Wenn Organisationen expandieren, kann der Verwaltungsaufwand zu einer großen Belastung werden. Mitarbeiter:innen haben häufig mit manuellen Aufgaben zu kämpfen, und Projektmanager:innen stehen vor unvollständigen Daten.
Eine flexible PSA-Lösung, die sich in bestehende Geschäftsanwendungen integrieren lässt, kann die Bereitstellung optimieren, indem sie die einzigartigen Anforderungen und besonderen Herausforderungen jeder Organisation berücksichtigt. Dateneinblicke in Echtzeit helfen den Führungskräften, bessere Entscheidungen zu treffen und sich an Veränderungen anzupassen, sodass sie individuelle Prozesse etablieren und Verbesserungsmöglichkeiten finden können.
Im Folgenden wollen wir näher beleuchten, wie Benify, die Shiji Group und Tufin die PSA-Lösung von Planview eingesetzt haben, um:
- Services zuverlässig und konsistent mit minimalem Aufwand bereitzustellen.
- eine Kultur der Flexibilität, Zusammenarbeit und datengestützten Entscheidungsfindung aufzubauen.
- den weltweiten Betrieb zu skalieren.
Skalierung der globalen Servicebereitstellung mit nahtloser Integration
Benify, ein marktführendes Unternehmen im Bereich HR-Technologie, bietet Unternehmen auf der ganzen Welt eine Plattform für Benefits und Total Rewards. Nach der Gründung im Jahr 2004 expandierte Benify schnell und baute ein Professional-Services-Team mit 120 Mitarbeiter:innen in 75 Ländern auf. Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde es jedoch immer schwieriger, den Überblick über die Projekte zu behalten.
Benify benötigte einen standardisierten, rationalisierten Bereitstellungszyklus, um die in verschiedenen Sprachen und Zeitzonen arbeitenden Teams aufeinander abzustimmen. Mit der Einführung der Planview PSA-Lösung etablierte Benify einen zentralen Knotenpunkt, an dem Mitarbeiter:innen und Manager:innen den Fortschritt verfolgen, die Beziehungen zu Kund:innen verwalten und globale Daten in Echtzeit visualisieren können.
Zunächst nutzte Benify die Integrationen von Planview mit Salesforce und Jira, um die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe zu reduzieren. Allein diese einfache Maßnahme verbesserte die Datengenauigkeit von 70 % auf 98 %. Anschließend nutzte Benify auch die automatische Datenanalyse von Planview, um praktische, rollenspezifische Berichte zu erstellen.
Jetzt können die Vertriebs-, Service- und Finanzteams von Benify dieselben Informationen am selben Ort und in Echtzeit einsehen. Diese Vernetzung ermöglicht eine bessere Zusammenarbeit und strategische Abstimmung und erleichtert das Ressourcenmanagement.
Mit der PSA-Plattform von Planview spart Benify Hunderte von Stunden an Arbeit pro Monat. Sie automatisiert lästige Aufgaben wie das Versenden von Status-Updates und das Erstellen von Berichten, sodass die Mitarbeiter:innen ihre Zeit für das Bearbeiten von Anfragen der Kund:innen nutzen können. Das Ergebnis: ein schneller und hochwertiger Service für die Kund:innen von Benify.
„Da unsere Teams über die ganze Welt verteilt arbeiten, verliert man den direkten Überblick darüber, wie es allen geht. Es wird schwieriger zu erfassen, womit die Mitarbeiter:innen ihre Zeit verbringen, wie hoch die Auslastung ist, welche Aufgaben am längsten dauern und so weiter. Wir brauchten also solide Daten, die uns helfen, diese Dinge zu verstehen. Gleichzeitig mussten wir sicherstellen, dass alle Mitarbeiter:innen auf die gleiche Art arbeiten, damit wir im gesamten Unternehmen eine einheitliche Arbeitsweise haben. Durch die Integration der PSA-Lösung mit Jira und Salesforce haben wir eine zentrale Anlaufstelle, die alles miteinander verbindet, was zu einem besseren Ressourcenmanagement für unser internes Team und einem besseren Erlebnis für unsere Kund:innen führt.“
Ross Spearman, International VP of Professional Services and Transformation, Benify
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Rationalisierung globaler Abläufe und Identifizierung von Erfolgskennzahlen
Die Shiji Group bietet Software-Services für Unternehmen aus den Bereichen Hotellerie, Einzelhandel und Unterhaltung. Vor der Einführung der PSA-Lösung von Planview hatte Shiji mit Ineffizienz und mangelnder Transparenz zu kämpfen, begründet durch komplexe organisatorische Prozesse und nicht miteinander vernetzte Tools in verschiedenen Teams, Regionen und Programmen. Wichtige Daten waren über mehrere Tools hinweg verstreut, darunter Smartsheet, Saviom, Excel sowie lokale Speicher.
Planview führte die Daten von Shiji in einer zentralen PSA-Lösung zusammen und ermöglichte so Echtzeit-Einblicke in jedes Team und jede Abteilung auf regionaler und globaler Ebene. Dank dieser Transparenz konnte Shiji die weltweite Ressourcenauslastung um ganze 35 % verbessern.
