Jeder, der schon einmal versucht hat, eine schlechte Angewohnheit loszuwerden, weiß, wie schwer es ist, süchtig zu werden. Ob Koffein, Instagram oder Rauchen - es gibt immer einen Teil Ihres Gehirns, der zu dem zurückkehren möchte, was Sie am besten kennen.
Mit Tabellenkalkulationen ist es dasselbe: Sie sind billig und leicht zugänglich, Sie haben sie wahrscheinlich Ihr ganzes Arbeitsleben lang benutzt und der Gedanke, sich von ihnen zu trennen und auf etwas Neues umzusteigen, erfüllt Sie mit Grauen.
Nicht alle Dinge, nach denen wir süchtig werden, sind "schlecht" für uns, wenn wir sie in Maßen genießen. Auch Tabellenkalkulationen können ihren Platz in unserem Berufsleben haben. Das Problem besteht darin, dass wir sie als Allheilmittel für die vielen Herausforderungen sehen, denen wir gegenüberstehen. Die globale Excel-Sucht bedeutet, dass Tabellenkalkulationen für absolut alles verwendet werden, was mit Projektmanagement zu tun hat, von der Projektmessung und der Terminverwaltung bis hin zu dem, wofür sie eigentlich gedacht sind, nämlich dem Speichern und Berechnen von Zahlen und Konten.
Es ist zwar bequem, Excel als Mehrzweckwerkzeug zu verwenden, aber Tatsache ist, dass diese Sucht nach Tabellenkalkulationen Ihr Projekt- und Organisationsrisiko erhöht. Die Verwendung von Tabellenkalkulationen über speziell entwickelte Projektmanagement-Software mag harmlos erscheinen, aber wenn Sie tatsächlich gefragt werden, ob Sie die damit verbundenen operationellen Risiken in Ihre Arbeitsabläufe einbeziehen wollen, werden Sie auf keinen Fall zustimmen.
Im Folgenden finden Sie einige Beispiele dafür, wie Ihre Tabellenkalkulationssucht Ihr Projektrisiko und die Haftung Ihres Unternehmens erhöht.
Sie machen Sie blind für die Konsequenzen - Der erste Schritt bei jeder Sucht ist das Eingeständnis, dass es ein Problem gibt. Bei Tabellenkalkulationen werden Sie jedoch nicht darauf hingewiesen, dass sie nicht das tun, was Sie von ihnen erwarten, z. B. wenn eine Formel nicht korrekt ist, sondern nur die falsche Antwort. JP Morgan fand dies in Höhe von Milliarden von Dollar heraus , als ein Portfolio, das durch Kopieren und Einfügen von Excel-Tabellen verwaltet wurde, das Risiko um den Faktor zwei unterbewertete, weil es durch die Summe von zwei Zahlen geteilt wurde und nicht durch ihren Durchschnitt.
Steigendes regulatorisches Risiko - Die Finanzaufsichtsbehörden sind verständlicherweise besorgt darüber, wie sehr man sich auf Tabellenkalkulationen verlässt. Zwei wichtige Aufsichtsbehörden, der BCBS in der Schweiz und die FSA in Großbritannien, haben Tabellenkalkulationen bereits als einen großen Risikofaktor für Unternehmen bezeichnet, der eine verstärkte Aufsicht und Kontrolle erfordert.
Fehlender integrierter Überblick auf der Makroebene - Um einen effektiven Überblick zu erhalten, müsste man in der Lage sein, alle Projekte und Operationen auf einmal zu sehen. Nur bei Tabellenkalkulationen ist das einfach nicht möglich. Die FSA hat berichtet, dass 9,000 Blattsysteme wie ein Kartenhaus gestapelt sind, so dass eine schlechte Formatierung ein ganzes System infizieren kann, ohne dass es möglich ist, sie zu finden.
Beeinträchtigung Ihrer Entscheidungsfähigkeit - Aufgrund menschlicher Fehler und grundlegender Probleme im Zusammenhang mit der übermäßigen Verwendung von Tabellenkalkulationen hat ein Team der University of Hawaii festgestellt, dass 90% der Tabellenkalkulationen Fehler enthalten. Wenn Sie nicht über die richtigen Informationen verfügen, ist es unmöglich, fundierte Entscheidungen über Ihre Projekte zu treffen.
Schaffung unsicherer Situationen - Untersuchungen des Dartmouth College haben ergeben, dass weniger als ein Drittel rd der Tabellenkalkulationen einen Zellschutz verwenden. In einer Zeit, in der die Einhaltung von Daten und Datenschutz für Unternehmen so wichtig ist, kann dies dazu führen, dass Ihr Unternehmen gerichtlich belangt werden kann. Und nicht nur das: Wenn Sie Ihre Daten nicht sichern, können auch wichtige Projekt- oder Kundeninformationen verloren gehen, was Ihr Unternehmen Einnahmen kostet.
Das Festhalten an Tabellenkalkulationen ist verständlich, aber nicht verzeihlich. Es ist eine Sucht, die Sie Zeit und Möglichkeiten kostet und große Risiken für Ihr Unternehmen mit sich bringt. Wie ein Sprichwort sagt: Der beste Zeitpunkt, um sich die Tabellenkalkulation abzugewöhnen, war gestern, der zweitbeste Zeitpunkt ist jetzt.
