Comme les chefs de projet expérimentés le savent et comme les nouveaux chefs de projet l'apprennent - parfois de manière plutôt douloureuse - l'élaboration des plans les plus complets et des calendriers les plus solides est évidemment cruciale, mais ce n'est certainement pas toute l'histoire. Une fois qu'un projet est en cours, il est vital d'évaluer en permanence ses performances et sa santé. C'est là que le logiciel de suivi de projet peut faire toute la différence entre un projet mémorable pour toutes les bonnes raisons ou, hélas, pour toutes les mauvaises.
Qu'est-ce qu'un logiciel de suivi de gestion de projet ?
Essentiellement, le logiciel de suivi de gestion de projet permet aux chefs de projet (et à tout autre membre de l'équipe ou entité pertinente et autorisée, comme le PMO) de suivre les progrès liés à l'utilisation du budget, aux progrès réels par rapport aux progrès prévus, aux jalons atteints/non atteints, à l'utilisation des ressources et à d'autres indicateurs clés de performance. Ces renseignements exploitables sont ensuite utilisés pour atteindre quatre objectifs cruciaux :
- Informez les membres de l'équipe de l'attribution de leurs différentes tâches.
- Optimisez le plan du projet pour le maintenir sur la bonne voie.
- Tenez les parties prenantes au courant et gérez les attentes.
- Créez une archive de projet riche pour une utilisation future.
Informer les membres de l'équipe
Le premier objectif d'un logiciel de suivi de projet est de tenir les membres de l'équipe informés, afin qu'ils sachent ce qui a été fait, ce qui est en train d'être fait maintenant, et ce qui est prévu pour la suite - et plus précisément, quand (et parfois où) ils doivent être pour effectuer les tâches qui leur sont assignées.
Optimiser le plan de projet
Le deuxième objectif d'un logiciel de suivi de projet est de fournir aux chefs de projet des données leur permettant de comparer les estimations aux réalisations, et d'optimiser le plan de projet en conséquence.
Tenez les parties prenantes au courant
Le Project Management Institute(PMI) note que "satisfaire les attentes des parties prenantes" est l'un des objectifs les plus importants de tout projet. Ainsi, le troisième objectif du logiciel de suivi de projet est de tenir les parties prenantes informées, ce qui peut aider à identifier et à résoudre les problèmes, les malentendus et les désaccords avant qu'ils ne deviennent des problèmes difficiles, coûteux et risqués.
Créer une archive de projet riche
L'un des résultats les plus précieux d'un projet est un document sur les "enseignements tirés" (qui peut porter différents noms dans diverses organisations). Ce document est préparé à la fin d'un projet, et capture ce qui s'est bien passé, et ce qui s'est mal passé. Il est ensuite partagé avec les chefs de projet de toute l'organisation. Le logiciel de suivi de projet génère les données de base qui rendent cette analyse possible et utile.
Choisir le meilleur logiciel de suivi de projet
Le meilleur logiciel de suivi de projet est celui qui coche toutes les cases suivantes :
- Intègre toutes les données du projet
- Basé sur le cloud
- Rapport complet
- Modèles de rapports prêts à l'emploi
- Tableaux de bord personnalisables
- Options de graphiques multiples
- Facilité d'utilisation
Intègre toutes les données du projet
Choisissez une solution qui intègre un logiciel de suivi des temps de projet et un logiciel de suivi des budgets de projet dans une plateforme unique et centralisée. Cela permet de s'assurer que toutes les données sont synchronisées et exactes.
Basé sur le cloud
Basé sur le cloud (c.-à-d. Le logiciel SaaS) pour le suivi des projets permet aux membres de l'équipe de soumettre des données de suivi du temps et d'autres informations pertinentes sur le projet depuis n'importe quel appareil ou emplacement. Il permet également de garder les parties prenantes externes dans la boucle, ce qui, comme indiqué ci-dessus, est une exigence fondamentale.
Rapport complet
La production de rapports robustes est au cœur des logiciels de suivi de projets. Recherchez une solution qui prend en charge le pivotement des données de plusieurs façons, ce qui permet de générer facilement des aperçus en temps réel des performances et des indicateurs clés de performance.
Modèles prêts à l'emploi
Pour prendre une longueur d'avance sur les rapports, choisissez un logiciel de suivi de projet qui offre plusieurs rapports prêts à l'emploi. Ces rapports doivent inclure (sans s'y limiter) :
- Toutes les tâches dépassent le budget
- Utilisation du budget par rapport aux progrès
- Projets avec dépassement de coûts
- Rentabilité du projet
- Statut du calendrier du projet
- Nombre de projets par chef de projet
- Toutes les tâches du projet
- Toutes les tâches commençant dans une plage de temps donnée
- Utilisation des projets
- Heures travaillées pour chaque ressource
- Tous les projets à risque
- Tous les éléments de travail avec une ressource spécifique
- Tous les cas à résoudre sur un projet
- Disponibilité des ressources
- Charge des ressources
- Surcharge des ressources
- Sous-utilisation des ressources
Notez que ce ne sont là que quelques-uns des nombreux rapports que le logiciel de suivi de projet devrait prendre en charge dès le départ.
Tableaux de bord personnalisables
Les tableaux de bord consolident les rapports entre les objets, et les affichent dans plusieurs formats sur une seule page. Les utilisateurs finaux doivent pouvoir ajuster leur tableau de bord individuel en fonction de leurs besoins d'information spécifiques.
Options de graphiques multiples
Il a été dit qu'"une image vaut 1000 mots". Parfois, un bon graphique peut épargner aux chefs de projet des heures d'explication et de conviction. Le meilleur logiciel de suivi de projet comporte plusieurs options de tableau, telles que :
- Gantt
- Barre (empilée et en grappe)
- Barre horizontale (empilée et en grappe)
- Tarte
- Diffuser
- Starburst (un diagramme de dispersion radial unique)
- Bulle
- Jauge
- Ligne
- Mixte
De plus, les chefs de projet et les autres parties prenantes internes/externes doivent être en mesure d'effectuer un forage dans les graphiques, afin d'obtenir une vue plus précise et plus claire d'informations spécifiques.
Facilité d'utilisation
Enfin - mais ce n'est certainement pas le moins important - le meilleur logiciel de suivi de projet est intuitif et facile à utiliser, tant pour les administrateurs que pour les utilisateurs finaux. L'importance de cet aspect ne peut être sous-estimée. Franchement, peu importe qu'une solution soit riche en fonctionnalités et complète si elle n'est pas adoptée et utilisée.
Le point sur les logiciels de suivi de projet
Les logiciels de suivi de projet permettent aux chefs de projet de surveiller de près et avec précision les performances du projet, afin qu'ils puissent informer les membres de l'équipe, optimiser le plan du projet, tenir les parties prenantes au courant et créer de riches archives du projet. Tous ces éléments sont essentiels et, comme nous l'avons mentionné au début, peuvent faire toute la différence entre un projet mémorable pour toutes les bonnes raisons - au lieu des mauvaises !
