In unserem früheren Beitrag über die Priorisierung haben wir über die Bedeutung der Priorisierung Ihrer Arbeit gesprochen. Wir haben auch die Grundlagen behandelt, die Sie wissen müssen, bevor Sie Ihre eigene Methodik zur Projektpriorisierung einführen.
Heute werden wir noch einen Schritt weiter gehen. Wenn die Priorisierung für Sie neu ist, erfahren Sie in diesem Beitrag, wie Sie einen Mechanismus identifizieren und implementieren können, der zu Ihrem Unternehmen passt. Wenn Sie sich bereits mit der Priorisierung von Projekten auskennen, werden Sie lernen, wie Sie Ihren bestehenden Ansatz verbessern können oder ob es eine Methode gibt, die für Ihr Unternehmen besser geeignet wäre.
Unabhängig davon, ob Sie noch lernen, wie man Projekte priorisiert, oder ob Sie ein erfahrener Veteran sind, können Sie aus diesem Blog mitnehmen, wie Sie ein kluges PMO werden. Und so geht's.
Gewinnen Sie Wissen.
Zuvor haben wir über das Wer, Was, Wann und Wie der Projektpriorisierung gesprochen.
- Wer hat ein Mitspracherecht bei Ihrem Priorisierungsprozess?
- Was sind Ihre Treiber?
- Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Prioritätensetzung?
- Wie oft setzen Sie Prioritäten bei der Arbeit?
Jetzt ist es an der Zeit, einen Priorisierungsprozess zu wählen, der die besten Ergebnisse liefert. Vielleicht müssen Sie ein wenig experimentieren, um die richtige Methode zu finden, die den Anforderungen Ihres PMO und Ihrer Organisation entspricht. Probieren Sie ruhig verschiedene Bewertungsansätze aus und nehmen Sie alle erforderlichen Anpassungen vor, um sicherzustellen, dass die Priorisierungsmethode Ihre Unternehmensziele so genau wie möglich wiedergibt.
Denken Sie daran, dass Sie zunächst mit ein paar einfachen Schritten beginnen und sich im Laufe der Zeit weiterentwickeln können. Beginnen Sie z.B. mit dem Sammeln von Feedback und nutzen Sie dieses Feedback, um die Prioritätensetzung zu verbessern. Wenn Sie Hilfe bei der Festlegung von Projektprioritäten benötigen, können Sie diese drei Optionen nutzen, um den Anfang zu machen.
Rangfolge oder sequenzielle Priorisierung.
Die Rangordnungstechnik priorisiert die Arbeit, indem sie ihr einen Wert von 1 bis 10 zuweist oder sie als hohe, mittlere oder niedrige Priorität kennzeichnet. Der Vorteil dieser Methode liegt in ihrer Einfachheit. Es ist einfach, die Arbeit zu kategorisieren und gleichzeitig eine hohe Übereinstimmung über Ihre Prioritäten zu erzielen.
Natürlich hat die Einfachheit auch ihre Nachteile. Diese Methode enthält keine Richtlinien für die Priorisierung der Arbeit, was zu willkürlicher Priorisierung und Inkonsistenz im gesamten Unternehmen führen kann. Dieser Ansatz kann auch bei Projekten mit einem großen Arbeitsaufwand schwierig sein, da es nicht immer klare Richtlinien für den Beginn von Aufgaben und die Festlegung von Abschneidepunkten gibt. Wenn es beispielsweise 7 Aufgaben mit hoher Priorität in der Liste gibt, wissen die Teams möglicherweise nicht, welche Aufgabe sie zuerst beginnen und welche sie beenden sollen, wenn sie nicht alle 7 Aufgaben erledigen können.
Berechnete oder gewichtete Wertung.
Bei diesem Ansatz erhalten die Projekte eine numerische Punktzahl, die sich aus ihren Kategorien ergibt. Jeder Kategorie wird je nach Wichtigkeit eine gewichtete Punktzahl zugewiesen. Je höher die Zahl, desto höher die Priorität. Wenn das Unternehmen der Meinung ist, dass der strategische Wert wichtiger ist als das Risiko, wird dem strategischen Wert eine höhere Gewichtung zugewiesen.
Dieser Ansatz hat mehrere Vorteile.
- Es ist einfach einzurichten und kann eine klare Richtlinie für die Zuweisung von Prioritäten bieten
- Mit der WSJF (Weighted Shortest Job First)-Berechnung können Sie ganz einfach Prioritäten für Ihre Arbeit setzen.
- Stakeholder können bei der Bewertung der Kategorien für Projekte mitwirken
- Sie erhalten einen gewichteten Durchschnittswert, der die Interessen der Stakeholder und anderer wichtiger Gruppen repräsentiert
Eine Sache, die Sie bei diesem Ansatz beachten sollten, ist jedoch, dass er Ressourcenbeschränkungen völlig außer Acht lassen kann. Die Projekte, die in der Rangliste ganz oben stehen, mögen gut abschneiden, weil sie den Bedürfnissen Ihrer Organisation entsprechen, aber das bedeutet nicht, dass Ihre Organisation die Kapazität hat, hochrangige Projekte zu übernehmen.
Constraint Analysis.
