Verlust bedingt ist. Dann machen wir ein Brainstorming, wie wir das Problem angehen können.
Für einen nachhaltigen Wandel stellen Sie die Menschen in den Mittelpunkt, indem Sie Erfolge feiern, Wertschätzung zeigen und Geschichten erzählen.
Geben Sie Managern Werkzeuge an die Hand, mit denen sie ihre Teams unterstützen können, denn Untersuchungen haben gezeigt, dass ein effektiver Wandel oft von der Unterstützung durch die Führung abhängt. Wenn die Führungskräfte den Wandel unterstützen, folgen die Manager, aber die betroffenen Mitarbeiter brauchen möglicherweise mehr Zeit, um sich anzupassen.
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Was sind die besonderen Herausforderungen, denen sich gemeinnützige Organisationen beim Portfoliomanagement stellen müssen?
Eine Herausforderung, die mir aufgefallen ist, ist der Unterschied bei der Messung des Erfolgs. Während sich viele auf OKRs und Finanzen konzentrieren, wird unsere Arbeit von der Wirkung angetrieben, die schwer zu quantifizieren sein kann und möglicherweise erst nach Jahren vollständig messbar ist.
Unsere Prioritäten und Perspektiven unterscheiden sich, was zu unterschiedlichen Fortschrittsmessungen führt. Letztendlich geht es immer noch um Projektmanagement. Ob es um die Lösung von Kundenproblemen oder die Verbesserung von Geschäftsergebnissen geht, wir wollen in unserem Bereich einen bedeutenden Beitrag leisten.
Gemeinnütziges Projektmanagement ist flexibler und erfordert eine stärkere Einbindung und Anpassungsfähigkeit des Teams als bei Unternehmen mit etablierten PMOs. Bei der Arbeit im Non-Profit-Bereich sind viele Kollegen mit PMOs und der Projektmanagement-Terminologie nicht vertraut. Daher passen wir unsere Prozesse und Vorlagen an, um sie allen Beteiligten zugänglich zu machen. Die Verwendung von Projektmanagement-Tools bei gleichzeitiger Anpassung der Terminologie und Praktiken an unseren Kontext ist entscheidend.
Die Zukunft des PMO
Was sind Ihrer Meinung nach die größten Chancen für PMOs in den nächsten fünf bis 10 Jahren?
Die Möglichkeiten für PMOs sind beträchtlich, was diesen Bereich so spannend macht. Da das Geschäftsumfeld mit vielen neuen Akteuren immer dynamischer wird, werden PMOs entscheidend dazu beitragen, dass Unternehmen sich anpassen und ihre strategischen Ziele erreichen.
Die PMOs entwickeln sich zu wichtigen Abteilungen, die die Strategie mit der Umsetzung in Einklang bringen.
Meine Vision ist, dass PMOs die strategische Flexibilität und die konsistente Wertschöpfung fördern, indem sie zu echten Partnern werden, die die Teams befähigen, Ergebnisse zu erzielen.
Ich sehe eine Verlagerung vom traditionellen zum strategischen Portfoliomanagement, das die Arbeit auf die Unternehmensziele abstimmt. Da Unternehmen oft mehr Ideen als Ressourcen haben, kann der Einsatz von KI und Automatisierung dabei helfen, wirkungsvolle Projekte zu priorisieren. Trotz des technischen Fortschritts bleiben Menschen und starke Beziehungen das Herzstück eines anpassungsfähigen Projektmanagements.
Was halten Sie von der Integration von KI in das PMO? Wo sehen Sie Chancen? Wo sehen Sie das Risiko?
Ich bin begeistert von dem Potenzial der KI, Chancen und Risiken aufzudecken, die wir als Menschen und Portfoliomanager vielleicht übersehen. Es kann auch unser Projektportfolio rationalisieren und uns helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Wirkung zu maximieren, indem wir unsere Projekte analysieren und optimieren, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
Bei der Betrachtung des Risikos sind Datensicherheit und -validierung der Schlüssel. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Daten ordnungsgemäß validiert sind und dass die Personen über die richtigen Berechtigungen und Sicherheitsstufen für den Zugriff auf die Daten verfügen. Der Aufbau von Vertrauen in die Integrität und Sicherheit der Daten ist entscheidend, um das Potenzial der KI voll auszuschöpfen.
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Inspiration für PMO-Leiter
Gibt es Führungspersönlichkeiten, die Sie bewundern, oder gute Lektüre, die Sie empfehlen würden?
Cassandra Worthy hat mich auf der 2023 PMI-Konferenz beeindruckt. Ihr Ansatz zum Aufbau von Resilienz durch Wachstumschancen im Wandel ist aufschlussreich. Ihr Buch Change Enthusiasm und ihre kurzen Videos bieten praktische Ratschläge zur Überwindung von Widerständen.
Kim Scotts Radical Candor hat mir geholfen, Freundlichkeit, direkte Kommunikation und Stakeholder-Management in Einklang zu bringen. Stacey Abrams' Lead from the Outside bot inspirierende Übungen und Überlegungen, die meine Karriere vom Projektmanagement zum Programm- und Portfoliomanagement führten. Und schließlich hat Stephen Coveys Trust & Inspire meinen Führungsansatz beeinflusst und das Vertrauen im Team gefördert.
Endgültige Schlussfolgerungen
Athena Smiths Weg von Museumsausstellungen zu gemeinnützigen Projekten zeigt, wie unterschiedliche Erfahrungen effektives Projektmanagement prägen. Sie unterstreicht, wie wichtig es ist, ein anpassungsfähiges Ressourcenmanagement zu beherrschen und künftige strategische Partnerschaften mit PMOs ins Auge zu fassen.
Wenn Sie die Wirkung Ihres PMOs weiter steigern und auf diesen Erkenntnissen aufbauen möchten, sollten Sie sich unsere Savvy PMO-Serie ansehen:
- Smarte Priorisierung – der PMO-Leitfaden
- Evolve into a Multi-Faceted Strategic Partner
- Prioritization Checklist for the Savvy PMO
- Smarte Ressourcenplanung – der PMO-Leitfaden
- Leitfaden für Bedarfsmanagement – der PMO-Flüsterer
Jeder Leitfaden enthält Erkenntnisse, die Ihnen helfen, den Erfolg Ihres PMOs zu steigern.