Darüber hinaus hat Shiji durch die Integration von Planview PSA in sein CRM-Tool Zoho die Projekteinrichtung und den Zahlungseinzug optimiert. Dieses schnelle, konsistente Bereitstellungsmodell trug dazu bei, das Vertrauen der Kund:innen zu stärken.
Shiji nutzt Planview PSA nicht nur für die tägliche Planung, Nachverfolgung und Kommunikation, sondern auch für die Jahresendberichterstattung im Rahmen der jährlichen globalen Portfolioüberprüfung. Die Integrationen von Planview, gepaart mit der automatischen Datenanalyse, machen es zur idealen Lösung für die Visualisierung komplexer globaler Abläufe, die Messung des Projektstatus und -erfolgs, die Vorhersage der Umsätze und die Bewertung der Performance.
„Wir nutzen die Dashboards von nun an, um zukunftsorientierte Kapazitäts- und Umsatzprognosen zu erstellen. Das war ein großer Wachstumsschritt für uns. Früher haben wir nur auf Vergangenes und das, was wir gerade tun, geschaut – jetzt betrachten wir den gesamten Zyklus. Diese Daten leiten wir dann an mehrere Teams im gesamten Unternehmen weiter, um unsere Bereitstellung zu optimieren.“
Anne Moseanko, Senior Director of Global Services PMO, Shiji Group
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Transformation der Projektumsetzung und Umsatzrealisierung in wachstumsstarken Umgebungen
Tufin ist ein Unternehmen für Sicherheitssoftware, das seine Kund:innen bei der Verwaltung der Netzwerksicherheit und der Automatisierung ihrer Firewalls unterstützt. Das Unternehmen hat in kurzer Zeit weltweit expandiert, doch seine veralteten Prozesse führten zu untragbaren Ineffizienzen. Hochqualifizierte Mitarbeiter:innen verbrachten den Großteil ihrer Zeit mit administrativen Aufgaben wie dem Ausfüllen von Stundenzetteln, dem Schätzen von Fertigstellungszeiten und dem Erstellen übermäßig detaillierter Pläne.
Tufin implementierte die PSA-Lösung von Planview, um die Prozesse über die gesamte Organisation hinweg zu standardisieren. Sie haben neun Arten von Projekten identifiziert und für jede davon flexible, wiederverwendbare Projektvorlagen erstellt. Mit sofort einsatzbereiten Vorlagen vereinfacht Tufin die Fortschrittsverfolgung und die teamübergreifende Zusammenarbeit. Darüber hinaus konnten sie eine meilensteinbasierte Umsatzrealisierung einführen.
Dank Planview konnte Tufin seinen Aufwand erheblich reduzieren, und die Führungskräfte sind besser in der Lage, Erfolgsmuster und Schwierigkeiten bei der Projektumsetzung zu erkennen. Das Zeitfenster für Prognosen konnte von fünf Wochen auf 90 Tage erweitert werden. So kann Tufin Risiken erkennen und angehen, bevor sie zu Rückschlägen werden.
„Es gab viele Dinge, die zu Beginn des Projekts verschwommen und nicht greifbar waren. Dass wir nun in der Lage sind, diese Dinge sichtbar zu machen und Managemententscheidungen auf der Grundlage von Daten zu treffen, war eine großartige Veränderung, die durch unsere Partnerschaft mit Planview ermöglicht wurde.“
William Chernock, PMO-Leiter Nord- und Südamerika sowie APAC, Tufin
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Revolution von Professional Services mit Planview
Die drei Erfolgsgeschichten zeigen, dass Flexibilität ein wesentlicher Bestandteil einer erstklassigen PSA-Lösung ist, insbesondere bei der Verwaltung eines vielfältigen Portfolios in einer globalen Organisation.
Organisationen brauchen eine Lösung, die ihre aktuellen Anforderungen erfüllt und flexibel genug ist, um sich anzupassen und das Unternehmen auch dann zu unterstützen, wenn es wächst.
Planview ermöglicht es Organisationen, das Vertrauen ihrer Kund:innen zu stärken, Bereitstellungsprozesse zu rationalisieren, Ressourcen effektiv zuzuweisen, global zusammenzuarbeiten und schnell zu skalieren.
Mit hochentwickelten Möglichkeiten zur Integration in CRM-, Entwicklungs- und Finanzanwendungen ermöglicht Planview eine umfassende Transparenz und Berichterstattung. Automatisierungen übernehmen lästige Aufgaben, sodass sich die Mitarbeiter:innen auf wertvollere Arbeit konzentrieren können. Kurz gesagt: Planview PSA bietet Transparenz, Konnektivität und Flexibilität mit messbaren Ergebnissen.
Verschaffen Sie sich einen Wettbewerbsvorteil und passen Sie sich agiler an, indem Sie die flexible PSA-Lösung von Planview nutzen. Diese ist so konzipiert, dass sie Sie dort abholt, wo Sie gerade stehen, und sich mit Ihren sich ändernden Anforderungen weiterentwickelt. Mehr dazu erfahren Sie in unserer On-Demand-Demo zur PSA-Lösung.