Dieser Ansatz verwendet einen Optimierungsparameter, Finanz- und Datumsinformationen sowie Ressourcenbeschränkungen, um die Arbeit zu priorisieren und zu planen. Dieser Ansatz ist bei versierten PMOs sehr beliebt und effektiv, da die Ergebnisse sowohl den menschlichen Einsatz als auch die finanziellen Ressourcen berücksichtigen. Das bedeutet, dass Sie eine fundiertere Entscheidung treffen können, wenn Sie beide Arten von Ressourcen berücksichtigen, wenn Sie Ihre Arbeit priorisieren. Um optimale Ergebnisse zu erzielen, erfordert dieses Bewertungsmodell für die Projektpriorisierung aktuelle Daten und eine gute Ressourcen- und Kapazitätsplanung.
Nachdem wir uns nun einige beliebte Methoden zur Priorisierung von Projekten angesehen haben, wollen wir sehen, was Sie tun müssen, damit der von Ihnen gewählte Ansatz erfolgreich ist.
Seien Sie hartnäckig.
Seien Sie bereit, ständig zu handeln, zu bewerten, zu überarbeiten und sich weiterzuentwickeln. Das Savvy PMO orientiert sich bei der Erstellung seiner Prioritätenliste an der Realität. Versuchen Sie, die Arbeit auf die Prioritäten zu beschränken, die Sie tatsächlich erreichen können. Wenn Sie das Scoring mit der Constraint-Analyse nicht verwenden, wählen Sie die Arbeit auf der Grundlage Ihres Zeitplans und der Ihnen zur Verfügung stehenden Ressourcen aus, und übertreiben Sie es nicht. Halten Sie sich an die Prioritäten, die realistischerweise erfüllt werden können, und wenn Arbeit mit niedriger Priorität warten muss, verschieben Sie sie in den Rückstand, bis der aktuelle Zyklus abgeschlossen ist.
Aber Sie sind kein gewöhnlicher PMO, Sie sind ein Savvy PMO, also schauen Sie ständig nach vorne:
- Überwachung der Fortschritte, um sicherzustellen, dass alles auf dem richtigen Weg ist
- Bewerten Sie, ob das Ergebnis Ihrer Projekte Ihrer Prioritätensetzung entspricht. Ist dies nicht der Fall, sollten Sie Ihre Priorisierungsmethode und die Kriterien für die Einstufung neu anpassen und es dann erneut versuchen
- Anpassungsfähig sein, indem Sie Ihre Projektpriorisierungspläne mit den sich im Laufe der Zeit ändernden Geschäftsfaktoren in Einklang bringen
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Prioritätenplan ständig verbessern, indem Sie Erkenntnisse aus Arbeiten gewinnen, die ins Stocken geraten oder nicht mehr mit Ihrer Unternehmensstrategie übereinstimmen (dokumentieren Sie die Gründe dafür und achten Sie darauf, wenn Sie für die Zukunft Prioritäten setzen). Von dort aus können Sie einen Aktionsplan erstellen, um Platz für höherwertige Arbeiten zu schaffen, die Ihr Unternehmen seinen Zielen näher bringen.
Argumentieren Sie.
Ein kluges PMO erkennt, dass sich die Maximierung des Geschäftswerts durch die Priorisierung von Projekten auszahlt, und setzt die Bewertung und Priorisierung seiner Arbeit entsprechend fort. Aber welchen Wert haben diese Taktiken genau?
Eine effektive Prioritätensetzung kann Ihr Unternehmen auf verschiedene Weise verändern, unter anderem:
- Verbesserung der Entscheidungsfindung durch einen objektiven, systematischen Arbeitsablauf, der Voreingenommenheit beseitigt und die Konsistenz erhöht
- Den Fokus auf die Arbeit mit dem höchsten Wert lenken, damit Sie und Ihr Unternehmen die Arbeit priorisieren und neu priorisieren können, sobald Initiativen von den Unternehmenszielen abweichen
- Verringerung des Risikos, indem sich die Teams auf die Arbeit konzentrieren, die zum Erreichen der festgelegten Ziele beiträgt.
- Zusammenstellung von Teams, die hochwertige Arbeit leisten und Abhängigkeiten besser erkennen
- Demonstrieren Sie die Bedeutung Ihres PMOs, indem Sie einen Mehrwert auf der Grundlage strategischer Ergebnisse und nicht auf der Grundlage von Projektergebnissen liefern.
Das ist noch nicht alles. Eine effektive Priorisierung erhöht die Erfolgsquoten Ihrer strategischen Projekte und Programme und hilft der Geschäftsleitung, die Unternehmensziele im Auge zu behalten. Klüger kann man nicht werden.
Als Savvy PMO sollte Ihr nächster Schritt darin bestehen, einen Prozess der Projektpriorisierung zu implementieren, der Ihr Unternehmen voranbringt. Sie können mehr über die Priorisierung und deren Umsetzung erfahren, indem Sie unser eBook "The Savvy PMO's Guide to Prioritization" herunterladen. In diesem Leitfaden finden Sie die pragmatischen Schritte zum Aufbau eines optimierten Prioritätensystems, das die Pläne und die Umsetzung mit den Zielen und der Unternehmenskultur Ihres Unternehmens verbindet.
Vergessen Sie nicht, die Savvy PMO Checkliste für Prioritäten auszufüllen. Dies wird Ihnen helfen, Ihren aktuellen Priorisierungsprozess zu bewerten und verschiedene Möglichkeiten zur Verbesserung seiner Effektivität zu prüfen.
![Der Wert einer Kombination aus robustem PPM und leichtgewichtiger Arbeitsausführung [Video]](https://blog.planview.com/wp-content/uploads/2018/03/Combining-Robust-PPM-with-Lightweight-Work-Execution.gif)
