Wie erfahrene Projektmanager wissen und neue Projektmanager - manchmal auf schmerzhafte Weise - lernen, ist die Entwicklung umfassender Pläne und solider Zeitpläne natürlich von entscheidender Bedeutung, aber das ist sicherlich nicht alles. Sobald ein Projekt angelaufen ist, ist es wichtig, die Leistung und den Zustand des Projekts kontinuierlich zu bewerten. Hier kann die Software für die Projektverfolgung den Unterschied zwischen einem Projekt, das aus den richtigen Gründen in Erinnerung bleibt, und einem, das aus den falschen Gründen in Erinnerung bleibt, ausmachen.
Was ist eine Software zur Projektverfolgung?
Im Wesentlichen ermöglicht die Projektmanagement-Software den Projektmanagern (und allen anderen relevanten und autorisierten Teammitgliedern oder Einheiten, wie z.B. dem PMO) die Überwachung des Fortschritts in Bezug auf die Budgetnutzung, den tatsächlichen gegenüber dem geplanten Fortschritt, die erreichten/nicht erreichten Meilensteine, die Ressourcennutzung und andere wichtige Leistungsindikatoren. Diese verwertbaren Informationen werden dann verwendet, um vier entscheidende Ziele zu erreichen:
- Informieren Sie die Teammitglieder über die verschiedenen Aufgaben, die ihnen zugewiesen wurden.
- Optimieren Sie den Projektplan, um ihn auf Kurs zu halten.
- Halten Sie die Beteiligten auf dem Laufenden und steuern Sie die Erwartungen.
- Erstellen Sie ein umfangreiches Projektarchiv für die zukünftige Verwendung.
Teammitglieder informieren
Das erste Ziel der Projektverfolgungssoftware besteht darin, die Teammitglieder auf dem Laufenden zu halten, damit sie wissen, was getan wurde, was jetzt getan wird und was als Nächstes geplant ist - und vor allem, wann (und manchmal wo) sie sein müssen, um die ihnen zugewiesenen Aufgaben zu erledigen.
Optimieren Sie den Projektplan
Das zweite Ziel der Projektverfolgungssoftware besteht darin, den Projektmanagern Daten zur Verfügung zu stellen, mit denen sie Schätzungen mit den tatsächlichen Werten vergleichen und den Projektplan entsprechend optimieren können.
Halten Sie Stakeholder auf dem Laufenden
Das Project Management Institute(PMI) stellt fest, dass die "Erfüllung der Erwartungen der Stakeholder" eines der wichtigsten Ziele eines jeden Projekts ist. Das dritte Ziel der Projektverfolgungssoftware besteht also darin, die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Dies kann dazu beitragen, Probleme, Missverständnisse und Unstimmigkeiten zu erkennen und zu beseitigen, bevor sie zu schwierigen, kostspieligen und riskanten Problemen werden.
Erstellen Sie ein umfangreiches Projektarchiv
Eines der wertvollsten Ergebnisse eines Projekts ist ein "Lessons Learned"-Dokument (das in verschiedenen Organisationen unterschiedliche Namen haben kann). Dieses Dokument wird am Ende eines Projekts erstellt und hält fest, was gut und was schlecht gelaufen ist. Sie wird dann mit den Projektmanagern in der gesamten Organisation geteilt. Die Projektverfolgungssoftware generiert die Kerndaten, die diese Analyse möglich und sinnvoll machen.
Auswahl der besten Software zur Projektverfolgung
Die beste Software für die Projektverfolgung ist eine, die alle der folgenden Punkte erfüllt:
- Integriert alle Projektdaten
- Cloud-basiert
- Umfassende Berichterstattung
- Sofort einsatzbereite Berichtsvorlagen
- Anpassbare Dashboards
- Mehrere Diagrammoptionen
- Benutzerfreundlichkeit
Integriert alle Projektdaten
Entscheiden Sie sich für eine Lösung, die eine Software zur Zeiterfassung und eine Software zur Budgetverfolgung in eine einzige, zentralisierte Plattform integriert. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Daten synchronisiert und korrekt sind.
Cloud-basiert
Cloud-basiert (d.h. SaaS) Software für die Projektverfolgung ermöglicht es Teammitgliedern, Zeiterfassungsdaten und andere relevante Projektinformationen von jedem Gerät oder Standort aus zu übermitteln. Außerdem werden externe Stakeholder auf dem Laufenden gehalten, was, wie oben erwähnt, eine wichtige Voraussetzung ist.
Umfassende Berichterstattung
Robuste Berichte sind das Herzstück der Software für die Projektverfolgung. Suchen Sie nach einer Lösung, die das Pivotieren von Daten auf vielfältige Weise unterstützt, so dass Sie auf einfache Weise Echtzeiteinblicke in die Leistung und die wichtigsten Leistungsindikatoren gewinnen können.
Sofort einsatzbereite Vorlagen
Um einen Vorsprung bei der Berichterstattung zu erhalten, wählen Sie eine Software für die Projektverfolgung, die mehrere sofort einsatzbereite Berichte bietet. Diese Berichte sollten Folgendes enthalten (aber nicht darauf beschränkt sein):
- Alle Aufgaben überschreiten das Budget
- Budgetausschöpfung vs. Fortschritt
- Projekte mit Kostenüberschreitungen
- Projekt Rentabilität
- Projektzeitplan Status
- Anzahl der Projekte pro Projektmanager
- Alle Vorgänge im Projekt
- Alle Aufgaben, die in einem bestimmten Zeitbereich beginnen
- Projektauslastung
- Geleistete Arbeitsstunden für jede Ressource
- Alle gefährdeten Projekte
- Alle Arbeitsaufgaben mit einer bestimmten Ressource
- Alle Fälle, die für ein Projekt gelöst werden müssen
- Verfügbarkeit von Ressourcen
- Ressource Last
- Überlastung der Ressourcen
- Unterversorgung mit Ressourcen
Beachten Sie, dass dies nur einige der vielen Berichte sind, die Software zur Projektverfolgung standardmäßig unterstützen sollte.
Anpassbare Dashboards
Dashboards konsolidieren Berichte über Objekte hinweg und zeigen sie in verschiedenen Formaten auf einer einzigen Seite an. Endbenutzer sollten in der Lage sein, ihr individuelles Dashboard auf der Grundlage ihres spezifischen Informationsbedarfs anzupassen.
Mehrere Chart-Optionen
Es wurde gesagt, dass "ein Bild mehr als 1000 Worte wert ist". Nun, manchmal kann ein gutes Diagramm Projektmanagern stundenlange Erklärungen und Überzeugungsarbeit ersparen. Die beste Software für die Projektverfolgung bietet mehrere Diagrammoptionen, wie z.B.:
- Gantt
- Bar (gestapelt und als Cluster)
- Horizontaler Balken (gestapelt und gebündelt)
- Kuchen
- Streuung
- Starburst (ein einzigartiges radiales Punktediagramm)
- Blase
- Messgerät
- Linie
- Gemischt
Darüber hinaus sollten Projektmanager und andere interne/externe Stakeholder in der Lage sein, Diagramme aufzuschlüsseln, um eine genauere und klarere Sicht auf bestimmte Informationen zu erhalten.
Benutzerfreundlichkeit
Und nicht zuletzt ist die beste Projektverfolgungssoftware sowohl für Administratoren als auch für Endbenutzer intuitiv und einfach zu bedienen. Die Bedeutung dieses Aspekts darf nicht unterschätzt werden. Offen gesagt spielt es keine Rolle, wie funktionsreich und umfassend eine Lösung sein mag, wenn sie nicht angenommen und genutzt wird.
Das Fazit zu Software für die Projektverfolgung
Projektverfolgungssoftware ermöglicht es Projektmanagern, die Projektleistung genau zu überwachen. So können sie die Teammitglieder informieren, den Projektplan optimieren, die Beteiligten auf dem Laufenden halten und ein umfangreiches Projektarchiv anlegen. All das ist wichtig und kann, wie eingangs erwähnt, den Unterschied ausmachen zwischen einem Projekt, das aus den richtigen Gründen in Erinnerung bleibt - und nicht aus den falschen!
